¿Cómo gestionar los pedidos una vez finalizadas las ventas?

Cada pedido realizado en su tienda aparece automáticamente en la pestaña Pedidos de su panel de control, con su número, el comprador, el detalle de los artículos comprados y el importe neto que su asociación recibirá. Usted lo hace avanzar paso a paso hasta su entrega en mano o su envío, avisando al comprador por correo electrónico en cada cambio si lo desea, y puede en cualquier momento exportar el conjunto de sus pedidos o escribir a varios compradores a la vez.

Para acceder, abra el menú Tienda, haga clic en Gestionar en la tienda correspondiente y, a continuación, en la pestaña Pedidos. Esta página supone que el derecho de su asociación a vender productos ya está regularizado; si todavía no es así, lea primero una asociación ¿tiene derecho a vender productos?.

El ciclo de un pedido, desde la recepción hasta la entrega

Cuando un comprador añade productos a su cesta, elige una modalidad de recogida o de envío y paga, recibe un correo electrónico «Pedido confirmado» y su pedido llega a Pedidos, con el estado Por procesar. Después, usted lo hace avanzar con un solo clic desde su ficha, hasta su entrega en mano o su envío. El recorrido depende de la modalidad elegida por el comprador.

En la ficha del pedido, un botón propone siempre el paso siguiente: Marcar como en preparación, luego, según la modalidad elegida, Marcar como listo para recoger o Marcar como enviado, y después Marcar como entregado en mano o Marcar como entregado. La casilla Notificar al comprador, marcada por defecto, envía automáticamente un correo electrónico con el nuevo estado y, si lo desea, una nota para el comprador.

Al marcar un pedido como enviado, puede indicar la empresa de transporte y el número de seguimiento. Si además añade un enlace de seguimiento, ese número se vuelve clicable en el correo electrónico del comprador. También puede volver atrás con Volver a «Por procesar», o detener el seguimiento con Cancelar el procesamiento.

Consejo: un error en un número de seguimiento no es definitivo. Use Editar el seguimiento para corregirlo a posteriori, sin tener que repetir todo el paso a pedido enviado.

Atención: Cancelar el procesamiento solo detiene el seguimiento de preparación o de envío. No anula el pago: para devolver el dinero al comprador, utilice el reembolso, descrito más abajo.

Seguir y filtrar sus pedidos

La lista de pedidos se filtra por estado de pago (Pagados, Pendiente, reembolsados totalmente o con el filtro Reemb. parcial, Cancelados, Caducados) y por estado de procesamiento (Por procesar, En preparación, Listos para recoger, Enviados, Entregados / entregados en mano), o se busca por nombre, correo electrónico o número de pedido. Cada línea muestra el pedido, el comprador, el Neto cobrado y los dos estados; haga clic en Gestionar para abrir su detalle.

Conviene saber: mientras un pedido no esté pagado, su importe aparece en gris y no se cuenta en ningún total, exactamente igual que con las donaciones.

El Neto cobrado es lo que su asociación recibe realmente, una vez descontadas las eventuales comisiones del proveedor de pago que el comprador no haya optado por cubrir en el momento de pagar. Para saber más, lea las comisiones de transacción y la asunción de las comisiones por parte de los compradores.

Si un comprador le ha pagado de otra forma, por ejemplo en efectivo, con cheque o mediante transferencia, el botón He recibido el pago confirma el pedido sin pasar por un proveedor de pago: el stock se descuenta, el comprador recibe su confirmación de compra y se registra una transacción manual para poder, si es necesario, reembolsarla más adelante.

Entregar un pedido en mano: el escáner

El día de la recogida, haga clic en Escanear en la parte superior de su tienda, elija la tienda correspondiente si gestiona varias y, a continuación, haga clic en Abrir el escáner desde el navegador de su teléfono. Acerque el dispositivo al código QR que le muestre el comprador:

• un recuadro verde significa que el pedido está listo para entregar; en ese caso se marca automáticamente como entregado;
• un recuadro naranja significa que ya se ha recogido: no lo entregue una segunda vez;
• un recuadro rojo indica un código QR desconocido, o un pedido no pagado o cancelado: no hay nada que entregar.

¿Adónde llega el dinero de las ventas?

Directamente a la cuenta de Stripe o PayPal de su asociación, exactamente igual que con una donación: Donoor no retiene nunca este dinero, en ningún momento. Los abonos siguen el mismo principio que para sus donaciones, detallado en ¿cuándo recibo las donaciones?: con Stripe, cada venta se transfiere automáticamente a su cuenta bancaria unos días después del pago; con PayPal, el dinero permanece en el saldo PayPal de la asociación hasta que lo retire o programe una transferencia automática.

Si debe reembolsar a un comprador, abra su pedido y elija lo que le devuelve: Todo el pedido, Algunos artículos, o un Importe libre para un gesto comercial. Donoor recalcula el importe exacto, los artículos reembolsados pueden volver al stock, y el comprador recibe un aviso por correo electrónico. El dinero se descuenta del saldo de Stripe o PayPal de la asociación; el detalle de este procedimiento, así como los pasos a seguir si un comprador impugna un pago ante su banco, se explica en reembolsar un pago y gestionar una reclamación.

Exportar sus pedidos y escribir a sus compradores

El botón de exportación, en la parte superior de la lista, ofrece tres formatos: Excel, el más práctico para abrirlo directamente; CSV, para alimentar otro programa; y PDF (impresión) para imprimir. Las direcciones postales y la información que haya pedido a los compradores se exportan en columnas bien separadas.

El botón Escribir abre una ventana para enviar un mensaje a varios compradores a la vez, eligiendo un destinatario: Todos los compradores, Pedidos por preparar para anunciar un plazo, Pendientes de recogida para recordar a quienes aún no han recogido su pedido, o Pedidos enviados. Antes de enviar, se muestra el número de personas que recibirán el mensaje, para que pueda valorar el alcance de su envío antes de confirmarlo.

Lo esencial

• Cada pedido se sigue en la pestaña Pedidos de su tienda, desde el estado Por procesar hasta su entrega o envío.
• Un clic en el paso siguiente hace avanzar el pedido, y el comprador puede ser avisado automáticamente por correo electrónico en cada cambio.
• La recogida en el lugar se valida con el escáner de código QR, directamente desde el navegador de su teléfono.
• El dinero de las ventas llega directamente a la cuenta de Stripe o PayPal de su asociación, nunca a una cuenta de Donoor.
• Puede exportar sus pedidos en Excel, CSV o PDF, y escribir a una parte de sus compradores en un único mensaje.