Como organizar a quermesse da sua escola (APE)?
Organizar a quermesse da sua escola ou associação consiste em combinar várias ferramentas numa mesma conta Donoor: a bilheteira para a entrada, os stands e as atividades, a cobrança por cartão no local com Tap to Pay (aplicam-se taxas) e um código QR de donativo se também tiver um peditório. O dinheiro vai diretamente para a conta da associação (Stripe, ou PayPal onde for proposto), e a Donoor não cobra qualquer comissão.
Este artigo explica como criar a sua quermesse, cobrar no dia e, depois, quais as formalidades (feira de usados, bar, tômbola, seguro) a verificar junto da sua câmara municipal.
As ferramentas Donoor para uma quermesse
Uma quermesse reúne várias micro-vendas: uma entrada, bebidas, restauração, jogos, por vezes uma tômbola. Com uma só conta Donoor, pode criar uma bilheteira para a entrada e para cada stand, cobrar com cartão no local com Tap to Pay (aplicam-se taxas) e acrescentar um código QR de donativo para um peditório, com um objetivo apresentado em tempo real. A Donoor está aberta às associações, incluindo às associações de pais e encarregados de educação: veja o que é a Donoor para as condições de inscrição.
Criar a bilheteira da sua quermesse
- Em Bilheteira, clique em Novo evento e escolha a data e o local da sua quermesse.
- No separador Tarifas, clique em Adicionar uma tarifa para cada stand ou atividade (entrada, bebida, sandes, jogo…), com o respetivo preço. Limitar a quantidade total evita vender mais lugares do que existem, por exemplo para uma oficina ou um jantar.
- Em Formulário, use Adicionar um campo se precisar de uma informação adicional, por exemplo uma alergia para o stand de refeições.
- Publique o evento e partilhe depois a ligação ou o código QR com as famílias, por exemplo através da caderneta escolar ou do grupo de pais.
Também pode ativar Permitir que os participantes façam um donativo na entrada: no momento de pagar, as famílias podem acrescentar um apoio à associação para além do preço do bilhete.
Para o detalhe de cada passo, siga os módulos Criar o seu evento e Bilhetes, tarifas e opções da formação Bilheteira.
Cobrar no local sem caixa nem troco
Em cada stand que vende no local, um voluntário cobra com o seu telemóvel graças ao Tap to Pay, sem terminal de pagamento para alugar (aplicam-se taxas). Dê-lhe o direito de cobrar em Definições › Equipa: vários voluntários podem cobrar em simultâneo, cada um no seu próprio telemóvel.
A Donoor aceita pagamentos por cartão, Apple Pay e Google Pay: para as notas, continue a gerir uma caixa separada, como em qualquer angariação em dinheiro.
| Meio de cobrança | Para quê | Quando |
|---|---|---|
| Bilheteira online | Entrada e inscrições nas atividades | Antes da quermesse: as famílias reservam e pagam com antecedência |
| Tap to Pay | Bebidas, restauração, jogos, inscrições de última hora | No dia, no telemóvel do voluntário |
| Numerário | As compras que os visitantes preferem pagar em dinheiro | No dia, registadas à parte na sua caixa habitual |
Acompanhar os donativos em tempo real com um código QR
Se também tiver um peditório ou um cofre de donativos, crie um código QR de donativo com um objetivo, mostre-o num ecrã ou numa televisão e anuncie ao microfone os patamares atingidos. Veja o módulo Porquê o código QR da formação sobre códigos QR.
Dica: um indicador que sobe em tempo real, visível de longe, incentiva os visitantes a participar. Lembre também que o recibo fiscal chega por e-mail, se a sua associação o emitir.
As formalidades a antecipar
As formalidades dependem do país e do município: informe-se junto da sua câmara municipal antes do evento.
Se a sua quermesse incluir um stand de venda de artigos usados ou uma feira de usados aberta a expositores externos, poderão aplicar-se as mesmas formalidades de uma feira de usados: informe-se junto da sua câmara municipal. Veja como organizar uma feira de usados associativa.
Se tiver um bar que venda bebidas alcoólicas, pode ser necessária uma autorização da câmara municipal antes do evento: informe-se sobre o prazo, o formulário a utilizar e as bebidas que tem o direito de vender.
Se organizar uma tômbola ou um bingo à margem da quermesse, estes jogos seguem as suas próprias regras, que dependem do país: informe-se junto da sua câmara municipal antes de os propor. Veja como organizar uma tômbola e as regras do bingo associativo.
Atenção: verifique também, antes do evento, que o seguro de responsabilidade civil da sua associação cobre um evento aberto ao público. Em caso de dúvida, peça uma confirmação por escrito à sua seguradora.
A reter
- Uma só conta Donoor reúne a bilheteira de entrada, a cobrança por cartão nos stands e um código QR de donativo para o peditório.
- Crie uma tarifa por stand ou atividade, com uma quantidade limitada se necessário, e depois partilhe a ligação ou o código QR com as famílias.
- No dia, cobre com Tap to Pay no telemóvel de cada voluntário; o numerário continua a ser registado à parte.
- Se a quermesse incluir uma feira de usados, um bar, uma tômbola ou um bingo, cada um segue as suas próprias regras (declaração, autorização ou condições a cumprir): verifique-as antes do evento.
- O dinheiro vai diretamente para a conta da associação (Stripe, ou PayPal onde for proposto), sem comissão da Donoor.