Ticketverkoop voor conferenties
van organisaties
Organiseer uw conferentie: online ticketverkoop, een op maat gemaakt inschrijfformulier, tarieven voor leden en niet-leden, automatische herinnering één dag vooraf. 100% gratis.
Waarom Donoor voor dit project
De tools die u nodig heeft, al aangesloten en gratis. Geen prijsplan, geen niveaus, geen apparatuur te huur.
Tarieven voor leden / niet-leden
Bied uw leden een verlaagd tarief, of een gratis conferentie die alleen voor leden is bedoeld (automatische controle).
Persoonlijk formulier
Vraag deelnemers naar hun specifieke behoeften (dieet, toegankelijkheid, vragen voor de spreker…).
0% commissie
Bij 150 deelnemers aan £20 houdt u £3.000 over, tegenover £2.781 bij Eventbrite. Financier uw volgende conferenties.
Automatische herinnering één dag vooraf
Herinneringsmail de avond ervoor verstuurd (locatie, tijdstip, programma). Vermindert het aantal no-shows met ongeveer 30%.
Waar u rekening mee moet houden
De eerlijke lijst van materiaal en team die u nodig heeft om uw conferentie tot een succes te maken. Geen eigen hardware aan te schaffen, u heeft al 90 % van wat nodig is.
Team
- 1 conferentiecoördinatorProgramma, sprekers, locatie, communicatie. Overzicht van het project over 2 tot 3 maanden.
- 1 moderator / presentatorStelt de sprekers voor, bewaakt de tijd van elke presentatie en leidt de vragen uit het publiek.
- 2 tot 3 gastheren en -vrouwenQR-check-in bij de ingang, uitdelen van gepersonaliseerde badges, begeleiding naar de zalen.
- 1 audio- en videotechnicusMicrofoons, videoprojectie, video-opname als u de herhaling later wilt uitzenden.
- 1 community manager tijdens het evenementLive-tweets, foto's voor sociale media, het verzamelen van citaten om de dag erna te publiceren.
Tools en materiaal
- Een Donoor-account (5 min)Tarieven voor leden, niet-leden, studenten en bedrijven, aangepast formulier (functie en organisatie), herinnering één dag vooraf, QR-check-in.
- Zaal die past bij de capaciteitConferentiezaal, bedrijfsauditorium, gemeentezaal. Controleer de toegestane capaciteit volgens de ERP-regelgeving (openbare gebouwen).
- Beamer, scherm en draadloze microfoonsVaak door de locatie geleverd. Anders een audiovisuele dienstverlener (ongeveer £300 tot £800, afhankelijk van de omvang).
- Bedrukte naamkaartjesVooraf afgedrukt op basis van de Donoor-export (CSV met naam, functie en organisatie). Afgedrukt op Avery-etiketten.
- Video-opname (optioneel)Vaste camera op statief + klein microfoontje voor de sprekers. Daarna uitzending op het YouTube-kanaal van de organisatie = SEO op lange termijn.
Wat de wet zegt
We leggen de wettelijke verplichtingen voor uw conferentie in begrijpelijke taal uit. Gecontroleerd door ons team en actueel voor 2026.
Geen vergunning voor theaterimpresario nodig
Een conferentie zonder muziek of live optreden valt niet onder de Franse vergunning voor theaterimpresario’s (licence d'entrepreneur de spectacles). U kunt de sprekers dus zonder deze formaliteit vergoeden. Let daarentegen op als de conferentie een concert of artistieke voorstelling omvat: de regels voor voorstellingen gelden dan voor het artistieke deel.
Btw op ticketverkoop
Opbrengsten van conferenties georganiseerd door een organisatie van algemeen belang zijn vrijgesteld van btw tot € 76.679 aan bijkomende commerciële opbrengsten per jaar. Daarboven wordt de organisatie btw-plichtig. De overgrote meerderheid van de conferenties van verenigingen blijft onder deze grens.
AVG voor het inschrijfformulier
Het verzamelen van naam, functie, organisatie en e-mailadres betreft persoonsgegevens die onder de AVG vallen. Het formulier moet een verplichte vermelding bevatten van: doel (organisatie van de conferentie), bewaartermijn (maximaal 3 jaar) en rechten op inzage en verwijdering. Donoor neemt deze vermelding op in alle formulieren die worden aangemaakt.
Portretrecht bij opnames
Als u de conferentie filmt voor latere uitzending (YouTube, website van de organisatie), laat de sprekers dan een toestemming voor opname en gebruik van hun beeld ondertekenen EN informeer het publiek bij de ingang (zichtbaar bord). Een modelformulier voor de toestemming kunt u opvragen bij uw federatie.
Vergoeding van sprekers
Een incidentele spreker kan worden betaald via een honorariumnota (note d'honoraires, BNC < € 70.600 per jaar) of via een factuur (als hij zelfstandige is). Vermijd het ‘cachet artiste’, dat neerkomt op GUSO en zware sociale lasten. Voor vrijwillige sprekers: uitsluitend vergoeding van onkosten (vervoer, accommodatie, maaltijden), zonder aangifte.
De checklist voor D-day
Alles wat u niet mag vergeten, per fase. Print het uit en vink af wat klaar is.
3 maanden vooraf
- Onderwerp en opzet bepalen (duur, aantal sprekers)
- Sprekers uitnodigen en hun beschikbaarheid bevestigen
- De conferentiezaal reserveren
- Tarieven vaststellen (lid / niet-lid / student)
- Communicatie voorbereiden (beeld, hashtag, pakkende zin)
4 weken vooraf
- De conferentie op Donoor aanmaken met tarieven en een eigen formulier
- Online inschrijvingen openen en communiceren via sociale netwerken
- Technische fiche voor sprekers voorbereiden (slides, microfoon)
- Sjabloon voor de naamkaartjes voorbereiden
- De definitieve deelnemerslijst bevestigen op D-7
Op de dag zelf
- Naamkaartjes afdrukken vanuit de CSV-export van Donoor
- Zaal inrichten en audio/video testen op H-2
- Briefing van sprekers en moderator op H-1
- Gastheren en -vrouwen met iPhones voor QR-code check-in
- Video-opname starten indien gepland
- Moderator opent, leidt het programma en bewaakt de tijd
- Netwerkcocktail na de conferentie
Zij hebben het gedaan
Drie profielen van organisaties die hun conferentie met Donoor hebben georganiseerd, zodat u zich realistische cases kunt voorstellen.
Regionale beroepsorganisatie
Driemaandelijkse conferentie voor leden (lokale kleine bedrijven / mkb). 130 terugkerende deelnemers. Tarief € 15 voor leden / € 35 voor geïnteresseerden om het lidmaatschap aan te moedigen. Netwerkcocktail aan het einde van de conferentie, betaald via Tap to Pay als consumpties worden berekend.
Studentenorganisatie (politicologie)
Maandelijkse discussieconferentie met een uitgenodigde gastspreker. Gratis toegang voor studenten, € 5 voor niet-studenten, extra donaties in de winkelwagen. Collegezaal beschikbaar gesteld door de universiteit. Video-opname daarna uitgezonden op YouTube (gemiddeld 1.500 weergaven per maand).
Medische organisatie (zelfstandige artsen)
Avondopleiding voor nascholing met 2 specialistische sprekers. 80 artsen ingeschreven. Tarief € 50 inclusief diner-cocktail. Formulier voor het verzamelen van het RPPS-nummer en de specialisatie voor de DPC-attesten. Video-opname uitsluitend voor leden.
Een professionele conferentie
120 deelnemers: 90 plaatsen voor leden à £15 (£1.350) + 30 plaatsen voor niet-leden à £35 (£1.050) = £2.400 aan ticketverkoop. Op maat gemaakt formulier om functie en organisatie voor de badges te verzamelen. Automatische herinnering één dag vooraf naar iedereen, QR-check-in bij de ingang. Geen abonnement, geen tariefplan.
Twijfelt u over een ander platform?
Vergelijk Donoor met andere aanbieders op kosten en functies.
Andere compatibele projecten
Veel organisaties combineren of koppelen meerdere soorten projecten. Ontdek de gerelateerde gidsen.
Veelgestelde vragen
Kan er een tarief worden aangeboden dat alleen voor leden geldt?
Ja, maak een tarief ‘Lid — £10’ aan dat toegankelijk is via een promotiecode (bijvoorbeeld ‘LID2026’) die u alleen naar uw leden stuurt. Alleen wie de code kent, kan deze gebruiken.
Kunnen we sprekers of VIP's gratis uitnodigen?
Ja, maak een tarief ‘Uitnodiging — £0’ aan dat toegankelijk is via een vertrouwelijke promotiecode. Stuur de code naar de genodigden; zij schrijven zich in en ontvangen hun QR-code.
Hoe exporteer ik de lijst met deelnemers vóór de conferentie?
Donoor-dashboard > Conferentie > Exporteren als CSV. De lijst bevat voornaam, achternaam, e-mailadres, tarief, inschrijfdatum en alle aangepaste velden (dieetwensen, enz.). Bruikbaar voor het voorbereiden van badges, catering en apparatuur.
Kunnen we de conferentie opnemen en de herhaling versturen?
Donoor biedt geen streaming of opname. U kunt de link naar de herhaling (YouTube/Vimeo) wel naar deelnemers sturen door hun e-mailadressen vanuit Donoor te exporteren en een nieuwsbrieftool te gebruiken (Brevo heeft een gratis abonnement).
Wat kost ticketverkoop voor een conferentie op Donoor?
£0. Donoor is 100% gratis: geen commissie, geen abonnement. Alleen bankkosten (1,5% + £0,25) zijn van toepassing, die in 4 van de 5 gevallen door de deelnemer worden gedragen.
Kunnen we een aanbetaling vragen en het restant ter plaatse innen?
Voorlopig niet: Donoor int 100% van het tarief op het moment van online inschrijven. Voor een aanbetalingssysteem beheert u dit offline en markeert u betalende deelnemers handmatig als ‘bevestigd’.
Wij zorgen ervoordat alles voor u wordt ingesteld.
Maak in een paar minuten uw organisatieomgeving aan, of laat ons alles voor u instellen. Gratis, snel en zonder gedoe.
100% gratis · Geen abonnement, geen verplichting
Zo werkt het
Instellen in minder dan 8 minuten, zonder technische kennis.
Maak uw conferentie aan
Evenement met datum, tijd, locatie en spreker. Tarieven: lid £10, student £15, volle prijs £25.
Pas het inschrijfformulier aan
Voeg aangepaste velden toe: ‘Vraag voor de spreker’, ‘Dieetwensen’, ‘Toegankelijkheid voor mensen met beperkte mobiliteit’…
Verspreid het evenement
Deel de Donoor-link op sociale media, in nieuwsbrieven en in de vakpers. De herinnering één dag vooraf wordt automatisch verstuurd.
Ontvang uw gasten
QR-code scannen bij de ingang, gepersonaliseerde badges mogelijk (pdf-export), betalen met Tap to Pay voor late bezoekers.