Assemblée générale association : convocation et PV

Q: Un non-adhérent peut-il assister à l'AG ?

L'AG est par défaut réservée aux adhérents. Les statuts peuvent autoriser la présence de tiers (familles, partenaires, presse) mais sans droit de vote. À mentionner dans la convocation pour éviter les conflits.

L'assemblée générale (AG) est le moment le plus important de la vie d'une association : elle approuve les comptes, élit les dirigeants, valide les grandes orientations. Une AG mal préparée ou mal organisée peut bloquer le fonctionnement de l'asso pendant des mois (recours d'adhérents, contestations, blocage bancaire). Ce guide vous donne la procédure complète : convocation, ordre du jour, quorum, déroulement, votes, PV. Avec modèles téléchargeables.

Les 3 types d'AG en associations loi 1901

Assemblée Générale Ordinaire (AGO)

L'AGO est annuelle et obligatoire (sauf disposition statutaire contraire). Elle se tient généralement dans les 6 mois suivant la clôture de l'exercice (souvent en janvier-juin). Ses missions principales :

Approuver le rapport moral (bilan de l'année écoulée)
Approuver les comptes annuels (bilan + compte de résultat)
Voter le budget prévisionnel de l'année à venir
Fixer le montant des cotisations de l'année suivante
Élire les nouveaux membres du conseil d'administration (par renouvellement partiel ou complet selon statuts)
Donner quitus aux dirigeants (les libère de leur responsabilité financière sur l'exercice écoulé)

Assemblée Générale Extraordinaire (AGE)

L'AGE est convoquée pour des décisions importantes et exceptionnelles :

Modification des statuts (changement d'objet, de siège social, de gouvernance)
Fusion avec une autre association
Dissolution de l'association
Sanction d'un dirigeant ou révocation
Toute décision dépassant les pouvoirs du CA

Les conditions de quorum et de majorité sont généralement plus exigeantes que pour l'AGO (typiquement 2/3 des membres présents ou représentés + majorité des 2/3 des voix).

Assemblée Générale Mixte

Pour économiser du temps, vous pouvez tenir une AGO et une AGE le même jour, à la suite. Chaque délibération est traitée séparément avec ses propres règles de quorum et majorité. Le PV mentionne explicitement les deux assemblées.

La convocation : règles précises à respecter

Qui convoque

Selon les statuts, c'est généralement :

Le président (sur sa propre initiative ou demande du bureau / CA)
Le secrétaire général (par délégation)
Le conseil d'administration (sur vote majoritaire)
1/3 ou la moitié des adhérents (sur demande formelle écrite, statuts à vérifier)

Délai légal

Les statuts fixent le délai (souvent 15 ou 30 jours). À défaut de mention statutaire, le délai « raisonnable » de droit commun est généralement de 15 jours minimum. Pour les AGE statutaires : préférer 30 jours.

Forme de la convocation

La convocation peut être envoyée par :

Email (forme la plus utilisée, sécurisée juridiquement depuis 2017)
Courrier postal (lettre simple ou recommandée selon statuts)
Affichage au siège ou sur le site web (suffisant si prévu par les statuts)
SMS (pratique mais juridiquement fragile : à compléter par email)

Mentions obligatoires de la convocation

Type d'assemblée : AGO, AGE, ou les deux
Date, heure et lieu précis
Ordre du jour détaillé (chaque sujet de délibération)
Conditions de quorum et de majorité applicables
Modalités de représentation (par pouvoir)
Documents annexés ou disponibles (comptes, rapport moral, etc.)
Signature du convocateur

Modèle de convocation

[Nom de l'association]
Association loi 1901 – RNA : W[XXXXXXXX]
Siège : [adresse complète]

À [Lieu], le [date]

Objet : Convocation à l'Assemblée Générale Ordinaire

Madame, Monsieur,

J'ai le plaisir de vous convoquer à l'Assemblée Générale Ordinaire de l'association [Nom], qui se tiendra le :

[Jour de la semaine] [date] à [heure]
Lieu : [adresse]

L'ordre du jour est le suivant :

Approbation du procès-verbal de l'AGO précédente

Présentation du rapport moral [année écoulée]

Présentation du rapport financier et des comptes annuels

Présentation du rapport du vérificateur aux comptes

Approbation des comptes et quitus aux dirigeants

Présentation du budget prévisionnel [année à venir]

Fixation du montant de la cotisation [année à venir]

Renouvellement partiel du conseil d'administration

Questions diverses

Conformément aux statuts (article X), le quorum est fixé à [pourcentage] des membres. Les décisions sont prises à la majorité simple des voix des présents ou représentés.

Si vous ne pouvez assister, vous pouvez vous faire représenter par un autre membre muni d'un pouvoir signé (modèle joint). Chaque membre peut détenir au maximum [nombre] pouvoirs.

Les documents préparatoires (rapport moral, comptes, budget) sont consultables au siège de l'association sur rendez-vous, ou disponibles en ligne via le lien : [URL].

Comptant sur votre présence,

Le Président
[Nom + signature]

L'ordre du jour : la pièce maîtresse

L'ordre du jour fixe strictement ce qui peut être délibéré. Une décision prise sur un sujet non inscrit à l'ordre du jour est juridiquement nulle.

L'ordre du jour standard d'une AGO

Approbation du PV de l'AG précédente
Rapport moral : bilan de l'activité, points forts, difficultés
Rapport financier : compte de résultat, bilan, situation de trésorerie
Rapport du vérificateur aux comptes (ou commissaire si nommé)
Approbation des comptes et quitus aux dirigeants
Affectation du résultat (mise en réserves, report à nouveau)
Présentation du budget prévisionnel
Fixation des cotisations de l'année à venir
Élection ou renouvellement du CA
Questions diverses (uniquement pour information, pas de vote sauf urgence avec accord unanime)

Cas particulier des « questions diverses »

La rubrique « questions diverses » ne peut pas servir à voter une décision importante (modification statutaire, désignation d'un dirigeant, sanction). Ce serait un détournement de procédure attaquable en justice. Réservez cette rubrique aux informations, suggestions, sujets pour la prochaine AG.

Quorum et majorités : règles à connaître

Le quorum

Le quorum est le nombre minimum de membres présents ou représentés pour que l'AG puisse délibérer valablement. Sans quorum, l'AG est invalide et doit être reconvoquée.

Les statuts fixent le quorum. Les pratiques courantes :

AGO : 1/4 ou 1/3 des membres présents ou représentés
AGE : 1/2 ou 2/3 des membres présents ou représentés

Le second tour sans quorum

Pour éviter de bloquer l'asso si le quorum n'est pas atteint, les statuts prévoient souvent un second tour :

Si le quorum n'est pas atteint lors de la première convocation, une seconde assemblée est convoquée sous [15 jours / 1 mois]. Cette seconde assemblée délibère valablement quel que soit le nombre de membres présents ou représentés.

Ce mécanisme est crucial pour les grandes assos dispersées géographiquement.

Les majorités

Majorité simple (50 % +1) : pour les décisions courantes en AGO (approbation des comptes, élection des dirigeants, fixation cotisation)
Majorité qualifiée (2/3 des voix) : pour les décisions importantes en AGE (modification des statuts, fusion, dissolution)
Unanimité : très rare, parfois pour la dissolution avec dévolution à un bénéficiaire précis

Le vote

Trois modalités possibles :

Main levée : la plus rapide, mais ne garantit pas l'anonymat. Adaptée aux votes peu sensibles.
Bulletin secret : obligatoire pour les élections de personnes et pour toute décision si 1 membre le demande. Bulletin neutre dans une urne.
Vote électronique : autorisé si les statuts le prévoient. Plateformes type Balotilo, Belenios pour assos.

La représentation par pouvoir

Un membre absent peut donner pouvoir à un autre membre pour voter en son nom. C'est essentiel pour atteindre le quorum dans les grandes assos.

Conditions de validité

Pouvoir écrit, daté et signé par le membre absent
Désigne nominativement le mandataire (un autre membre)
Concerne uniquement l'AG en question (pas de pouvoir permanent)
Le mandataire doit être présent physiquement à l'AG

Limites usuelles

Les statuts limitent généralement le nombre de pouvoirs par mandataire : 2 à 5 pouvoirs maximum par personne. Sans cette limite, une seule personne pourrait contrôler l'AG en cumulant des dizaines de pouvoirs.

Modèle de pouvoir

POUVOIR

Je soussigné(e) [Nom Prénom], membre de l'association [Nom de l'association], donne pouvoir à [Nom Prénom du mandataire], également membre de l'association, à l'effet de me représenter à l'Assemblée Générale [Ordinaire / Extraordinaire] qui se tiendra le [date].

Le mandataire pourra prendre part à toutes les délibérations, voter en mon nom sur l'ensemble des points inscrits à l'ordre du jour, signer le procès-verbal et plus généralement faire le nécessaire.

Fait à [Lieu], le [date]
Signature du mandant :

Le déroulement type d'une AG

Avant l'AG

Préparation des documents : rapport moral (par président), rapport financier (par trésorier), budget prévisionnel, liste à jour des adhérents
Logistique : réservation de la salle (capacité = adhérents × 60-80 %), sono, projection, café/eau, urne pour vote secret, feuilles d'émargement, bulletins de vote pré-imprimés
Composition du bureau de l'AG : président de séance (souvent le président de l'asso), secrétaire de séance (souvent le secrétaire), scrutateurs (2 personnes désignées en début de séance pour valider les votes)

Pendant l'AG

Accueil et émargement : chaque membre signe la feuille d'émargement à l'entrée, reçoit éventuellement des bulletins de vote
Vérification du quorum : compter présents + représentés. Si quorum non atteint, soit second tour immédiat, soit reconvocation
Ouverture par le président de séance, présentation du bureau, rappel de l'ordre du jour
Examen des points dans l'ordre prévu
Discussion et débat : laisser la parole à tous les adhérents qui le souhaitent
Vote sur chaque résolution. Annonce du résultat (oui / non / abstention)
Clôture : annonce date prochaine AG, remerciements, pot de convivialité (recommandé)

Après l'AG

Rédaction du procès-verbal (modèle ci-dessous)
Signature du PV par le président et le secrétaire de séance
Diffusion aux adhérents (email, affichage, site web)
Déclaration en préfecture sous 3 mois si changement de dirigeants ou modification de statuts
Mise à jour auprès des partenaires (banque, fédération, organismes financeurs)

Rédiger un procès-verbal d'AG conforme

Le PV est la preuve juridique des décisions prises. Il doit être précis, daté, signé et conservé pendant la durée de vie de l'association (puis 5 ans après dissolution).

Mentions obligatoires

Identification de l'asso (nom, RNA, siège)
Type d'AG (ordinaire / extraordinaire / mixte)
Date, heure et lieu
Composition du bureau de séance
Nombre de membres présents et représentés (vérification du quorum)
Ordre du jour
Pour chaque résolution : résumé des débats + résultat du vote (oui / non / abstentions) + adoption ou rejet
Annexes : feuille d'émargement, pouvoirs, rapports présentés
Heure de clôture
Signature du président et du secrétaire de séance

Modèle de PV d'AGO

PROCÈS-VERBAL D'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ORDINAIRE
Association [Nom] – RNA W[XXXXXXX]
Siège : [adresse]

L'an [année], le [date], à [heure], les membres de l'association se sont réunis en Assemblée Générale Ordinaire à [lieu], sur convocation envoyée le [date] par le Président.

Bureau de l'assemblée :

Président de séance : [Nom Prénom]

Secrétaire de séance : [Nom Prénom]

Scrutateurs : [Nom 1] et [Nom 2]

Vérification du quorum : sur [X] membres convoqués, [Y] sont présents et [Z] sont représentés, soit [Y+Z] membres au total. Le quorum statutaire de [pourcentage] étant atteint, l'assemblée peut valablement délibérer.

Ordre du jour rappelé par le président : [reprendre liste].

1) Approbation du PV de l'AGO du [date précédente]

Le PV est lu par le secrétaire de séance. Aucune observation n'est formulée. Soumis au vote, il est approuvé à l'unanimité [ou : par X voix pour, X contre, X abstentions].

2) Rapport moral [année]

Le président présente le rapport moral retraçant les principales activités de l'année écoulée : [résumé en 3-5 lignes]. Après débat, le rapport moral est soumis au vote : [X voix pour, X contre, X abstentions]. Le rapport moral est adopté.

3) Rapport financier et comptes annuels [année]

Le trésorier présente les comptes : recettes [montant] €, dépenses [montant] €, résultat [excédent / déficit] de [montant] €. Le bilan présente un actif net de [montant] €. Après débat, les comptes sont soumis au vote : [X / X / X]. Les comptes sont approuvés et le quitus est donné aux dirigeants.

4) Budget prévisionnel et fixation de la cotisation [année à venir]

Le bureau propose un budget de [montant] € en recettes et dépenses, équilibré. La cotisation [année à venir] est proposée à [montant] €. Votes : [X / X / X]. Adoptés.

5) Renouvellement du conseil d'administration

[X] sièges sont à pourvoir. [Y] candidatures ont été enregistrées : [liste]. Vote à bulletin secret. Sont élus : [liste des élus avec nombre de voix obtenues].

6) Questions diverses

[Résumé des points évoqués sans vote].

L'ordre du jour étant épuisé, le président lève la séance à [heure].

Fait à [Lieu], le [date]

Le Président de séance Le Secrétaire de séance
[Nom + signature] [Nom + signature]

Cas particulier : AG à distance et électronique

Depuis l'ordonnance du 4 décembre 2020, les associations peuvent tenir leur AG :

En visioconférence (Zoom, Google Meet, Teams) si les statuts le prévoient ou si toutes les conditions sont réunies (identification des votants, débat possible, vote sécurisé)
Par consultation écrite : envoi des résolutions par email/courrier, retour des votes dans un délai fixé. Adaptée aux décisions simples et consensuelles.
Hybride (présentiel + visio) : la formule la plus pratique en 2026 pour maximiser la participation

Pour les élections de dirigeants, le vote électronique sécurisé est recommandé via une plateforme dédiée (Belenios, Balotilo, Voxaly) qui garantit l'anonymat et l'intégrité du scrutin.

Erreurs à éviter qui invalident l'AG

Erreur 1 — Convocation trop courte

Convoquer 5 jours avant l'AG = AG attaquable. Respectez le délai statutaire (15 ou 30 jours minimum).

Erreur 2 — Décision hors ordre du jour

Voter une modification statutaire en « questions diverses » = nullité absolue. Inscrivez TOUTES les décisions importantes dans l'ordre du jour de la convocation.

Erreur 3 — Pas de feuille d'émargement

Sans feuille d'émargement signée par chaque présent, impossible de prouver le quorum. Toujours faire signer à l'entrée.

Erreur 4 — Pas de PV signé

Un PV non signé n'a pas de valeur juridique. Faites signer immédiatement par le président + secrétaire de séance avant qu'ils ne quittent la salle.

Erreur 5 — Pas de déclaration en préfecture après changement de dirigeants

Vous avez 3 mois pour déclarer les changements de dirigeants (Cerfa 13971). Au-delà, la banque peut bloquer le compte et les partenaires refuser de traiter avec l'asso.

FAQ assemblée générale d'association

Combien de fois par an doit-on tenir une AG ?

Au minimum une fois par an (AGO obligatoire selon les bonnes pratiques). Des AGE peuvent être convoquées en plus, autant que nécessaire.

Peut-on tenir une AG entre 5 personnes ?

Oui, si toutes les conditions de quorum et majorité sont respectées et si l'asso compte effectivement 5 adhérents ou moins. Au-delà, l'AG entre 5 personnes seulement signale un problème de mobilisation à régler.

Un non-adhérent peut-il assister à l'AG ?

L'AG est par défaut réservée aux adhérents. Les statuts peuvent autoriser la présence de tiers (familles, partenaires, presse) mais sans droit de vote. À mentionner dans la convocation pour éviter les conflits.

Les enfants adhérents peuvent-ils voter en AG ?

Pour les mineurs, les statuts précisent généralement que le droit de vote est exercé par le représentant légal (parent). Les +16 ans peuvent voter eux-mêmes si les statuts le prévoient.

Que faire si un adhérent perturbe l'AG ?

Le président de séance dispose des pouvoirs de police de l'AG : rappel à l'ordre, retrait de parole, exclusion physique en dernier recours (avec témoins). Documenter la perturbation au PV.

Peut-on contester une décision d'AG après coup ?

Oui, dans un délai de 5 ans, pour les motifs suivants : convocation irrégulière, quorum non atteint, décision hors ordre du jour, vote frauduleux, violation des statuts. Recours devant le tribunal judiciaire.

L'AG peut-elle révoquer un président ?

Oui, si les statuts le prévoient et si une AGE est convoquée à cette fin. Le président révoqué peut contester devant le tribunal s'il estime la procédure abusive.

Doit-on inviter le maire ou des élus à l'AG ?

Pas d'obligation, mais c'est une excellente pratique pour les assos qui reçoivent des subventions municipales : invitez le maire ou son adjoint à présenter ses vœux. Cela renforce le lien et facilite les futures demandes.