¿La validación de las entradas en la puerta requiere conexión a internet?
Sí. El control de accesos con la aplicación Donoor necesita internet, pero basta con una simple conexión móvil (4G) o con el wifi de la sala. Cada entrada se comprueba en directo en el servidor de Donoor: así se puede rechazar una entrada ya utilizada, aunque se presente en ese mismo momento en otra puerta.
La aplicación no guarda ninguna lista de entradas en el teléfono: sin red, no puede comprobar ni validar ningún acceso.
Por qué la red es imprescindible
El código QR de una entrada solo contiene un identificador. Al escanearlo, la aplicación lo envía al servidor, que encuentra la entrada y comprueba que:
- pertenece a su asociación, y al evento elegido si escanea desde un evento;
- se ha pagado realmente;
- no se ha cancelado ni reembolsado, y que el evento no se ha cancelado;
- no se ha utilizado ya.
Si dos voluntarios validan la misma entrada en el mismo segundo, solo pasa una: el otro ve Ya escaneada. Una copia de la entrada (captura de pantalla, fotocopia) solo deja pasar, por tanto, a una persona.
Si la red es débil o se corta
Con una red débil, la respuesta simplemente tarda más en llegar. Cuando no llega:
- la aplicación muestra «Verificación imposible. Inténtelo de nuevo.» y la cámara vuelve a funcionar: presente de nuevo el código QR;
- si la conexión se corta cuando pulsa Validar la entrada, los datos de la entrada siguen en pantalla: vuelva a pulsar en cuanto vuelva la red;
- los contadores nunca bloquean el escaneo: si no se cargan, puede escanear igualmente.
Conviene saber: después de un corte, si un nuevo intento muestra Ya escaneada con su nombre y una hora de hace un momento, la validación ya se había registrado en el primer intento: deje pasar a la persona.
Compruebe la red en la entrada antes de abrir, cargue los teléfonos (prevea una batería externa) y tenga a mano una lista de participantes exportada como solución de emergencia.
Preparar el gran día
- Instale la aplicación Donoor en cada teléfono de la entrada (iPhone o Android).
- Invite a cada voluntario con su propia cuenta: en el panel, Ajustes › Equipo › Invitar a un miembro. El número de miembros es ilimitado (vea la formación Equipo).
- En la ficha del miembro, compruebe el permiso «Validar los billetes en la entrada» (categoría Venta de entradas). Está activado por defecto para los roles Administrador y Voluntario, no para Miembro, y requiere el permiso «Ver la venta de entradas».
- Permita el acceso a la cámara la primera vez que abra el escáner. Si se denegó, el escáner propone activarlo en los ajustes del teléfono.
- Haga una prueba: escanee una entrada real, compruebe que aparece Entrada válida y pulse Cancelar. La entrada no se consume.
Consejo: si cada escaneo muestra «Verificación imposible. Inténtelo de nuevo.» aunque la red funcione, compruebe el permiso del voluntario: sin él, la aplicación muestra el mismo mensaje.
Escanear una entrada paso a paso
El control se hace en dos tiempos: el escaneo muestra la entrada y después usted valida el acceso (detalles en la formación Venta de entradas).
- Abra el escáner: pestaña Venta de entradas › Escanear para todos sus eventos, o abra el evento y pulse Escanear una entrada solo para ese evento, con sus contadores.
- Apunte al código QR de la entrada, en papel o en el móvil.
- Aparece Entrada válida con el nombre, la tarifa, el número de la entrada y, si los hay, las opciones compradas y la sesión. Compruebe la persona.
- Pulse Validar la entrada: una marca verde confirma el acceso. La entrada solo se consume en ese momento; Cancelar vuelve a la cámara sin registrar nada.
- Pulse Escanear de nuevo para la siguiente persona.
¿Código QR dañado? Pulse Introducir un n.º de entrada, escriba el número impreso en la entrada (BIL-…, o TKT-… en las más antiguas) y confirme: el resto se hace en dos tiempos, como un escaneo. Este número es único dentro de un evento: para introducirlo, abra preferiblemente el escáner desde el evento.
Atención: el botón Escanear del panel también abre un escáner, pero allí la entrada se valida en cuanto se escanea («Entrada validada»). Si se equivoca, use Anular este check-in.
Los mensajes posibles
| La pantalla muestra | Qué significa | Qué hacer |
|---|---|---|
| Entrada válida | Entrada correcta, acceso aún no registrado | Comprobar la persona y luego Validar la entrada |
| Ya escaneada | La entrada ya ha pasado: la pantalla indica cuándo y quién la escaneó | Hablar con el voluntario indicado o buscar a la persona en la lista |
| Pantalla roja: entrada no encontrada o no válida para este evento | Código QR desconocido, entrada de otro de sus eventos o de otra asociación | Comprobar el evento y la asociación abiertos en la aplicación |
| Pantalla roja: entrada cancelada | Entrada cancelada o reembolsada | No validar; comprobar en la lista de participantes |
| Pantalla roja: entrada no pagada, pago no finalizado | El pago no se completó | Proponer una nueva compra o una inscripción in situ |
| Pantalla roja: evento cancelado, entradas no válidas | Evento cancelado | Ningún acceso posible con estas entradas |
| «Esta es una tarjeta de socio, no una entrada» | Se ha presentado un carné de socio | Pedir la entrada; el carné se comprueba con el escáner de adhesiones |
| «Verificación imposible. Inténtelo de nuevo.» | Sin respuesta (red) o falta el permiso | Volver a escanear; comprobar la red y luego el permiso |
Varios voluntarios, varias puertas
Puede escanear con tantos teléfonos como necesite, al mismo tiempo. Una entrada validada en una puerta se rechaza en todas las demás, con el nombre del voluntario que la validó.
- Dé a cada voluntario su propia cuenta en lugar de una contraseña compartida: es su nombre el que aparece como autor del escaneo.
- Abra el escáner desde el evento: los contadores Entradas, Escaneadas y Restantes se actualizan con cada acceso, también con los de los otros teléfonos.
- El escáner de la pestaña Venta de entradas, para todos los eventos, acepta las entradas de todos sus eventos, pero sin contadores.
En el panel, la lista de Participantes del evento se filtra por Válidas, Escaneadas o No escaneadas: útil para ver quién no ha llegado todavía, o para comparar al cierre los accesos con las entradas vendidas.
Un participante sin su entrada
Móvil sin batería, correo electrónico perdido: si la persona está inscrita, su código QR no es imprescindible.
- Abra la lista de Participantes del evento y búsquela por su nombre o su correo electrónico (la búsqueda ignora los acentos y las mayúsculas).
- Abra su ficha: verá su tarifa, si su acceso ya está registrado y el Número de su entrada.
- Pulse Registrar entrada para validar su acceso. Si este botón no le aparece, escriba el número en Introducir un n.º de entrada del escáner.
¿No está en la lista? Inscríbala con Añadir un participante (vea inscribir in situ el gran día). Un acceso validado por error se corrige desde la ficha con Deshacer registro de entrada: la entrada vuelve a ser válida.
Lo esencial
- Hace falta conexión (4G o wifi): no existe modo sin conexión.
- En la aplicación, se valida en dos tiempos: escanear y luego Validar la entrada.
- Una entrada solo pasa una vez, incluso con varias puertas: después muestra Ya escaneada.
- Cada voluntario necesita su propia cuenta y el permiso para validar los billetes en la entrada.
- Sin código QR, busque a la persona en Participantes o introduzca el número de su entrada.