Pour organiser un événement caritatif, fixez un objectif financier, choisissez un format (gala, concert, course, vente aux enchères), réservez le lieu, demandez les autorisations et lancez la billetterie 2 à 3 mois avant. Cette checklist suit le calendrier, de 6 mois avant l'événement jusqu'au bilan.
À jour au 28 octobre 2026.
Organiser un événement caritatif en bref
| Question | Réponse |
|---|---|
| Combien de temps prévoir ? | Environ 6 mois pour un gala ou un concert, moins pour un événement simple |
| Par quoi commencer ? | L'objectif en euros, le format, le lieu, l'équipe |
| Faut-il une autorisation ? | Oui, selon le lieu et le public : mairie, et préfecture pour les grands rassemblements |
| Le billet donne-t-il droit à un reçu fiscal ? | En principe non : un billet est un achat. Un don distinct, en plus du billet, peut en donner un |
| Comment encaisser sur place ? | QR code de don, carte sur téléphone, urne |
| Quand faire le bilan ? | Rapidement, tant que les chiffres et les souvenirs sont frais |
Les types d'événements caritatifs
- Gala : dîner, animation et appel aux dons. Voir notre page gala et notre guide organiser un gala de charité.
- Concert ou festival : billetterie et dons en plus. Voir la page concert.
- Course ou trail : inscriptions et sponsoring. Voir la page course et trail.
- Vente aux enchères : des objets offerts par des mécènes, vendus au profit de l'association.
- Loto : voir les règles du loto associatif. Tombolas, loteries et lotos sont interdits en ligne : ils se tiennent en présentiel.
- Soirée privée chez un mécène : intimiste, avec un appel aux dons à la clé.
Checklist : 6 mois avant
- Définir un objectif financier précis, en euros.
- Choisir le format et le thème.
- Réserver le lieu : les belles salles se réservent tôt.
- Constituer l'équipe d'organisation et répartir les rôles.
- Demander les autorisations : mairie pour l'occupation d'un lieu public, buvette si vous servez des boissons (voir la réglementation de la buvette). Pour un grand rassemblement, une déclaration préalable peut être demandée : renseignez-vous tôt auprès de la mairie et de la préfecture.
- Démarcher les premiers sponsors et mécènes.
- Identifier les intervenants : artistes, animateurs, personnalités.
Checklist : 3 mois avant
- Valider le budget prévisionnel.
- Ouvrir la billetterie en ligne. Voir la billetterie Donoor et notre comparatif billetterie gratuite pour association.
- Lancer la communication : affiches, réseaux sociaux, presse locale.
- Confirmer le traiteur et les prestataires.
- Vérifier l'assurance de l'association pour l'événement.
- Prévoir la sécurité et les secours selon le nombre de personnes attendues, avec la mairie ou la préfecture.
Checklist : 1 mois avant
- Briefer les bénévoles.
- Vérifier le matériel technique : son, lumière, vidéoprojecteur.
- Préparer les supports sur place : panneaux, programmes, menus.
- Confirmer les inscrits et envoyer les billets.
- Préparer les moyens de dons sur place : QR code, carte sur téléphone, urnes.
Checklist : le jour J
- Installer le lieu plusieurs heures à l'avance.
- Faire un dernier briefing de l'équipe avant l'ouverture.
- Accueillir les invités, les partenaires et la presse.
- Contrôler les billets à l'entrée.
- Installer les collectes de dons : QR code sur les tables ou à l'écran, bénévoles équipés.
- Faire un appel aux dons clair pendant la soirée.
- Prendre des photos et des vidéos pour la suite.
Encaisser les dons sur place avec Donoor
Donoor est gratuit pour les associations : 0 € d'abonnement, 0 % de commission Donoor. Les paiements arrivent directement sur le compte Stripe ou PayPal de l'association (frais du prestataire de paiement en sus, que le payeur peut prendre en charge).
- Billetterie : inscriptions et paiements en ligne avant l'événement, contrôle des entrées par QR code le jour J.
- QR code de don : sur les tables, à l'entrée ou à l'écran, chaque invité peut donner en un scan, sans application.
- Tap to Pay sur iPhone : un bénévole encaisse par carte, sans terminal à louer. Des frais du prestataire de paiement s'appliquent.
- Reçus fiscaux automatiques pour les dons, si l'association est éligible et a activé le service.