Come organizzare la kermesse della scuola (APE)?

Organizzare la kermesse della scuola o della vostra associazione significa combinare più strumenti su un unico account Donoor: la biglietteria per l'ingresso, gli stand e le attività, l'incasso con carta sul posto tramite Tap to Pay e un QR code di donazione se gestite anche una questua. Il denaro va direttamente sul conto Stripe o PayPal dell'associazione, e Donoor non trattiene alcuna commissione.

Questo articolo spiega come creare la vostra kermesse, incassare il giorno dell'evento e quali adempimenti (mercatino, buvette, tombola, assicurazione) verificare presso il vostro comune.

Gli strumenti Donoor per una kermesse

Una kermesse riunisce più micro-vendite: un ingresso, bevande, ristorazione, giochi, a volte una tombola. Con un unico account Donoor potete creare una biglietteria per l'ingresso e per ogni stand, incassare con carta sul posto tramite Tap to Pay e aggiungere un QR code di donazione per una questua, con un obiettivo mostrato in tempo reale. Donoor è aperto a ogni associazione di diritto francese (legge del 1901), comprese le associazioni di genitori degli alunni (APE, APEL): vedere cos'è Donoor per le condizioni di iscrizione.

Creare la biglietteria della vostra kermesse

1. In Biglietteria, cliccate su Nuovo evento, poi scegliete la data e il luogo della vostra kermesse.
2. Nella scheda Tariffe, cliccate su Aggiungi una tariffa per ogni stand o attività (ingresso, bevanda, panino, gioco, biglietto della tombola…), con il relativo prezzo. Limita la quantità totale evita di vendere più posti di quanti ce ne siano, ad esempio per un laboratorio o un pasto.
3. In Modulo, usate Aggiungi un campo se vi serve un'informazione in più, ad esempio un'allergia per lo stand dei pasti.
4. Pubblicate l'evento, poi condividete il link o il QR code con le famiglie, ad esempio tramite il diario di classe o il gruppo dei genitori.

Potete anche attivare Consenti ai partecipanti di fare una donazione sull'ingresso: al momento del pagamento, le famiglie possono aggiungere un sostegno all'associazione oltre al prezzo del biglietto.

Per il dettaglio di ogni passaggio, seguite i moduli Creare il vostro evento e Biglietti, tariffe e opzioni della formazione Biglietteria.

Incassare sul posto senza cassa né resto

Per ogni stand che vende sul posto, un volontario incassa con il proprio telefono grazie a Tap to Pay, senza dover noleggiare un terminale di pagamento. Concedetegli il diritto di incassare da Impostazioni › Team: più volontari possono incassare contemporaneamente, ognuno con il proprio telefono.

Donoor incassa con carta, Apple Pay e Google Pay: per i contanti, continuate a gestire una cassa separata, come per qualsiasi raccolta in denaro.

Seguire le donazioni in tempo reale con un QR code

Se gestite anche una questua o un'urna per le donazioni, create un QR code di donazione con un obiettivo, esponetelo su uno schermo o su un televisore e annunciate al microfono i traguardi raggiunti. Vedere il modulo Perché il QR code della formazione sui QR code.

Consiglio: un indicatore che sale in tempo reale, visibile da lontano, invoglia i visitatori a partecipare. Ricordate anche che la ricevuta fiscale arriva via e-mail se la vostra associazione ne emette.

Gli adempimenti da anticipare

Se la vostra kermesse comprende uno stand di vendita di oggetti usati o un mercatino aperto a espositori esterni, si applicano le stesse regole di un vide-grenier (mercatino dell'usato): dichiarazione in comune e registro degli espositori. Vedere come organizzare un mercatino dell'usato associativo.

Se gestite una buvette, di solito è necessaria una dichiarazione specifica prima dell'evento: informatevi presso il vostro comune sul termine, sul modulo da usare e sulle bevande che potete vendere.

Se organizzate una tombola o una lotteria a margine della kermesse, questi giochi seguono regole proprie: vedere come organizzare una tombola e l'autorizzazione per una lotteria associativa.

Attenzione: verificate anche, prima dell'evento, che l'assicurazione di responsabilità civile della vostra associazione copra un evento aperto al pubblico. In caso di dubbio, richiedete una conferma scritta al vostro assicuratore.

In sintesi

• Un unico account Donoor riunisce la biglietteria d'ingresso, l'incasso con carta sugli stand e un QR code di donazione per la questua.
• Create una tariffa per ogni stand o attività, con una quantità limitata se necessario, poi condividete il link o il QR code con le famiglie.
• Il giorno dell'evento, incassate con Tap to Pay sul telefono di ogni volontario; i contanti restano registrati a parte.
• Se la kermesse include un mercatino, una buvette, una tombola o una lotteria, ciascuno segue le proprie regole di dichiarazione in comune: verificatele prima dell'evento.
• Il denaro va direttamente sul conto Stripe o PayPal dell'associazione, senza commissioni Donoor.