Como gerir as encomendas depois de terminadas as vendas?

Cada encomenda feita na sua loja aparece automaticamente no separador Encomendas do seu painel, com o número, o comprador, o detalhe dos artigos comprados e o montante líquido que a sua associação vai receber. Faz avançar a encomenda passo a passo até à entrega ou ao envio, avisando o comprador por e-mail a cada alteração, se o desejar, e pode a qualquer momento exportar o conjunto das suas encomendas ou escrever a vários compradores ao mesmo tempo.

Para aceder, abra o menu Loja, clique em Gerir na loja pretendida e depois no separador Encomendas. Esta página pressupõe que o direito da sua associação a vender produtos já está regularizado; se ainda não estiver, leia primeiro uma associação tem o direito de vender produtos?.

O ciclo de uma encomenda, da receção à entrega

Quando um comprador acrescenta produtos ao seu carrinho, escolhe um modo de levantamento ou de entrega e paga, recebe um e-mail «Encomenda confirmada» e a sua encomenda chega a Encomendas, com o estado A tratar. Depois faz avançá-la com um clique a partir da sua ficha, até à entrega ou ao envio. O percurso seguido depende do modo escolhido pelo comprador.

Na ficha da encomenda, um botão propõe sempre a etapa seguinte: Marcar em preparação, depois, conforme o modo escolhido, Marcar pronta para levantamento ou Marcar expedida, e por fim Marcar entregue em mão ou Marcar entregue. A caixa Notificar o comprador, marcada por predefinição, envia automaticamente um e-mail com o novo estado e, se o desejar, uma nota para o comprador.

Ao marcar uma encomenda como expedida, pode indicar a transportadora e o número de seguimento. Se acrescentar também uma ligação de seguimento, este número torna-se clicável no e-mail do comprador. Pode ainda voltar atrás com Voltar a «A tratar», ou interromper o acompanhamento com Cancelar o tratamento.

Dica: um erro num número de seguimento não é definitivo. Utilize Editar o seguimento para o corrigir a posteriori, sem refazer todo o percurso até à encomenda expedida.

Atenção: Cancelar o tratamento interrompe apenas o acompanhamento da preparação ou do envio. Não anula o pagamento: para devolver o dinheiro ao comprador, utilize o reembolso, descrito mais abaixo.

Acompanhar e filtrar as suas encomendas

A lista de encomendas filtra-se por estado de pagamento (Pagas, Pendentes, reembolsadas na totalidade ou com o filtro Reemb. parcial, Anuladas, Expiradas) e por estado de tratamento (A tratar, Em preparação, Prontas para levantamento, Expedidas, Entregues / entregues em mão), ou pesquisa-se por nome, e-mail ou número de encomenda. Cada linha mostra a encomenda, o comprador, o Líquido cobrado e os dois estados; clique em Gerir para abrir o seu detalhe.

Bom saber: enquanto uma encomenda não estiver paga, o seu montante fica a cinzento e não é contado em nenhum total, exatamente como acontece com os donativos.

O Líquido cobrado é o que a sua associação recebe efetivamente, após dedução das eventuais taxas do prestador de pagamento que o comprador não tenha optado por cobrir no momento do pagamento. Para saber mais, leia as taxas de transação e a cobertura das taxas pelos compradores.

Se um comprador lhe pagou de outra forma, por exemplo em numerário, por cheque ou por transferência bancária, o botão Pagamento recebido confirma a encomenda sem passar por um prestador de pagamento: o stock é descontado, o comprador recebe a sua confirmação de compra, e fica registada uma transação manual, para poder, se necessário, ser reembolsada mais tarde.

Entregar uma encomenda em mão: o leitor

No dia do levantamento, clique em Leitor no topo da sua loja, escolha a loja pretendida se gerir várias, e depois clique em Abrir o leitor a partir do navegador do seu telemóvel. Aponte o aparelho para o QR code que o comprador lhe mostra:

• um quadro verde significa que a encomenda deve ser entregue; fica então automaticamente marcada como entregue;
• um quadro laranja significa que já foi levantada: não a entregue uma segunda vez;
• um quadro vermelho assinala um QR code desconhecido, ou uma encomenda não paga ou anulada: não há nada a entregar.

Para onde vai o dinheiro das vendas?

Diretamente para a conta Stripe (ou PayPal, onde estiver disponível) da sua associação, exatamente como num donativo: o Donoor nunca detém este dinheiro, em nenhum momento. As transferências seguem o mesmo princípio que para os seus donativos, detalhado em quando recebo os donativos: com o Stripe, cada venda é transferida automaticamente para a sua conta bancária alguns dias após o pagamento; com o PayPal, o dinheiro fica no saldo PayPal da associação até que o levante ou programe uma transferência automática.

Se tiver de reembolsar um comprador, abra a sua encomenda e escolha o que lhe devolve: Encomenda completa, Alguns artigos, ou um Montante livre para um gesto comercial. O montante exato é recalculado pelo Donoor, os artigos reembolsados podem voltar ao stock, e o comprador é avisado por e-mail. O dinheiro é retirado do saldo Stripe (ou PayPal, onde estiver disponível) da associação; o detalhe deste procedimento, bem como os passos a seguir se um comprador contestar um pagamento junto do seu banco, está explicado em reembolsar um pagamento e gerir uma disputa.

Exportar as suas encomendas e escrever aos compradores

O botão de exportação, no topo da lista, propõe três formatos: Excel, o mais prático para abrir diretamente; CSV, para alimentar outro programa; e um PDF para impressão. As moradas postais e as informações que pediu aos compradores são exportadas em colunas bem separadas.

O botão Escrever abre uma janela para enviar uma mensagem a vários compradores ao mesmo tempo, escolhendo um destinatário: Todos os compradores, Encomendas a preparar para anunciar um prazo, À espera de levantamento para lembrar quem ainda não levantou a sua encomenda, ou Encomendas expedidas. Antes de enviar, aparece o número de pessoas que receberão a mensagem, para que avalie o alcance do envio antes de o confirmar.

A reter

• Cada encomenda acompanha-se no separador Encomendas da sua loja, desde o estado A tratar até à entrega.
• Um clique na etapa seguinte faz avançar a encomenda, e o comprador pode ser avisado automaticamente por e-mail a cada alteração.
• O levantamento no local valida-se com o leitor de QR code, diretamente a partir do navegador do seu telemóvel.
• O dinheiro das vendas chega diretamente à conta Stripe (ou PayPal, onde estiver disponível) da sua associação, nunca a uma conta do Donoor.
• Pode exportar as suas encomendas em Excel, CSV ou PDF, e escrever a parte dos seus compradores numa única mensagem.