Como acompanho e valido as adesões dos meus membros?

Na página de gestão da sua adesão, a secção Associados reúne três vistas: Membros (a lista de todos os associados), A tratar (os pedidos que aguardam a sua aprovação ou um pagamento) e Recusado. É aqui que valida as inscrições, regista um pagamento recebido em numerário e gere cada ficha dia a dia.

A lista dos seus associados

O separador Membros apresenta cada associado com o respetivo número de adesão, tarifa, opções, período de validade e montante pago. Pesquise por nome, e-mail ou número de adesão na barra de pesquisa, e filtre a lista:

O botão Por pagar mostra apenas os associados que ainda têm um valor em falta (opção, complemento ou montante por regularizar). E quando uma mesma encomenda inscreve várias pessoas de uma só vez, por exemplo uma fórmula familiar, um distintivo Grupo liga-as entre si na lista.

Validar os pedidos de adesão

Se tiver ativado Requer aprovação nas definições da adesão (ver como criar uma campanha de adesão), cada inscrição tem de passar primeiro por si: o futuro associado vê um botão Enviar o meu pedido em vez de um pagamento direto, e o pedido aparece no separador A tratar, com três subvistas: Todos, Por aprovar e Pagamento pendente. O passo a passo detalhado está também na formação Validar os pedidos de adesão.

Aprovar um pedido

1. Abrir o separador A tratar e escolher o pedido.
2. Clicar em Aprovar.
3. Se a tarifa for paga, escolher quando a adesão começa: Aprovar agora (ativa de imediato) ou no pagamento. Neste caso, é criado um link de pagamento que pode enviar por e-mail ao associado, ou encontrá-lo aqui para o copiar mais tarde.

Recusar um pedido

Na mesma lista, Recusar o pedido classifica-o no separador Recusado. Se o associado já tiver pago, Recusar e reembolsar anula o pedido e devolve-lhe o dinheiro. Um pedido recusado por engano pode voltar a ser tratado.

Registar um associado que pagou offline

Duas situações, dois botões:

• Adicionar um associado inscreve alguém manualmente: os seus contactos, a tarifa, as opções, as respostas ao formulário e, depois, o pagamento recebido (Numerário, Cheque ou Transferência bancária), ou sem pagamento se a adesão for oferecida, ou deixando «a pagar» para um link de pagamento enviado mais tarde. Uma caixa, marcada por omissão, envia o cartão de associado por e-mail logo no registo — ou o link de pagamento, se a adesão ficar por pagar.
• Para um associado já inscrito online mas que paga em numerário ou por cheque no balcão, abra a sua ficha e clique em Confirmar pagamento recebido: a adesão é validada sem que ele tenha de passar por um pagamento online.

Bom saber: pode também fazer entrar de uma só vez toda uma lista existente. Ver mais abaixo, Importar uma lista.

Gerir a ficha de um associado

Na lista, clique em Gerir para abrir a ficha de um associado. Pode:

• Editar as suas informações, incluindo o e-mail;
• Mudar de plano se tiver de passar para outra tarifa;
• acrescentar ou retirar Opções;
• Reenviar o cartão de associado se o tiver perdido, com o mesmo número e o mesmo código QR;
• Marcar como expirada a sua adesão;
• Reativar uma adesão marcada como expirada;
• anular a adesão, ou reembolsá-la se estiver associado um pagamento online.

Para saber tudo sobre o próprio cartão (o que apresenta o código QR, como o verificar à entrada), leia como funciona o cartão de associado digital.

Importar e exportar a sua lista

Se já tiver uma lista de associados numa folha de cálculo, Importar um ficheiro poupa-lhe reintroduzir tudo. Descarregue primeiro o Modelo Excel ou o Modelo CSV: reconhece automaticamente as colunas Primeiro nome, Apelido, E-mail, Telefone, Tarifa, Montante, Pagamento, Data de início, Data de fim, Nota, bem como uma coluna por cada opção ou pergunta do seu formulário. A importação faz-se em dois tempos: uma pré-visualização mostra primeiro o que será criado, linha a linha, e só depois confirma a execução. Os duplicados (um e-mail já associado) são ignorados e assinalados. O envio dos cartões por e-mail vem desmarcado por omissão, para não avisar centenas de pessoas de uma vez numa retoma do histórico.

Em sentido inverso, o botão Exportar os associados descarrega a sua lista em Excel, CSV ou PDF.

Escrever aos seus associados

Na secção Mailing da adesão, escolha os destinatários: Todos os associados, Associados ativos, Expirações próximas (aqueles cuja adesão termina em 30 dias) ou Associados expirados, para lembrar uma renovação — para além dos lembretes automáticos detalhados em como funciona a renovação automática das adesões. Redija a sua mensagem: a pré-visualização antes do envio evita surpresas.

Atenção: cada associação pode enviar até 500 e-mails por mês, uma quota partilhada entre os envios em massa de adesão, bilheteira e loja, que é reposta a zero no dia 1 de cada mês. O número restante é apresentado antes do envio.

A reter

• A secção Associados tem três vistas: Membros, A tratar e Recusado.
• Uma adesão que requer aprovação aguarda a sua aprovação antes do pagamento: escolhe ativá-la de imediato ou no pagamento.
• Um pagamento recebido em mão valida-se com Confirmar pagamento recebido, ou acrescenta-se diretamente com Adicionar um associado.
• A ficha de um associado permite mudar a sua tarifa, reenviar o seu cartão ou marcar a sua adesão como expirada.
• Importar um ficheiro e Exportar os associados poupam-lhe tempo numa lista grande.