Modèle de PV d'assemblée générale association : guide et exemples

Le procès-verbal (PV) d'assemblée générale est un document juridique essentiel pour toute association loi 1901. Il constitue la preuve officielle des décisions prises par les membres et peut être demandé par les banques, les administrations, les financeurs ou en cas de litige.

Pourtant, la rédaction d'un PV reste un exercice qui intimide beaucoup de secrétaires d'association. Ce guide vous propose un modèle prêt à l'emploi et les règles essentielles pour rédiger un PV irréprochable.

Pourquoi le PV d'AG est indispensable

Le PV d'assemblée générale remplit plusieurs fonctions cruciales :

• Preuve juridique — il atteste des décisions votées et engage l'association
• Mémoire de l'association — il retrace l'historique des décisions année après année
• Document administratif — nécessaire pour les déclarations en préfecture (changement de bureau, modification de statuts, dissolution)
• Exigence des partenaires — banques, assurances et financeurs le demandent régulièrement
• Transparence — les membres absents peuvent prendre connaissance des décisions

Les mentions obligatoires du PV

Un procès-verbal complet doit comporter les informations suivantes :

En-tête

• Nom complet de l'association et son numéro RNA ou SIREN
• Adresse du siège social
• Type d'assemblée : Assemblée Générale Ordinaire (AGO) ou Extraordinaire (AGE)
• Date, heure et lieu de la réunion
• Nom du président de séance et du secrétaire de séance

Participants

• Nombre de membres convoqués
• Nombre de membres présents
• Nombre de membres représentés (pouvoirs)
• Constatation du quorum (si prévu par les statuts)

Délibérations

Pour chaque point à l'ordre du jour :

• Exposé du sujet — résumé de la présentation et des discussions
• Résultat du vote — nombre de voix pour, contre, abstentions
• Décision adoptée — formulée clairement et sans ambiguïté

Clôture

• Heure de clôture de la séance
• Signatures du président de séance et du secrétaire de séance

Modèle de PV d'AGO

Voici un modèle type pour une assemblée générale ordinaire annuelle :

PROCÈS-VERBAL DE L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ORDINAIRE

Association [Nom de l'association]
N° RNA : [numéro]
Siège social : [adresse]

L'assemblée générale ordinaire de l'association [Nom] s'est réunie le [date] à [heure] au [lieu], sur convocation du président en date du [date de convocation].

Sont présents : [nombre] membres (voir feuille d'émargement ci-jointe)
Sont représentés : [nombre] membres
Total des votants : [nombre]
Le quorum étant atteint / L'assemblée pouvant valablement délibérer,

[Nom] préside la séance en qualité de président(e).
[Nom] assure le secrétariat de séance.

Ordre du jour :
1. Rapport moral du président
2. Rapport financier du trésorier
3. Approbation des comptes de l'exercice [année]
4. Budget prévisionnel [année+1]
5. Élection / renouvellement du bureau
6. Questions diverses

1. Rapport moral
[Résumé des activités, projets réalisés, événements marquants]
Le rapport moral est adopté à [nombre] voix pour, [nombre] contre, [nombre] abstentions.

2. Rapport financier
[Résumé : total des recettes, total des dépenses, résultat de l'exercice, solde de trésorerie]
Le rapport financier est adopté à [nombre] voix pour, [nombre] contre, [nombre] abstentions.

3. Approbation des comptes
L'assemblée approuve les comptes de l'exercice [année] et donne quitus au trésorier pour sa gestion.
Adopté à [nombre] voix pour, [nombre] contre, [nombre] abstentions.

4. Budget prévisionnel
[Grandes lignes du budget]
Le budget prévisionnel est adopté à [nombre] voix pour, [nombre] contre, [nombre] abstentions.

5. Élection du bureau
[Résultats : nom et fonction de chaque élu]

L'ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à [heure].

Fait à [ville], le [date]
Le/la Président(e) de séance : [Signature]
Le/la Secrétaire de séance : [Signature]

Modèle de PV d'AGE (modification de statuts)

L'assemblée générale extraordinaire est convoquée pour les décisions graves : modification de statuts, dissolution, fusion. Le PV suit la même structure mais avec des exigences supérieures :

• Quorum renforcé — souvent la moitié ou les 2/3 des membres
• Majorité qualifiée — généralement les 2/3 ou les 3/4 des votants
• Rédaction précise — l'ancien et le nouveau texte des statuts modifiés doivent figurer dans le PV

Les erreurs à éviter

Confondre compte-rendu et procès-verbal

Un compte-rendu est un résumé informel des échanges. Un PV est un document juridique qui acte les décisions. Ne vous étendez pas sur les débats : concentrez-vous sur les résolutions votées et leurs résultats.

Oublier la feuille d'émargement

La feuille d'émargement est la preuve que les membres étaient bien présents. Elle doit être annexée au PV et conservée avec lui. Sans elle, le quorum est contestable.

Ne pas mentionner les résultats précis des votes

Un PV qui dit «le rapport est adopté à l'unanimité» sans préciser le nombre de votants est fragile juridiquement. Indiquez toujours : nombre de voix pour, contre et abstentions.

Rédiger le PV longtemps après l'AG

Plus vous attendez, plus les souvenirs s'estompent. Rédigez le PV dans les jours qui suivent l'assemblée, tant que les détails sont frais.

Conservation et diffusion du PV

Durée de conservation

Les PV d'assemblée générale doivent être conservés sans limitation de durée. Ils font partie des archives permanentes de l'association. Conservez-les dans un registre des délibérations (physique ou numérique).

Diffusion aux membres

Envoyez le PV aux membres dans un délai raisonnable après l'AG (15 à 30 jours). Si vos statuts prévoient une approbation du PV lors de l'AG suivante, indiquez-le clairement.

Préparer le rapport financier de votre AG

Un des points clés de toute AG est le rapport financier. Si votre association utilise Donoor pour ses collectes, le Dashboard vous fournit toutes les données nécessaires :

• Total des dons collectés sur l'exercice, avec détail par mois et par cagnotte
• Nombre de donateurs uniques et récurrents
• Export comptable en un clic pour votre trésorier ou expert-comptable
• Historique des reçus fiscaux émis

Plus besoin de compiler manuellement les données : tout est centralisé et exportable.