Festivalticketing voor
uw organisatie
Organiseer uw festival: dag- en 3-dagenpassen, meerdere tarieven, check-in met QR-code op meerdere posten. 100% gratis met Donoor.
Waarom Donoor voor dit project
De tools die u nodig heeft, al aangesloten en gratis. Geen prijsplan, geen niveaus, geen apparatuur te huur.
Meerdere tarieven
1-dagpas, 3-dagenpas, VIP, student, voorverkoop, last-minute… Maak zoveel tarieven aan als nodig, met quota per tarief.
0% commissie
U behoudt 100% van de opbrengsten. Bij een festival van €30.000 bespaart u met Donoor €2.000-3.000 ten opzichte van Eventbrite (6,95% + €0,99 per ticket).
Check-in met QR-code op meerdere posten
Meerdere scanners tegelijk bij de ingang. Synchronisatie in realtime, bescherming tegen dubbele scans, live statistieken over de drukte.
Tap to Pay voor de bar
Pinbetalingen zonder pinapparaat voor drankjes, foodtrucks en merchandise. Alles op iPhone.
Waar u rekening mee moet houden
De eerlijke lijst van materiaal en team die u nodig heeft om uw festival tot een succes te maken. Geen eigen hardware aan te schaffen, u heeft al 90 % van wat nodig is.
Personeel
- 1 algemeen productieleiderTechnisch leider, planning artiesten, persontvangst. Vaak een ervaren vrijwilliger of een dienstverlener.
- 4 tot 6 toegangscontroleursScannen de QR-codes parallel met hun iPhone. Eén per toegang als het festival meerdere ingangen heeft.
- 8 tot 15 barvrijwilligers2-3 per stand × 4-6 standen, in rotatie van 4 uur om vermoeidheid te voorkomen. Tap to Pay op iPhone bij elke stand.
- 2 tot 4 erkende beveiligersVERPLICHT vanaf 500 gelijktijdige personen. Beveiligers met SSIAP- of CQP APS-diploma, gespecialiseerde dienstverlener.
- 1 verantwoordelijke eerste hulpRode Kruis / Civiele Bescherming / vrijwillige brandweer, aanwezig gedurende het hele festival.
Tools en materiaal
- Een Donoor-account (5 min)Passen 1D/2D/3D/VIP + early bird + meerdere sessies + check-in met QR-code op meerdere posten + Tap to Pay voor de bar.
- 4-6 iPhones voor de check-iniPhone XS of nieuwer, iOS 16.4+. Te lenen bij vrijwilligers. Continu scannen, bescherming tegen dubbele scans.
- Podium + geluid + verlichtingEen professionele technische dienstverlener is onmisbaar boven 200 personen. Reken op €3.000-15.000 afhankelijk van de ambitie.
- Hekwerk + bewegwijzeringLokale evenementenverhuurder. Vauban-hekken + identificatiebandjes + bewegwijzering van de evacuatieroute.
- Toiletten en waterpuntenVerhuur van mobiele sanitaire voorzieningen: minimaal 1 toilet per 100 personen. Gratis waterpunt verplicht.
Wat de wet zegt
We leggen de wettelijke verplichtingen voor uw festival in begrijpelijke taal uit. Gecontroleerd door ons team en actueel voor 2026.
Melding bij de prefectuur bij meer dan 1.500 personen
Elke muziek- of feestbijeenkomst met meer dan 1.500 personen moet een maand vóór het evenement bij de prefect worden gemeld. Dossier met veiligheidsplan, sanitair plan en brandveiligheidsmaatregelen. Zonder melding: onmiddellijk verbod.
Vergunning als entertainmentondernemer
Als u de artiesten betaalt (honorarium of contract), moet uw organisatie een vergunning als entertainmentondernemer hebben (3 categorieën, afhankelijk van uw rol). Gratis aanvraag bij de DRAC, geldig 5 jaar en verlengbaar. Vrijstelling bij minder dan 6 voorstellingen per jaar.
SACEM-rechten voor muziek
Elke uitzending van opgenomen muziek of live gespeelde muziek vereist een SACEM-melding (online vóór het evenement). Vast tarief op basis van capaciteit en betaald entree: reken op 200–1.500 € voor een verenigingsfestival. Aanvullend SPRE als opgenomen muziek wordt gebruikt.
Brandveiligheid ERP-PA
Een festival is een Établissement Recevant du Public (ERP) van type PA (openlucht). Boven 300 personen: vooraf bezoek van de veiligheidscommissie, brandveiligheidsmaatregelen (brandblussers, toegang voor de brandweer), zichtbaar opgehangen evacuatieplan. Afstemming met de departementale brandweer (SDIS).
Drankenkraam: vergunning afhankelijk van de dranken
Een organisatie mag per jaar 5 drankenkramen openen voor dranken uit groep 1-3 zonder vergunning. Voor de verkoop van sterke drank (spirits) is een vergunning van categorie III of IV nodig (vaak uitgeleend door het dorpscafé). Verplichte weergave van prijzen en waarschuwingen over alcoholrisico's.
De checklist voor D-day
Alles wat u niet mag vergeten, per fase. Print het uit en vink af wat klaar is.
6 maanden vooraf
- Locatie reserveren en gebruiksvergunning aanvragen
- Sponsors / partners benaderen
- Artiesten / sprekers kiezen en contacteren
- Vergunning als entertainmentondernemer aanvragen bij de DRAC
- Capaciteit en veiligheidsplan vaststellen
2 maanden vooraf
- Melding indienen bij de prefectuur (bij meer dan 1.500 pax)
- SACEM-melding indienen
- Technische, veiligheids- en sanitaire leveranciers boeken
- Ticketverkoop op Donoor instellen met alle pastypes
- Communicatie starten (sociale media, pers, posters)
- 30–50 vrijwilligers werven
De festivalweek
- Eindbezoek met de veiligheidscommissie
- Briefing voor het volledige team (controleurs, drankenkraam, beveiliging)
- Test van de check-in-iPhones en de Tap to Pay-apparaten van de drankenkraam
- Ontvangst van materiaal en opbouw van de podia
- Ontvangst van artiesten en technische afstemming
- Openen van de deuren: 1 controleur per toegang
Zij hebben het gedaan
Drie profielen van organisaties die hun festival met Donoor hebben georganiseerd, zodat u zich realistische cases kunt voorstellen.
Landelijk muziekfestival van een vereniging
Zomerfestival van 2 dagen op een gemeentelijk veld. Pas voor 2 dagen aan 25 €, early bird aan 18 €. 6 lokale groepen + 2 headliners. QR-check-in met 4 iPhones (2 ingangen). Ambachtelijke drankenkraam met Tap to Pay op 5 standplaatsen.
Interreligieus cultureel festival
Festival van 3 dagen rond interculturele dialoog. Gratis toegang + extra donaties in de collectemand (donatiebewijzen Cerfa 11580). Standjes met wereldkeuken afgerekend via Tap to Pay. 1.200 bezoekers in het weekend.
Urbaan sportfestival
Skate- / breakdancefestival van 1 dag in het stadscentrum. Betaalde inschrijvingen voor deelnemers (35 € per discipline), gratis publiek, drankenkraam + food trucks van partners met Tap to Pay. Lokale sponsors voor de prijzen.
Een verenigingsfestival van 3 dagen
800 3-dagenpassen × €25 = €20.000 aan ticketverkoop + €4.000 aan de bar geïnd via Tap to Pay op iPhone bij 6 standen tegelijk. QR-check-in met 4 iPhones tegelijk bij de ingang, teller in realtime, geen pinapparaat gehuurd. Alles op één verenigingsaccount met doorlopende uitbetalingen.
Twijfelt u over een ander platform?
Vergelijk Donoor met andere aanbieders op kosten en functies.
Andere compatibele projecten
Veel organisaties combineren of koppelen meerdere soorten projecten. Ontdek de gerelateerde gidsen.
Veelgestelde vragen
Hoeveel tickets kan ik verkopen zonder kosten?
Geen limiet. Donoor blijft 100% gratis, of u nu 50 of 50.000 tickets verkoopt. Geen abonnement, geen drempels die verborgen kosten activeren.
Kunnen er early-birdtarieven worden aangeboden?
Ja, maak meerdere tarieven aan met verschillende einddatums: Early Bird €25 (t/m 15/03), Voorverkoop €35 (t/m 15/05), Normaal tarief €45 (vanaf 16/05). Het systeem schakelt automatisch over.
Hoe werkt de check-in met meerdere ingangen?
Download de Donoor-app op evenveel telefoons als er scanners zijn (iPhone of Android). Koppel ze aan hetzelfde account. Elke scan werkt de statussen in realtime bij op alle apparaten. Een ticket dat bij ingang 1 is gescand, wordt meteen bij ingang 2 ongeldig verklaard.
Wat gebeurt er bij een netwerkstoring?
De Donoor-app bewaart geldige tickets in het geheugen en blijft offline scannen. De synchronisatie hervat zodra het netwerk terugkeert. Aanbevolen: een 4G-back-up hebben.
Kunt u een festivalbezoeker terugbetalen?
Ja, met één klik vanuit uw dashboard. De terugbetaling gaat rechtstreeks naar de oorspronkelijke kaart (3-5 dagen). U kunt gedeeltelijk terugbetalen (bijvoorbeeld alleen de VIP-toeslag) of volledig.
Hoe beheer ik VIP-gasten / exposantenpassen?
Maak een tarief ‘VIP-pas’ van €0 aan, toegankelijk via een gepersonaliseerde promotiecode. Stuur de code naar uw gasten; zij registreren zich gratis en ontvangen hun QR-code. Geen handmatig lijstbeheer meer.
Wij zorgen ervoordat alles voor u wordt ingesteld.
Maak in een paar minuten uw organisatieomgeving aan, of laat ons alles voor u instellen. Gratis, snel en zonder gedoe.
100% gratis · Geen abonnement, geen verplichting
Zo werkt het
Instellen in minder dan 8 minuten, zonder technische kennis.
Maak uw festival aan
Kies het type ‘evenement’ met begin- en einddatum. Stel uw tarieven in (1-dagpas, 3-dagenpas, VIP, student) met quota per categorie.
Start de voorverkoop
Deel de Donoor-link op uw sociale netwerken. Apple Pay / Google Pay ingeschakeld voor maximale conversie op mobiel.
Bereid de check-in voor
Download de Donoor-app op de iPhones van uw ingangsteam. Stel de scanposten in (één per toegang).
Open de poorten
Snel scannen bij de ingang (1 seconde per ticket). Bar en merchandise via Tap to Pay. Live statistieken op uw dashboard.