¿Cómo gestionar y exportar la lista de participantes?
Para gestionar los participantes de un evento, abra la pestaña Participantes del evento, en el panel de control o en la aplicación Donoor: ahí puede filtrar, buscar y exportar la lista en cualquier momento, incluso mientras las ventas siguen en curso.
Otras dos pestañas completan esta vista: Por tramitar para las reservas que todavía no se han pagado, y En espera para las personas inscritas en lista de espera cuando una tarifa está completa.
Abrir, filtrar y buscar la lista
- En el menú, haga clic en Venta de entradas, abra el evento y después la pestaña Participantes.
- Busque a una persona por su nombre o su correo electrónico.
- Filtre por estado y, si el evento tiene varias tarifas, por tarifa con Todas las tarifas.
| Filtro | Qué muestra |
|---|---|
| Válidas | Entradas pagadas, aún no escaneadas en la entrada |
| Escaneadas | Entradas ya validadas en la entrada |
| No escaneadas | Entradas válidas que todavía no se han utilizado |
| Por pagar | Entrada ya emitida, con una opción o un cambio de tarifa todavía no pagado |
| Anuladas | Entradas anuladas |
| Reemb. parcial / Reemb. total | Entradas con un reembolso parcial o total |
Cada fila muestra el participante, su tarifa, las opciones elegidas, el importe pagado, el número de entrada, el estado y la fecha de compra. El botón Gestionar abre el detalle completo de la entrada.
Atención: una reserva que todavía no se ha pagado nunca aparece en esta lista ni en sus estadísticas de venta: solo está en la pestaña Por tramitar, para que el número de participantes mostrado coincida siempre con lo que realmente se ha pagado.
Exportar la lista para el día del evento
En el panel de control, haga clic en Exportar en la parte superior de la página del evento y elija un formato: Excel (.xlsx), CSV (.csv) o PDF (.pdf). En la aplicación móvil, el botón de exportación del detalle de un participante ofrece directamente un archivo CSV, que se comparte como cualquier otro archivo de su teléfono.
Los tres formatos contienen las mismas columnas: nombre, correo electrónico, teléfono, tarifa, estado, fecha de registro de entrada (o «No» si la persona todavía no ha entrado) y, después, una columna por cada pregunta de su formulario de inscripción —edad, alergias, régimen alimentario, certificado médico, etc.— en el orden en que las configuró al crear el evento. Una pregunta sin respuesta deja simplemente la celda vacía.
Consejo: el PDF ofrece una tabla lista para imprimir en la recepción; el Excel o el CSV se envían más fácilmente a un servicio de catering o a un proveedor para preparar acreditaciones, comidas o equipamiento.
Seguir a un participante en concreto
Búsquelo por su nombre o correo electrónico y haga clic en Gestionar (o abra su ficha en la aplicación) para ver su tarifa, sus opciones, si ya se ha registrado su entrada y si se ha solicitado un reembolso. Para reembolsar una entrada o tramitar una reclamación, consulte reembolsar un pago y gestionar un litigio. Para el control de entradas el día del evento, consulte el registro de entrada en el acceso.
Si el evento está completo: la lista de espera
Cuando una tarifa ya no tiene plazas, las personas interesadas pueden inscribirse en lista de espera en lugar de marcharse sin nada. Esta inscripción no reserva ni paga ninguna plaza: es simplemente una señal de interés, por orden de llegada.
- En cuanto se libera una plaza (anulación, reembolso), los primeros inscritos reciben automáticamente un correo electrónico con un enlace para reservar y pagar su plaza por sí mismos.
- También puede avisar manualmente a alguien con Avisar, desde la pestaña En espera.
- Después, la persona debe hacer su pedido por sí misma en la página del evento: no se cobra nada automáticamente en su nombre.
Conviene saber: estar en lista de espera no garantiza una plaza. Si tiene varias tarifas, cada persona indica la que desea, o responde «Indiferente».
¿Quién puede ver y gestionar los participantes?
En Ajustes › Equipo, cada miembro tiene derechos por actividad. Para la venta de entradas, se reparten así por defecto:
| Acción | Propietario / Administrador | Voluntario | Miembro |
|---|---|---|---|
| Ver la venta de entradas y los participantes | Sí | Sí | Sí |
| Ver los importes de las entradas | Sí | No | No |
| Añadir un participante, gestionar «Por tramitar» | Sí | No | No |
| Exportar la lista | Sí | No | No |
| Validar las entradas en la entrada (escáner) | Sí | Sí | No |
Estos derechos se pueden ajustar miembro por miembro: consulte invitar a su equipo y gestionar sus derechos. Los pasos detallados de la lista de participantes también aparecen en la formación de Venta de entradas.
Lo esencial
- La pestaña Participantes se filtra por estado y por tarifa, y se busca por nombre o correo electrónico.
- Una reserva no pagada solo aparece en la pestaña Por tramitar, nunca en la lista de participantes.
- La exportación (Excel, CSV o PDF) contiene nombre, correo electrónico, teléfono, tarifa, estado, registro de entrada y todas las respuestas al formulario de inscripción.
- La lista de espera es gratuita y sin compromiso: la persona debe pagar por sí misma en cuanto se libere una plaza.
- Por defecto, solo el propietario y los administradores añaden participantes, gestionan «Por tramitar» y exportan; los voluntarios pueden escanear las entradas en la entrada.