Un événement gratuit a souvent plus besoin d'inscriptions qu'un événement payant : sans billet à payer, on s'inscrit facilement et on vient moins. Une bonne inscription en ligne sert à trois choses : connaître le nombre de participants, ne pas dépasser la capacité de la salle et avoir un moyen de prévenir les inscrits. Voici comment la mettre en place en quelques minutes, et comment limiter les absents.
Les inscriptions à un événement gratuit, en bref
L'outil : une billetterie avec un tarif à 0 €, plutôt qu'un simple formulaire ;
ce qu'on obtient : un billet à QR code par inscrit, une liste à jour, des inscriptions qui se ferment seules à la capacité de la salle ;
contre les absents : un rappel automatique la veille et une liste d'attente ;
le coût : rien, sur une billetterie gratuite sans commission.
Pourquoi demander une inscription, même pour un événement gratuit
Prévoir : nombre de chaises, de repas, de goodies, de bénévoles ;
respecter la capacité de la salle, qui est une règle de sécurité ;
prévenir les participants d'un changement d'horaire ou de lieu ;
garder le contact avec les personnes intéressées, pour vos prochains événements (avec leur accord).
Formulaire en ligne ou billetterie gratuite ?
Besoin
Formulaire classique
Billetterie gratuite
Liste des inscrits
Oui
Oui
Fermeture automatique quand c'est complet
Rarement
Oui, avec liste d'attente
Billet envoyé à l'inscrit
Non
Oui, avec QR code
Rappel la veille
À envoyer à la main
Automatique
Pointage à l'entrée
Liste papier
Scan du QR code
Don facultatif à l'inscription
Non
Possible
Le formulaire suffit pour un sondage ou une réunion interne. Dès que la capacité compte, ou que vous voulez savoir qui est vraiment venu, une billetterie gratuite fait mieux pour le même prix : zéro.
Le rappel de la veille fait revenir l'événement en tête ; il part automatiquement avec Donoor.
La liste d'attente remplit les places libérées par ceux qui se désistent.
La surréservation raisonnable : pour un événement gratuit, ouvrir 10 à 20 % de places en plus de la capacité réelle est courant, à ajuster selon votre expérience.
Un message clair : « si vous ne pouvez plus venir, libérez votre place » avec le lien d'annulation.
Proposer un don facultatif
Un événement gratuit peut aussi rapporter : proposez un don facultatif au moment de l'inscription, ou affichez un QR code de don à l'entrée. Si l'association est éligible au mécénat, le donateur reçoit son reçu fiscal automatiquement.
Les données des inscrits
Ne demandez que les informations utiles à l'événement, dites à quoi elles servent et combien de temps vous les gardez, et demandez un accord séparé pour envoyer des nouvelles de l'association. Supprimez ensuite les données dont vous n'avez plus besoin.
Questions fréquentes sur les inscriptions à un événement gratuit
Comment faire des inscriptions en ligne gratuites pour un événement ?
Créez l'événement sur une billetterie gratuite avec un tarif à 0 € et le nombre de places. Chaque inscrit reçoit un billet à QR code et vous avez la liste à jour.
Peut-on limiter le nombre d'inscrits ?
Oui : les inscriptions se ferment seules quand la capacité est atteinte, et une liste d'attente peut prendre le relais.
Comment savoir qui est vraiment venu ?
En scannant les billets à l'entrée avec un téléphone : chaque entrée est pointée, et le compteur indique le nombre de présents.
Est-ce vraiment gratuit pour l'association ?
Oui. Sur Donoor, un événement gratuit ne coûte rien : pas d'abonnement, pas de commission, pas de frais bancaires puisqu'il n'y a pas de paiement.
Peut-on mélanger places gratuites et payantes ?
Oui, avec plusieurs tarifs sur le même événement : entrée libre sur inscription, et repas ou places réservées payants par exemple.
Younes accompagne les associations dans leur transition numérique pour faciliter la collecte de dons.
Lancez votre collecte avec Donoor
Plateforme française de collecte de dons pour associations : 0 € d'abonnement, Tap to Pay iPhone, app mobile native, reçus fiscaux automatiques. Reversement direct sur votre compte (modèle non-custodial).