¿Cómo seguir y validar las adhesiones de mis miembros?

En la página de gestión de su adhesión, la sección Miembros reúne tres vistas: Miembros (la lista de todos los miembros), Por tramitar (las solicitudes que esperan su aprobación o un pago) y Rechazado. Desde ahí puede validar las inscripciones, registrar un pago recibido en efectivo y gestionar cada ficha día a día.

La lista de sus miembros

La pestaña Miembros muestra cada miembro con su número de adhesión, su tarifa, sus opciones, su periodo de validez y el importe pagado. Busque por nombre, correo electrónico o número de adhesión en la barra de búsqueda y filtre la lista:

El botón Por pagar muestra únicamente los miembros que aún tienen un importe pendiente (opción, complemento o importe no abonado). Y cuando un mismo pedido inscribe a varias personas a la vez, por ejemplo una fórmula familiar, una insignia Grupo las vincula entre sí en la lista.

Validar las solicitudes de adhesión

Si ha activado Requiere aprobación en los ajustes de la adhesión (consulte cómo crear una campaña de adhesión), cada inscripción debe pasar primero por usted: el futuro miembro ve un botón Enviar mi solicitud en lugar de un pago directo, y la solicitud llega a la pestaña Por tramitar, con tres subvistas: Todas, Por aprobar y Pago pendiente. El procedimiento paso a paso también está en la formación Validar las solicitudes de adhesión.

Aprobar una solicitud

1. Abra la pestaña Por tramitar y elija la solicitud.
2. Haga clic en Aprobar.
3. Si la tarifa es de pago, elija cuándo empieza la adhesión: Aprobar ahora (se activa de inmediato) o al realizarse el pago. En ese caso, se crea un enlace de pago que puede enviar por correo electrónico al miembro o recuperar aquí para copiarlo más tarde.

Rechazar una solicitud

Desde la misma lista, Rechazar la solicitud la traslada a la pestaña Rechazado. Si el miembro ya había pagado, Rechazar y reembolsar cancela su solicitud y le devuelve su dinero. Una solicitud rechazada por error puede volver a ponerse en tramitación.

Registrar a un miembro que ha pagado fuera de línea

Dos situaciones, dos botones:

• Añadir un miembro inscribe a alguien manualmente: sus datos de contacto, su tarifa, sus opciones, sus respuestas al formulario y después el pago recibido (Efectivo, Cheque o Transferencia), o sin pago si la adhesión es gratuita, o dejándola «por pagar» para enviar un enlace de pago más tarde. Una casilla, marcada por defecto, envía el carné de socio por correo electrónico en cuanto se registra, o el enlace de pago si la adhesión queda por abonar.
• Si un miembro ya inscrito en línea paga en efectivo o con cheque en la oficina de atención, abra su ficha y haga clic en Me han pagado: su adhesión queda validada sin que tenga que volver a pasar por un pago en línea.

Conviene saber: también puede incorporar de una sola vez toda una lista existente. Véase más abajo, Importar una lista.

Gestionar la ficha de un miembro

En la lista, haga clic en Gestionar para abrir la ficha de un miembro. Puede:

• Editar su información, incluido su correo electrónico;
• Cambiar de plan si debe pasar a otra tarifa;
• añadir o quitar Opciones;
• Reenviar el carné de socio si lo ha perdido, con el mismo número y el mismo código QR;
• Marcar como caducado su adhesión;
• Reactivar una adhesión marcada como caducada;
• cancelar la adhesión o reembolsarla si tiene asociado un pago en línea.

Para saberlo todo sobre el carné en sí (qué muestra el código QR, cómo comprobarlo a la entrada), lea cómo funciona el carné de miembro digital.

Importar y exportar su lista

Si ya tiene una lista de miembros en una hoja de cálculo, Importar un archivo le evita volver a introducirlo todo. Descargue primero la Plantilla Excel o la Plantilla CSV: reconoce automáticamente las columnas Nombre, Apellidos, Correo electrónico, Teléfono, Tarifa, Importe, Pago, Fecha de inicio, Fecha de fin, Nota, así como una columna por cada opción o pregunta de su formulario. La importación se hace en dos pasos: primero una vista previa le muestra lo que se va a crear, línea por línea, y después usted confirma la ejecución. Los duplicados (un correo electrónico que ya es miembro) se ignoran y se señalan. El envío de los carnés por correo electrónico está desmarcado por defecto, para no avisar a cientos de personas de golpe al cargar un historial.

En sentido contrario, el botón Exportar miembros descarga su lista en Excel, CSV o PDF.

Escribir a sus miembros

En la sección Mailing de la adhesión, elija a sus destinatarios: Todos los miembros, Miembros activos, Caducan pronto (aquellos cuya adhesión termina en menos de 30 días) o Miembros caducados, para impulsar una renovación, además de los recordatorios automáticos detallados en cómo funciona la renovación de las adhesiones. Redacte su mensaje; la vista previa antes del envío evita sorpresas.

Atención: cada asociación puede enviar hasta 500 correos electrónicos al mes, una cuota compartida entre los envíos masivos de adhesión, de venta de entradas y de tienda, que se restablece a cero el primer día del mes. El número restante se muestra antes del envío.

Lo esencial

• La sección Miembros tiene tres vistas: Miembros, Por tramitar y Rechazado.
• Una adhesión que requiere aprobación espera su visto bueno antes del pago: usted elige activarla de inmediato o al realizarse el pago.
• Un pago recibido en mano se valida con Me han pagado, o se añade directamente con Añadir un miembro.
• La ficha de un miembro permite cambiar su tarifa, reenviar su carné o marcar su adhesión como caducada.
• Importar un archivo y Exportar miembros le hacen ganar tiempo con una lista grande.