Come gestire gli ordini una volta concluse le vendite?

Ogni ordine effettuato sul suo negozio compare automaticamente nella scheda Ordini della sua dashboard, con il suo numero, l'acquirente, il dettaglio degli articoli acquistati e l'importo netto che la sua associazione riceverà. Lo fa avanzare passo dopo passo fino alla consegna o alla spedizione, avvisando l'acquirente via e-mail a ogni cambiamento se lo desidera, e può in qualsiasi momento esportare l'insieme dei suoi ordini o scrivere a più acquirenti contemporaneamente.

Per accedervi, apra il menu Negozio, clicchi su Gestisci nel negozio interessato, poi sulla scheda Ordini. Questa pagina presuppone che il diritto della sua associazione a vendere prodotti sia già stato regolato; se non è ancora il caso, legga prima una associazione ha il diritto di vendere prodotti?.

Il ciclo di un ordine, dalla ricezione alla consegna

Quando un acquirente aggiunge prodotti al suo carrello, sceglie una modalità di ritiro o di consegna e paga, riceve un'e-mail « Ordine confermato » e il suo ordine compare in Ordini, con lo stato Da elaborare. Lei lo fa poi avanzare con un clic dalla sua scheda, fino alla consegna o alla spedizione. Il percorso seguito dipende dalla modalità scelta dall'acquirente.

Nella scheda dell'ordine, un pulsante propone sempre la fase successiva: Segna come in preparazione, poi, a seconda della modalità scelta, Segna come pronto per il ritiro oppure Segna come spedito, poi Segna come consegnato a mano o Segna come consegnato. La casella Notifica l'acquirente, selezionata per impostazione predefinita, invia automaticamente un'e-mail con il nuovo stato e, se lo desidera, una nota per l'acquirente.

Al momento di segnare un ordine come spedito, può indicare il corriere e il numero di tracciamento. Se aggiunge anche un link di tracciamento, questo numero diventa cliccabile nell'e-mail dell'acquirente. Può inoltre tornare indietro con Torna a «Da elaborare», oppure interrompere il tracciamento con Annulla l'elaborazione.

Consiglio: un errore in un numero di tracciamento non è definitivo. Usi Modifica il tracciamento per correggerlo in un secondo momento, senza ripetere tutto il passaggio allo stato spedito.

Attenzione: Annulla l'elaborazione interrompe solo il tracciamento della preparazione o della spedizione. Non annulla il pagamento: per restituire il denaro all'acquirente, usi il rimborso, descritto più avanti.

Seguire e filtrare i suoi ordini

L'elenco degli ordini si filtra per stato di pagamento (Pagati, In attesa, rimborsati totalmente oppure con il filtro Rimb. parziale, Annullati, Scaduti) e per stato di elaborazione (Da elaborare, In preparazione, Pronti per il ritiro, Spediti, Consegnati / ritirati a mano), oppure si cerca per nome, e-mail o numero d'ordine. Ogni riga mostra l'ordine, l'acquirente, il Netto incassato e i due stati; clicchi su Gestisci per aprirne il dettaglio.

Da sapere: finché un ordine non è pagato, il suo importo resta visualizzato in grigio e non viene conteggiato in nessun totale, esattamente come per le donazioni.

Il Netto incassato è ciò che la sua associazione riceve effettivamente, dopo la deduzione delle eventuali commissioni del fornitore di pagamento che l'acquirente non ha scelto di coprire al momento del pagamento. Per saperne di più, legga le commissioni di transazione e la copertura delle commissioni da parte degli acquirenti.

Se un acquirente le ha pagato in altro modo, ad esempio in contanti, con assegno o con bonifico, il pulsante Ho ricevuto il pagamento conferma l'ordine senza passare da un fornitore di pagamento: lo stock viene scalato, l'acquirente riceve la conferma d'acquisto e viene registrata una transazione manuale, così da poter essere eventualmente rimborsata in seguito.

Consegnare un ordine a mano: lo scanner

Il giorno del ritiro, clicchi su Scansiona in alto nel suo negozio, scelga il negozio interessato se ne gestisce più di uno, poi su Apri lo scanner dal browser del suo telefono. Inquadri con il dispositivo il QR code che l'acquirente le mostra:

• un riquadro verde significa che l'ordine è da consegnare; viene quindi automaticamente segnato come consegnato;
• un riquadro arancione significa che è già stato ritirato: non lo consegni una seconda volta;
• un riquadro rosso segnala un QR code sconosciuto, oppure un ordine non pagato o annullato: non c'è nulla da consegnare.

Dove arrivano i soldi delle vendite?

Direttamente sul conto Stripe o PayPal della sua associazione, esattamente come per una donazione: Donoor non detiene mai questo denaro, in nessun momento. I versamenti seguono lo stesso principio di quelli delle donazioni, descritto in quando ricevo le donazioni: con Stripe, ogni vendita viene bonificata automaticamente sul suo conto bancario alcuni giorni dopo il pagamento; con PayPal, il denaro resta sul saldo PayPal dell'associazione finché non lo preleva o non programma un bonifico automatico.

Se deve rimborsare un acquirente, apra il suo ordine e scelga cosa gli restituisce: Tutto l'ordine, Alcuni articoli, oppure un Importo libero per un gesto commerciale. L'importo esatto viene ricalcolato da Donoor, gli articoli rimborsati possono essere rimessi in stock e l'acquirente viene avvisato via e-mail. Il denaro viene prelevato dal saldo Stripe o PayPal dell'associazione; il dettaglio di questa procedura, nonché la marcia da seguire se un acquirente contesta un pagamento presso la sua banca, è spiegato in rimborsare un pagamento e gestire una controversia.

Esportare i suoi ordini e scrivere ai suoi acquirenti

Il pulsante di esportazione, in alto nell'elenco, propone tre formati: Excel, il più pratico da aprire direttamente; CSV, per alimentare un altro software; e un PDF (stampa) per la stampa. Gli indirizzi postali e le informazioni che ha richiesto agli acquirenti vengono esportati in colonne ben separate.

Il pulsante Scrivi apre una finestra per inviare un messaggio a più acquirenti contemporaneamente, scegliendo un destinatario: Tutti gli acquirenti, Ordini da preparare per annunciare un ritardo, In attesa di ritiro per sollecitare chi non ha mai ritirato il proprio ordine, oppure Ordini spediti. Prima dell'invio, viene visualizzato il numero di persone che riceveranno il messaggio, così può valutare la portata del suo invio prima di confermarlo.

In sintesi

• Ogni ordine si segue nella scheda Ordini del suo negozio, dallo stato Da elaborare fino alla consegna o alla spedizione.
• Un clic sulla fase successiva fa avanzare l'ordine, e l'acquirente può essere avvisato automaticamente via e-mail a ogni cambiamento.
• Il ritiro in loco si convalida con lo scanner di QR code, direttamente dal browser del suo telefono.
• Il denaro delle vendite arriva direttamente sul conto Stripe o PayPal della sua associazione, mai su un conto Donoor.
• Può esportare i suoi ordini in Excel, CSV o PDF, e scrivere a una parte dei suoi acquirenti con un unico messaggio.