Il check-in all'ingresso richiede una connessione internet?
Sì. Il controllo degli ingressi con l'app Donoor ha bisogno di internet, ma basta una semplice connessione mobile (4G) o il wifi della sala. Ogni biglietto viene verificato in diretta dal server di Donoor: è ciò che permette di rifiutare un biglietto già utilizzato, anche se viene presentato nello stesso momento a un'altra porta.
L'app non conserva alcun elenco di biglietti nel telefono: senza rete, non può né verificare né convalidare un ingresso.
Perché la rete è indispensabile
Il codice QR di un biglietto contiene solo un identificativo. Alla scansione, l'app lo invia al server, che ritrova il biglietto e verifica che:
- appartenga alla vostra associazione, e all'evento scelto se scansionate da un evento;
- sia stato effettivamente pagato;
- non sia stato annullato né rimborsato, e che l'evento non sia stato annullato;
- non sia già stato utilizzato.
Se due volontari convalidano lo stesso biglietto nello stesso secondo, ne passa uno solo: l'altro vede Già scansionato. Una copia del biglietto (screenshot, fotocopia) fa quindi entrare una sola persona.
Se la rete è debole o assente
Con una rete debole, la risposta impiega semplicemente più tempo ad arrivare. Quando non arriva:
- l'app mostra «Verifica non riuscita. Riprovare.» e la fotocamera riparte: presentate di nuovo il codice QR;
- se la connessione cade mentre toccate Convalida l'ingresso, i dati del biglietto restano sullo schermo: toccate di nuovo appena la rete ritorna;
- i contatori non bloccano mai la scansione: se non si caricano, potete scansionare comunque.
Da sapere: dopo un'interruzione, se un nuovo tentativo mostra Già scansionato con il vostro nome e un orario di pochi istanti prima, la convalida era già stata registrata al primo tentativo: lasciate entrare la persona.
Provate la rete all'ingresso prima dell'apertura, caricate i telefoni (prevedete una batteria esterna) e tenete un elenco dei partecipanti esportato come soluzione di riserva.
Preparare il grande giorno
- Installate l'app Donoor su ogni telefono dell'accoglienza (iPhone o Android).
- Invitate ogni volontario con il proprio account: nella dashboard, Impostazioni › Team › Invita un membro. Il numero di membri è illimitato (vedete la formazione Team).
- Nella scheda del membro, verificate il permesso «Validare i biglietti all'ingresso» (categoria Biglietteria). È attivo di default per i ruoli Amministratore e Volontario, non per Membro, e richiede il permesso «Visualizzare la biglietteria».
- Consentite l'accesso alla fotocamera alla prima apertura dello scanner. Se è stato negato, lo scanner propone di attivarlo nelle impostazioni del telefono.
- Fate una prova: scansionate un biglietto reale, verificate che compaia Biglietto valido, poi toccate Annulla. Il biglietto non viene consumato.
Consiglio: se ogni scansione mostra «Verifica non riuscita. Riprovare.» mentre la rete funziona, verificate il permesso del volontario: senza di esso, l'app mostra lo stesso messaggio.
Scansionare un biglietto passo dopo passo
Il controllo avviene in due tempi: la scansione mostra il biglietto, poi convalidate l'ingresso (dettagli nella formazione Biglietteria).
- Aprite lo scanner: scheda Biglietteria › Scansiona per tutti i vostri eventi, oppure aprite l'evento e toccate Scansiona un biglietto per quel solo evento, con i suoi contatori.
- Inquadrate il codice QR del biglietto, su carta o sul telefono.
- Compare Biglietto valido con il nome, la tariffa, il numero del biglietto e, se presenti, le opzioni acquistate e la sessione. Controllate la persona.
- Toccate Convalida l'ingresso: un segno di spunta verde e «Convalidato!» confermano l'ingresso. Il biglietto viene consumato solo in quel momento; Annulla torna alla fotocamera senza registrare nulla.
- Toccate Scansiona di nuovo per la persona successiva.
Codice QR rovinato? Toccate Inserisci un n. di biglietto, digitate il numero stampato sul biglietto (BIL-…, o TKT-… per i più vecchi) e confermate: il seguito avviene in due tempi, come per una scansione. Questo numero è unico all'interno di un evento: per inserirlo, aprite preferibilmente lo scanner dall'evento.
Attenzione: il pulsante Scansiona della dashboard apre anch'esso uno scanner, ma lì il biglietto viene convalidato appena scansionato («Biglietto validato»). In caso di errore, usate Annulla questo check-in.
I messaggi possibili
| Lo schermo mostra | Cosa significa | Cosa fare |
|---|---|---|
| Biglietto valido | Biglietto corretto, ingresso non ancora registrato | Controllare la persona, poi Convalida l'ingresso |
| Già scansionato | Biglietto già entrato: Scansionato il e Scansionato da indicano quando e da chi | Sentire il volontario indicato, o cercare la persona nell'elenco |
| Schermo rosso: biglietto non trovato o non valido per questo evento | Codice QR sconosciuto, biglietto di un altro vostro evento o di un'altra associazione | Verificare l'evento e l'associazione aperti nell'app |
| Schermo rosso: biglietto annullato | Biglietto annullato o rimborsato | Non convalidare; verificare nell'elenco dei partecipanti |
| Schermo rosso: biglietto non pagato, pagamento non completato | Il pagamento non è andato a buon fine | Proporre un nuovo acquisto o un'iscrizione sul posto |
| Schermo rosso: evento annullato, biglietti non validi | Evento annullato | Nessun ingresso possibile con questi biglietti |
| «Questa è una tessera associativa, non un biglietto» | È stata presentata una tessera associativa | Chiedere il biglietto; la tessera si verifica con lo scanner delle adesioni |
| «Verifica non riuscita. Riprovare.» | Nessuna risposta (rete) o permesso mancante | Scansionare di nuovo; verificare la rete, poi il permesso |
Più volontari, più porte
Potete scansionare con tutti i telefoni che servono, contemporaneamente. Un biglietto convalidato a una porta viene rifiutato a tutte le altre, con il nome del volontario che l'ha convalidato.
- Date a ogni volontario il proprio account invece di una password condivisa: è il suo nome che compare in Scansionato da.
- Aprite lo scanner dall'evento: i contatori Biglietti, Scansionati e Rimanenti si aggiornano a ogni ingresso, compresi quelli degli altri telefoni.
- Lo scanner della scheda Biglietteria, per tutti gli eventi, accetta i biglietti di tutti i vostri eventi, ma senza contatori.
Nella dashboard, l'elenco dei Partecipanti dell'evento si filtra per Validi, Scansionati o Non scansionati: comodo per vedere chi non è ancora arrivato, o per confrontare alla chiusura gli ingressi con i biglietti venduti.
Un partecipante senza il suo biglietto
Telefono scarico, email introvabile: se la persona è iscritta, il suo codice QR non è indispensabile.
- Aprite l'elenco dei Partecipanti dell'evento e cercatela per nome o email (la ricerca ignora accenti e maiuscole).
- Aprite la sua scheda: vedete la sua tariffa, se il suo ingresso è già registrato e il Numero del suo biglietto.
- Toccate Check-in per convalidare il suo ingresso. Se questo pulsante non vi compare, digitate il numero in Inserisci un n. di biglietto nello scanner.
Non è nell'elenco? Iscrivetela con Aggiungi un partecipante (vedete iscrivere sul posto il grande giorno). Un ingresso convalidato per errore si corregge dalla scheda con Annulla check-in: il biglietto torna valido.
In sintesi
- Serve una connessione (4G o wifi): non esiste una modalità offline.
- Nell'app si convalida in due tempi: scansionare, poi Convalida l'ingresso.
- Un biglietto entra una sola volta, anche con più porte: dopo, mostra Già scansionato.
- Ogni volontario ha bisogno del proprio account e del permesso di validare i biglietti all'ingresso.
- Senza codice QR, cercate la persona in Partecipanti o inserite il numero del suo biglietto.