Inschrijvingen voor loop en trail
liefdadigheid
Organiseer uw liefdadigheidsloop of trail: online inschrijvingen, meerdere afstanden, medisch attest, extra donaties met donatiebewijs. 100% gratis.
Waarom Donoor voor dit project
De tools die u nodig heeft, al aangesloten en gratis. Geen prijsplan, geen niveaus, geen apparatuur te huur.
Meerdere afstanden
5 km, 10 km, halve marathon, trail 25 km: maak per afstand een tarief aan met quota per categorie. De lopers kiezen zelf.
Extra donaties
Laat lopers op het moment van inschrijving een extra bedrag aan het goede doel doneren (+€5, +€10, +€20). Automatisch donatiebewijs.
Medisch attest
Verplicht aan te vinken veld: ‘Ik verklaar te beschikken over een medisch attest waaruit blijkt dat ik geen contra-indicatie heb voor deelname’. Conform de FFA-regelgeving.
0 commissie
Bij 500 lopers aan €15 houdt u €7.500 over, tegenover €6.974 bij Eventbrite (€526 minder voor uw doel).
Waar u rekening mee moet houden
De eerlijke lijst van materiaal en team die u nodig heeft om uw course tot een succes te maken. Geen eigen hardware aan te schaffen, u heeft al 90 % van wat nodig is.
Menselijke inzet
- 1 wedstrijddirecteurVerantwoordelijk voor het parcours, vergunningen, veiligheid en planning. Vaak een ervaren loper van de organisatie of een gespecialiseerde dienstverlener.
- 15 tot 40 vrijwilligers, afhankelijk van de afstand1 vrijwilliger per 500 m op het parcours voor de markering, bevoorrading en veiligheid.
- 1 arts / 1 ambulanceVERPLICHT voor wedstrijden van meer dan 5 km. Arts ter plaatse + ambulance van de Protection Civile, Croix-Rouge of SDIS.
- 2 tot 4 verkeersregelaars bij wegkruisingenVERPLICHT als het parcours open wegen kruist. Gele hesje + vlag + gemeentelijk verkeersbesluit.
- 1 tijdwaarnemerOfwel een professionele dienstverlener met RFID-chips (reken op €1 tot €3 per deelnemer), ofwel handmatige tijdwaarneming voor kleine wedstrijden.
Tools en materiaal
- Een Donoor-account (5 min)Meerdere afstanden, tarieven per afstand, formulier met upload van medisch attest, extra donaties in het winkelmandje (Cerfa 11580-donatiebewijzen).
- Vergunning voor de wedstrijd bij de gemeente / prefectuurAfhankelijk van de omvang: melding bij het gemeentehuis voor minder dan 100 deelnemers, prefectuur bij meer deelnemers of bij een parcours over meerdere gemeenten. Dossier 3 maanden vooraf indienen.
- Markering van het parcoursAfzetlint + pijlen + pictogrammen om de 100 m. Gespecialiseerde verhuurders van hardloopmateriaal, of aankoop (ca. €200 voor de set).
- Bevoorrading1 verzorgingspost elke 5-7 km voor wedstrijden van meer dan 10 km. Water + isotonische drank + fruit + reepjes. Vaak geleverd door sponsors.
- Start- en finishvillagePartytenten, geluid, podium, Tap to Pay-kiosk + t-shirts. Reken op 600-2.000 € afhankelijk van de ambitie.
Wat de wet zegt
We leggen de wettelijke verplichtingen voor uw course in begrijpelijke taal uit. Gecontroleerd door ons team en actueel voor 2026.
Verplichte vergunning van de prefectuur
Elk sportevenement op de openbare weg moet 3 maanden vooraf door de prefectuur worden goedgekeurd (formulier Cerfa 13391). Volledig dossier: GPX-route, veiligheidsmaatregelen, verzekeringsbewijs, evacuatieplan. De prefectuur raadpleegt de gemeenten langs de route en de gendarmerie.
Verplicht medisch attest
Om aan een wedstrijd deel te nemen, moet elke niet-gelicentieerde loper een medisch attest overleggen waaruit blijkt dat er geen medische bezwaren zijn om sport in wedstrijdverband te beoefenen, niet ouder dan 1 jaar. Gelicentieerde leden van FFA / FFTri zijn vrijgesteld. Donoor laat u het attest uploaden via het inschrijfformulier.
Aansprakelijkheidsverzekering voor wedstrijden
Een specifieke aansprakelijkheidsverzekering voor sportevenementen (RC organisateur) is verplicht. Vaak inbegrepen bij de aansluiting bij FFA voor wegwedstrijden of bij ITRA voor trails. Anders een specifiek contract bij uw verzekeraar (reken op 200-800 € afhankelijk van het aantal deelnemers).
Deelnemerslimiet volgens classificatie
Voor niet-competitieve loopevenementen (liefdadigheidswandel- of -loopevenement) geldt geen FFA-verplichting. Zodra uw evenement verder gaat dan een louter ‘solidaire wandeling’, wordt het competitief: FFA-goedkeuring, officiële tijdwaarneming en een klassement zijn verplicht. Kies het formaat al bij de aangifte.
Fiscale ontvangstbewijzen voor extra giften
Het inschrijfgeld is NIET aftrekbaar (tegenprestatie: deelname aan de wedstrijd). Extra giften bovenop het inschrijfgeld zijn wel aftrekbaar (66% voor particulieren, 60% voor bedrijven). Donoor splitst beide bedragen automatisch en geeft het Cerfa 11580 alleen uit voor het deel van de gift.
De checklist voor D-day
Alles wat u niet mag vergeten, per fase. Print het uit en vink af wat klaar is.
6 maanden vooraf
- Route uittekenen en verkennen met een ervaren loper
- Volledig dossier indienen bij de prefectuur
- Lokale sponsors benaderen (sportartikelenmerken, gemeente, handelaars)
- Arts en ambulance reserveren (Croix-Rouge / SDIS)
- Team van 15-40 vrijwilligers samenstellen
2 maanden vooraf
- Evenement op Donoor aanmaken met afstanden en medisch attest uploaden
- Early bird-inschrijvingen starten (verlaagd tarief)
- Communicatie via sociale media, lokale pers en hardloopsites
- Verkeersregelaars en gemeentelijk verkeersbesluit bevestigen
- Startnummers voorbereiden (export Donoor → afdrukken)
Het weekend van de wedstrijd
- Markering van het parcours de avond ervoor (volledig team)
- Briefing vrijwilligers + uitreiking van startnummers en chips
- Inrichting van het dorp bij start/aankomst + snackbar met Tap to Pay
- Begeleide gezamenlijke warming-up + starttijdregistratie
- Realtime volgen van de lopers + bevoorrading
- Prijsuitreiking + dankwoord
- Afbreken en opruimen van het parcours als team
Zij hebben het gedaan
Drie profielen van organisaties die hun course met Donoor hebben georganiseerd, zodat u zich realistische cases kunt voorstellen.
Medische goede doelen-organisatie
Jaarlijkse liefdadigheidsloop ‘Run for Heart’ tegen hart- en vaatziekten. 3 afstanden (5 / 10 / 21 km), 600 lopers. Inschrijving €20 + voorgestelde extra gift van €10 aan het goede doel. Fiscale giftenbewijzen Cerfa 11580 worden automatisch verzonden.
Gemeentelijke trailclub
Trailloop van 25 km in het plaatselijke bergmassief. 250 lopers met FFA-licentie. Inschrijving €35, inclusief bevoorrading, finishershirt en soep bij de aankomst. Sportmerken sponsoren de prijzen. Tijdregistratie via RFID door een externe leverancier.
Basisschool, ouderraad (APE)
Solidaire minilopen ‘Les kids courent pour...’. 200 kinderen van 4 tot 11 jaar lopen een aangepast parcours, gesponsord door hun familie (€1 per volbracht rondje). Traktatie bij de aankomst, medaille voor iedereen. Het goede doel wordt elk jaar opnieuw gekozen.
Een liefdadigheidstrail met 400 deelnemers
400 ingeschrevenen verdeeld over 3 afstanden (10/21/42 km) × €25 inschrijfgeld = €10.000 + €3.800 aan extra donaties in het winkelmandje (automatische Cerfa 11580-donatiebewijzen) + €1.200 aan t-shirts, afgerekend via Tap to Pay op iPhone op het startdorp. Medische attesten geüpload en gecontroleerd via het dashboard.
Twijfelt u over een ander platform?
Vergelijk Donoor met andere aanbieders op kosten en functies.
Andere compatibele projecten
Veel organisaties combineren of koppelen meerdere soorten projecten. Ontdek de gerelateerde gidsen.
Veelgestelde vragen
Hoe beheer ik het verplichte medisch attest?
Voeg een verplicht aan te vinken veld toe aan het inschrijfformulier: ‘Ik verklaar te beschikken over een medisch attest waaruit blijkt dat ik geen contra-indicatie heb voor deelname aan wedstrijden, dat niet ouder is dan 1 jaar’. Hiermee gaat de loper juridisch een verplichting aan. Voor getimede wedstrijden (FFA) kunt u ook vragen om het pdf-bestand van het attest bij te voegen (aangepast uploadveld).
Kan ik een tarief voor FFA-licentiehouders en niet-licentiehouders instellen?
Ja, maak 2 tarieven aan: ‘10 km FFA-licentiehouder’ = €15 (voorbehouden via een vertrouwelijke promotiecode die naar de clubs wordt gestuurd), ‘10 km niet-licentiehouder’ = €18 (met verplicht veld voor het medisch attest). Onafhankelijk quota per categorie.
Hoe koppel ik een donatie aan de inschrijving voor ons goede doel?
Stel uw wedstrijd in als ‘liefdadigheidsevenement’ in Donoor. Wanneer de deelnemer zijn inschrijving betaalt, ziet hij een optie: ‘Een donatie toevoegen aan [uw doel]’ met voorgestelde bedragen (+€5, +€10, +€20, vrij bedrag). De donatie wordt bij de inschrijving opgeteld en ontvangt een Cerfa 11580-donatiebewijs als uw organisatie in aanmerking komt.
Wanneer ontvangt u de gelden?
De gelden (inschrijvingen + donaties) worden 2 tot 7 dagen na elke transactie via Stripe Connect of PayPal overgemaakt naar de rekening van uw organisatie. U hoeft NIET te wachten tot de datum van de wedstrijd om het geld te ontvangen.
Kan men ter plaatse op de wedstrijddag inschrijven?
Ja, via Tap to Pay op iPhone bij de startnummerbalie. U maakt de inschrijving in 30 seconden aan, de deelnemer ontvangt zijn QR-code en u overhandigt hem zijn startnummer.
Hoe exporteert u de lijst voor de tijdwaarnemer?
Dashboard > Wedstrijd > CSV-export. De lijst bevat naam, voornaam, club, geboortedatum, gekozen afstand en startnummer (indien toegekend). Het formaat is compatibel met gangbare tijdwaarnemers (Sportips, Pyronear, Sport-Time).
Wij zorgen ervoordat alles voor u wordt ingesteld.
Maak in een paar minuten uw organisatieomgeving aan, of laat ons alles voor u instellen. Gratis, snel en zonder gedoe.
100% gratis · Geen abonnement, geen verplichting
Zo werkt het
Instellen in minder dan 8 minuten, zonder technische kennis.
Maak uw loop/trail aan
Kies het type ‘evenement’ met datum en startlocatie. Stel de afstanden in: 5 km = €12, 10 km = €18, halve marathon = €25, trail = €30.
Stel het inschrijfformulier voor lopers in
Velden: naam, voornaam, geboortedatum, club, maat T-shirt, medisch attest (aanvinkvakje).
Open de inschrijvingen
Deel de link via hardloopnetwerken, partnerclubs en de lokale pers. Quota per afstand helpen bij de logistiek.
Bereid de uitgifte van de startnummers voor
Lijst exporteren voor de avond vóór de loop. QR-code scannen bij de uitgifte van het startnummer. Overzicht van het aantal lopers per afstand en per maat T-shirt.