¿Cómo organizar la kermés de la escuela (APE)?

Organizar la kermés de su escuela o de su asociación consiste en combinar varias herramientas en una misma cuenta de Donoor: la venta de entradas para el acceso, los puestos y las actividades, el cobro con tarjeta in situ con Tap to Pay y un código QR de donativo si además tiene una cuestación. El dinero va directamente a la cuenta de Stripe o PayPal de la asociación, y Donoor no cobra ninguna comisión.

Este artículo explica cómo crear su kermés, cobrar el día de la celebración y qué trámites (rastro, barra, tómbola, seguro) conviene verificar con su ayuntamiento.

Las herramientas de Donoor para una kermés

Una kermés reúne varias microventas: una entrada, bebidas, comida, juegos, a veces una tómbola. Con una única cuenta de Donoor puede crear una venta de entradas para el acceso y para cada puesto, cobrar con tarjeta in situ con Tap to Pay y añadir un código QR de donativo para una cuestación, con un objetivo que se muestra en directo. Donoor está abierto a cualquier asociación регистrada según la ley 1901 francesa, incluida una asociación de padres de alumnos (APE, APEL): consulte qué es Donoor para las condiciones de inscripción.

Crear la venta de entradas de su kermés

1. En Venta de entradas, haga clic en Nuevo evento y elija la fecha y el lugar de su kermés.
2. En la pestaña Tarifas, haga clic en Añadir una tarifa para cada puesto o actividad (entrada, bebida, bocadillo, juego, boleto de tómbola…), con su precio. Limitar la cantidad total evita vender más plazas de las que hay, por ejemplo para un taller o una comida.
3. En Formulario, use Añadir un campo si necesita una información adicional, por ejemplo una alergia para el puesto de comida.
4. Publique el evento y comparta después el enlace o el código QR con las familias, por ejemplo a través del cuaderno de comunicaciones o del grupo de padres.

También puede activar Permitir que los participantes hagan un donativo en la entrada: al pagar, las familias pueden añadir un apoyo a la asociación además del precio de la entrada.

Para el detalle de cada paso, siga los módulos Crear su evento y Entradas, tarifas y opciones de la formación de Venta de entradas.

Cobrar in situ sin caja ni cambio

En cada puesto que vende in situ, un voluntario cobra con su teléfono gracias a Tap to Pay, sin necesidad de alquilar un terminal de pago. Dé al voluntario el derecho a cobrar desde Ajustes › Equipo: varios voluntarios pueden cobrar a la vez, cada uno con su propio teléfono.

Donoor cobra con tarjeta, Apple Pay y Google Pay: para el efectivo, siga gestionando una caja separada, como en cualquier recaudación en metálico.

Seguir los donativos en directo con un código QR

Si además tiene una cuestación o una hucha de donativos, cree un código QR de donativo con un objetivo, muéstrelo en una pantalla o un televisor y anuncie por el micrófono los hitos alcanzados. Consulte el módulo Por qué el código QR de la formación de códigos QR.

Consejo: un indicador que sube en directo, visible desde lejos, anima a los visitantes a participar. Recuerde también que el recibo fiscal llega por correo electrónico si su asociación lo emite.

Los trámites que conviene prever

Si su kermés incluye un puesto de venta de objetos de segunda mano o un rastro abierto a expositores externos, se aplican las mismas reglas que a un mercadillo de particulares: declaración en el ayuntamiento y registro de expositores. Consulte cómo organizar un rastro asociativo.

Si tiene una barra, suele ser necesaria una declaración específica antes del evento: infórmese en su ayuntamiento sobre el plazo, el formulario que debe utilizar y las bebidas que tiene permitido vender.

Si organiza una tómbola o un bingo al margen de la kermés, estos juegos siguen sus propias reglas: consulte cómo organizar una tómbola y la autorización para un bingo asociativo.

Atención: compruebe también, antes del evento, que el seguro de responsabilidad civil de su asociación cubre un evento abierto al público. En caso de duda, pida una confirmación por escrito a su aseguradora.

Lo esencial

• Una única cuenta de Donoor reúne la venta de entradas para el acceso, el cobro con tarjeta en los puestos y un código QR de donativo para la cuestación.
• Cree una tarifa por puesto o actividad, con una cantidad limitada si es necesario, y después comparta el enlace o el código QR con las familias.
• El día de la kermés, cobre con Tap to Pay en el teléfono de cada voluntario; el efectivo se sigue aparte.
• Si la kermés incluye un rastro, una barra, una tómbola o un bingo, cada uno sigue sus propias reglas de declaración en el ayuntamiento: verifíquelas antes del evento.
• El dinero va directamente a la cuenta de Stripe o PayPal de la asociación, sin comisión de Donoor.