Come gestire ed esportare la lista dei partecipanti?
Per gestire i partecipanti di un evento, apra la scheda Partecipanti dell'evento, nella dashboard o nell'app Donoor: potrà filtrare, cercare ed esportare l'elenco in qualsiasi momento, anche mentre le vendite continuano.
Altre due schede completano questa vista: Da gestire per le prenotazioni non ancora pagate, e In attesa per le persone iscritte in lista d'attesa quando una tariffa è esaurita.
Aprire, filtrare e cercare l'elenco
- Nel menu, clicchi su Biglietteria, apra l'evento, quindi la scheda Partecipanti.
- Cerchi una persona per nome o email.
- Filtri per stato e, se l'evento ha più tariffe, per tariffa con Tutte le tariffe.
| Filtro | Cosa mostra |
|---|---|
| Validi | Biglietti pagati, non ancora scansionati all'ingresso |
| Scansionati | Biglietti già convalidati all'ingresso |
| Non scansionati | Biglietti validi che non sono ancora stati utilizzati |
| Da saldare | Biglietto già emesso, con un'opzione o un cambio di tariffa non ancora pagato |
| Annullati | Biglietti annullati |
| Rimb. parziale / Rimb. totale | Biglietti con un rimborso parziale o totale |
Ogni riga mostra il partecipante, la sua tariffa, le opzioni scelte, l'importo pagato, il numero del biglietto, lo stato e la data d'acquisto. Il pulsante Gestisci apre il dettaglio completo del biglietto.
Attenzione: una prenotazione non ancora pagata non compare mai in questo elenco né nelle statistiche di vendita: resta esclusivamente nella scheda Da gestire, in modo che il numero di partecipanti visualizzato corrisponda sempre a quanto effettivamente pagato.
Esportare l'elenco per il giorno dell'evento
Nella dashboard, clicchi su Esporta in alto nella pagina dell'evento, quindi scelga un formato: Excel (.xlsx), CSV (.csv) o PDF (.pdf). Nell'app mobile, il pulsante di esportazione nel dettaglio di un partecipante propone direttamente un file CSV, condiviso come qualsiasi file sul suo telefono.
I tre formati contengono le stesse colonne: nome, email, telefono, tariffa, stato, data di check-in (o «No» se la persona non è ancora entrata), poi una colonna per ogni domanda del suo modulo d'iscrizione — età, allergie, regime alimentare, certificato medico, ecc. — nell'ordine in cui le ha impostate configurando l'evento. Una domanda senza risposta lascia semplicemente la cella vuota.
Consiglio: il PDF fornisce una tabella pronta da stampare per l'accoglienza; l'Excel o il CSV si inviano più facilmente a un catering o a un fornitore per preparare badge, pasti o attrezzature.
Seguire un partecipante in particolare
Lo cerchi per nome o email, quindi clicchi su Gestisci (oppure apra la sua scheda nell'app) per vedere la sua tariffa, le sue opzioni, se il suo ingresso è già stato registrato e se è stato richiesto un rimborso. Per rimborsare un biglietto o gestire una contestazione, consulti rimborsare un pagamento e gestire una contestazione. Per il controllo degli ingressi il giorno dell'evento, vedi il check-in all'ingresso.
Se l'evento è al completo: la lista d'attesa
Quando una tariffa non ha più posti, le persone interessate possono iscriversi in lista d'attesa invece di andarsene a mani vuote. Questa iscrizione non prenota né paga alcun posto: è un semplice segno d'interesse, in ordine di arrivo.
- Non appena si libera un posto (annullamento, rimborso), i primi iscritti ricevono automaticamente un'email con un link per prenotare e pagare da soli il loro posto.
- Può anche avvisare manualmente qualcuno con Avvisa, dalla scheda In attesa.
- La persona deve poi effettuare l'ordine da sola sulla pagina dell'evento: nulla viene addebitato automaticamente a suo nome.
Da sapere: essere in lista d'attesa non garantisce un posto. Se ha più tariffe, ogni persona indica quella che desidera, oppure risponde «Indifferente».
Chi può vedere e gestire i partecipanti?
In Impostazioni › Team, ogni membro ha diritti per attività. Per la biglietteria, sono ripartiti così per impostazione predefinita:
| Azione | Proprietario / Amministratore | Volontario | Membro |
|---|---|---|---|
| Vedere la biglietteria e i partecipanti | Sì | Sì | Sì |
| Vedere gli importi dei biglietti | Sì | No | No |
| Aggiungere un partecipante, gestire «Da gestire» | Sì | No | No |
| Esportare l'elenco | Sì | No | No |
| Convalidare i biglietti all'ingresso (scanner) | Sì | Sì | No |
Questi diritti sono modificabili membro per membro: vedi invitare il proprio team e gestirne i diritti. I passaggi dettagliati dell'elenco dei partecipanti sono inoltre illustrati nel corso Biglietteria.
In sintesi
- La scheda Partecipanti si filtra per stato e per tariffa, e si cerca per nome o email.
- Una prenotazione non pagata compare solo nella scheda Da gestire, mai nell'elenco dei partecipanti.
- L'esportazione (Excel, CSV o PDF) contiene nome, email, telefono, tariffa, stato, check-in e tutte le risposte al modulo d'iscrizione.
- La lista d'attesa è gratuita e senza impegno: la persona deve pagare da sola non appena si libera un posto.
- Di default, solo il proprietario e gli amministratori aggiungono partecipanti, gestiscono «Da gestire» ed esportano; i volontari possono scansionare i biglietti all'ingresso.