Como convidar os membros da minha equipa e gerir os seus direitos?

Convida um membro a partir de Definições › Equipa, clicando em Convidar um membro: indique o seu e-mail, escolha a sua função, e ele recebe um convite por e-mail válido durante 7 dias. O número de membros é ilimitado e gratuito, e depois ajusta os direitos de cada um com a precisão que desejar.

A Donoor propõe três funções no convite, Administrador, Voluntário e Membro, cada uma com direitos por defeito que pode afinar um a um.

Antes de convidar: uma conta de pagamento confirmada

A sua associação deve ter ligado e validado o Stripe (ou o PayPal, onde seja proposto) antes de poder convidar quem quer que seja. É a mesma regra que protege o envio de todos os e-mails em nome de uma associação, criada após uma tentativa de phishing por parte de uma associação não verificada. Sem uma conta de pagamento confirmada, a Donoor recusa o convite: comece por ligar o Stripe ou o PayPal.

Convidar um membro

1. Abra Definições › Equipa no seu painel e clique em Convidar um membro.
2. Introduza o seu e-mail e escolha a sua função: Administrador, Voluntário ou Membro.
3. Clique em Enviar o convite.
4. A pessoa recebe um e-mail e clica na ligação de aceitação. Se ainda não tiver conta na Donoor, cria-a em poucos segundos, com o e-mail já preenchido; se já tiver uma, basta-lhe iniciar sessão.
5. Encontra a sua associação no painel, com a função que escolheu.

Enquanto não aceitar, o convite aparece em Convites pendentes durante 7 dias. A formação Convidar um membro acompanha estes ecrãs em vídeo.

Dica: dê a cada voluntário o seu próprio acesso em vez de partilhar uma única palavra-passe: o número de membros é ilimitado e gratuito.

As três funções e o que cada uma pode fazer

Cada função dá direitos por defeito, que pode depois ajustar um a um na ficha de cada membro.

Uma quarta função, Proprietário, não é proposta no convite: é a da pessoa que criou a associação. Só ela pode eliminar a associação, e mantém sempre todos os direitos.

Ajustar com precisão os direitos de um membro

1. Em Definições › Equipa, clique no membro: a sua ficha mostra a função e todos os seus direitos, arrumados por categoria (organização, pagamentos, donativos, angariações, bilheteira, adesões, loja…).
2. Ative ou desative cada direito, ou use Ativar tudo numa categoria inteira.
3. Cada direito que difira da função de partida é marcado com Alterado.
4. Clique em Guardar para aplicar os novos direitos de imediato, ou em Anular alterações para voltar ao estado anterior.

A formação Funções, direitos e o que vê o membro mostra esta ficha em detalhe.

Atenção: alguns direitos são sensíveis, como reembolsar um donativo, remover um membro ou alterar as funções. Reserve-os a pessoas de confiança.

O que vê um membro no seu painel

Cada membro encontra a sua associação no seu próprio painel, apenas com o que a sua função e os seus direitos lhe permitem.

• Sem o direito de ver os montantes, os números são substituídos por pontos e marcados com Acesso restrito.
• Numa página a que não tem direito, como as transferências, vê Acesso não autorizado: um responsável da associação pode conceder-lhe esse acesso em Definições › Equipa.
• Um voluntário autorizado pode usar o Tap to Pay e validar os bilhetes à entrada sem ver os montantes recolhidos.

Acompanhar, reenviar ou remover um membro

1. O botão Histórico da equipa lista as ações de cada membro; a sua ficha indica também o último início de sessão.
2. Para alterar a função, abra a ficha e escolha outra: os direitos por defeito mudam com ela.
3. Para lhe fechar o acesso, clique em Remover da equipa na sua ficha: perde o acesso de imediato, mas as suas ações passadas ficam no histórico.
4. Um convite nunca recebido? Reenvie-o. Já não faz sentido? Anule-o em Convites pendentes.

Um administrador pode gerir os voluntários e os membros, mas não outro administrador: só o proprietário da associação pode alterar a sua função ou removê-lo. O próprio proprietário nunca pode ser removido. A formação Acompanhar e fazer evoluir a equipa detalha estes ecrãs.

A reter

• Convide um membro a partir de Definições › Equipa: um e-mail, uma função, e o convite segue por 7 dias.
• Três funções no convite, Administrador, Voluntário, Membro, com direitos por defeito que depois ajusta um a um.
• O número de membros é ilimitado e gratuito.
• Uma conta de pagamento confirmada (Stripe, ou PayPal onde seja proposto) é necessária antes de poder convidar.
• Remover um membro fecha-lhe o acesso de imediato, sem apagar o histórico das suas ações passadas.