Come seguire e convalidare le adesioni dei miei soci?
Nella pagina di gestione della Sua adesione, la sezione Soci riunisce tre viste: Soci (l'elenco di tutti i soci), Da gestire (le richieste che attendono la Sua approvazione o un pagamento) e Rifiutato. Qui può convalidare le iscrizioni, registrare un pagamento ricevuto in contanti e gestire ogni scheda giorno per giorno.
L'elenco dei Suoi soci
La scheda Soci mostra ogni socio con il suo numero di adesione, la tariffa, le opzioni, il periodo di validità e l'importo pagato. Cerchi per nome, e-mail o numero di adesione nella barra di ricerca e filtri l'elenco:
| Filtro | Cosa mostra |
|---|---|
| Tutti | Tutti i soci, qualunque sia il loro stato. |
| Attivi | Le adesioni attualmente valide. |
| Scaduti | Le adesioni la cui data di fine è passata. |
| In attesa | Le adesioni il cui pagamento non è ancora arrivato. |
| Annullati | Le adesioni annullate. |
Il pulsante Da pagare mostra solo i soci che hanno ancora un importo da saldare (opzione, supplemento o importo non pagato). Inoltre, quando uno stesso ordine iscrive più persone contemporaneamente, ad esempio una formula famiglia, un badge Gruppo le collega tra loro nell'elenco.
Convalidare le richieste di adesione
Se ha attivato Richiede un'approvazione nelle impostazioni dell'adesione (vedere come creare una campagna di adesione), ogni iscrizione deve prima passare da Lei: il futuro socio vede un pulsante Invia la mia richiesta invece di un pagamento diretto, e la richiesta arriva nella scheda Da gestire, con due sottoviste: Tutte, Da approvare e Pagamento in attesa. La procedura passo dopo passo è descritta anche nella formazione Convalidare le richieste di adesione.
Approvare una richiesta
- Apra la scheda Da gestire e scelga la richiesta.
- Clicchi su Approva.
- Se la tariffa è a pagamento, scelga quando inizia l'adesione: Approva ora (attiva subito) oppure al momento del pagamento. In questo caso viene creato un link di pagamento che può inviare al socio per e-mail oppure ritrovare qui per copiarlo più tardi.
Rifiutare una richiesta
Dalla stessa lista, Rifiuta la richiesta la sposta nella scheda Rifiutato. Se il socio aveva già pagato, Rifiuta e rimborsa annulla la sua richiesta e gli restituisce il denaro. Una richiesta rifiutata per errore può essere rimessa tra quelle da gestire.
Registrare un socio che ha pagato offline
Due situazioni, due pulsanti:
- Aggiungi un socio iscrive qualcuno manualmente: i suoi dati di contatto, la tariffa, le opzioni, le risposte al modulo, poi il pagamento ricevuto (Contanti, Assegno o Bonifico), oppure nessun pagamento se l'adesione è offerta, oppure lasciando «da pagare» per un link di pagamento inviato più tardi. Una casella, selezionata per impostazione predefinita, invia la tessera per e-mail subito dopo la registrazione, oppure il link di pagamento se l'adesione resta da pagare.
- Per un socio già iscritto online ma che paga in contanti o con assegno in segreteria, apra la sua scheda e clicchi su Sono stato pagato: la sua adesione viene convalidata senza che debba effettuare un pagamento online.
Da sapere: può anche inserire in una volta sola un intero elenco esistente. Vedere più sotto, Importare un elenco.
Gestire la scheda di un socio
Nell'elenco, clicchi su Gestisci per aprire la scheda di un socio. Può:
- Modificare le sue informazioni, compresa l'e-mail;
- Cambia piano se deve passare a un'altra tariffa;
- aggiungere o rimuovere delle Opzioni;
- Reinvia la tessera se l'ha smarrita, con lo stesso numero e lo stesso codice QR;
- Segna come scaduto la sua adesione;
- Riattiva un'adesione segnata come scaduta;
- annullare l'adesione o rimborsarla se vi è collegato un pagamento online.
Per sapere tutto sulla tessera stessa (cosa mostra il codice QR, come verificarla all'ingresso), legga come funziona la tessera digitale del socio.
Importare ed esportare il Suo elenco
Se ha già un elenco di soci su un foglio di calcolo, Importa un file Le evita di reinserire tutto. Scarichi prima il Modello Excel o il Modello CSV: riconosce automaticamente le colonne Nome, Cognome, E-mail, Telefono, Tariffa, Importo, Pagamento, Data di inizio, Data di fine, Nota, oltre a una colonna per ogni opzione o per ogni domanda del Suo modulo. L'importazione avviene in due fasi: un'anteprima Le mostra prima che cosa verrà creato, riga per riga, poi conferma l'esecuzione. I duplicati (un'e-mail già presente tra i soci) vengono ignorati e segnalati. L'invio delle tessere per e-mail è deselezionato per impostazione predefinita, per non avvisare centinaia di persone in una volta sola durante il recupero di uno storico.
In senso inverso, il pulsante Esporta i soci scarica il Suo elenco in Excel, CSV o PDF.
Scrivere ai Suoi soci
Nella sezione Mailing dell'adesione, scelga i destinatari: Tutti i soci, Soci attivi, Scadenze vicine (quelli la cui adesione termina entro 30 giorni) oppure Soci scaduti, per sollecitare un rinnovo, in aggiunta ai solleciti automatici descritti in come funziona il rinnovo delle adesioni. Scriva il Suo messaggio: l'anteprima prima dell'invio evita brutte sorprese.
Attenzione: ogni associazione può inviare fino a 500 e-mail al mese, una quota condivisa tra gli invii di gruppo di adesioni, biglietteria e negozio, azzerata il primo del mese. Il numero rimanente viene mostrato prima dell'invio.
In sintesi
- La sezione Soci ha tre viste: Soci, Da gestire e Rifiutato.
- Un'adesione che richiede un'approvazione attende il Suo consenso prima del pagamento: può scegliere di attivarla subito o al momento del pagamento.
- Un pagamento ricevuto di persona si convalida con Sono stato pagato, oppure si aggiunge direttamente con Aggiungi un socio.
- La scheda di un socio permette di cambiare la sua tariffa, reinviare la sua tessera o segnare la sua adesione come scaduta.
- Importa un file ed Esporta i soci Le fanno risparmiare tempo con un elenco molto lungo.