Como gerir e exportar a lista de participantes?
Para gerir os participantes de um evento, abra o separador Participantes do evento, no painel ou na aplicação Donoor: aí pode filtrar, pesquisar e exportar a lista a qualquer momento, mesmo enquanto as vendas continuam.
Dois outros separadores completam esta vista: A tratar para as reservas ainda não pagas, e Em espera para as pessoas inscritas na lista de espera quando uma tarifa está completa.
Abrir, filtrar e pesquisar a lista
- No menu, clicar em Bilheteira, abrir o evento e, depois, o separador Participantes.
- Pesquisar uma pessoa pelo nome ou pelo e-mail.
- Filtrar por estado e, se o evento tiver várias tarifas, por tarifa, com Todas as tarifas.
| Filtro | O que mostra |
|---|---|
| Válidos | Bilhetes pagos, ainda não lidos na entrada |
| Lidos | Bilhetes já validados na entrada |
| Não lidos | Bilhetes válidos que ainda não foram utilizados |
| A regularizar | Bilhete já emitido, com uma opção ou uma alteração de tarifa ainda não paga |
| Anulados | Bilhetes anulados |
| Reemb. parcial / Reemb. total | Bilhetes com um reembolso parcial ou total |
Cada linha mostra o participante, a sua tarifa, as opções escolhidas, o montante pago, o número do bilhete, o estado e a data de compra. O botão Gerir abre o detalhe completo do bilhete.
Atenção: uma reserva ainda não paga nunca aparece nesta lista nem nas suas estatísticas de vendas: fica apenas no separador A tratar, para que o número de participantes apresentado corresponda sempre ao que foi efetivamente pago.
Exportar a lista para o dia do evento
No painel, clicar em Exportar no topo da página do evento e escolher um formato: Excel (.xlsx), CSV (.csv) ou PDF (.pdf). Na aplicação móvel, o botão de exportação do detalhe de um participante propõe diretamente um ficheiro CSV, partilhado como qualquer outro ficheiro no telemóvel.
Os três formatos contêm as mesmas colunas: nome, e-mail, telefone, tarifa, estado, data de check-in (ou «Não» se a pessoa ainda não tiver entrado), seguidas de uma coluna por cada pergunta do formulário de inscrição — idade, alergias, regime alimentar, atestado médico, etc. — na ordem em que foram colocadas ao configurar o evento. Uma pergunta sem resposta deixa simplesmente a célula vazia.
Dica: o PDF dá uma tabela pronta a imprimir para a receção; o Excel ou o CSV enviam-se mais facilmente a um serviço de catering ou a um prestador para preparar crachás, refeições ou equipamento.
Acompanhar um participante em particular
Pesquisar pelo nome ou pelo e-mail e, depois, clicar em Gerir (ou abrir a ficha na aplicação) para ver a sua tarifa, as suas opções, se a entrada já foi registada e se foi pedido um reembolso. Para reembolsar um bilhete ou tratar uma disputa, consulte reembolsar um pagamento e gerir uma disputa. Para o controlo das entradas no dia do evento, veja o check-in à entrada.
Se o evento estiver completo: a lista de espera
Quando uma tarifa já não tem lugares, as pessoas interessadas podem inscrever-se na lista de espera em vez de saírem sem nada. Esta inscrição não reserva nem paga nenhum lugar: é apenas uma manifestação de interesse, por ordem de chegada.
- Assim que um lugar fica livre (anulação, reembolso), os primeiros inscritos recebem automaticamente um e-mail com uma ligação para reservar e pagar eles próprios o lugar.
- Também pode avisar alguém manualmente com Notificar, a partir do separador Em espera.
- A pessoa deve depois fazer a encomenda ela própria na página do evento: nada é debitado automaticamente em seu nome.
Bom saber: estar na lista de espera não garante um lugar. Se tiver várias tarifas, cada pessoa indica a que deseja ou responde «Indiferente».
Quem pode ver e gerir os participantes?
Em Definições › Equipa, cada membro tem direitos por atividade. Para a bilheteira, estes repartem-se assim por predefinição:
| Ação | Proprietário / Administrador | Voluntário | Membro |
|---|---|---|---|
| Ver a bilheteira e os participantes | Sim | Sim | Sim |
| Ver os montantes dos bilhetes | Sim | Não | Não |
| Acrescentar um participante, gerir «A tratar» | Sim | Não | Não |
| Exportar a lista | Sim | Não | Não |
| Validar os bilhetes à entrada (scanner) | Sim | Sim | Não |
Estes direitos podem ser ajustados membro a membro: veja convidar a equipa e gerir os seus direitos. As etapas detalhadas da lista de participantes também estão filmadas na formação Bilheteira.
A reter
- O separador Participantes filtra-se por estado e por tarifa, e pesquisa-se pelo nome ou pelo e-mail.
- Uma reserva não paga só aparece no separador A tratar, nunca na lista de participantes.
- A exportação (Excel, CSV ou PDF) contém nome, e-mail, telefone, tarifa, estado, check-in e todas as respostas ao formulário de inscrição.
- A lista de espera é gratuita e sem compromisso: a pessoa tem de pagar ela própria assim que um lugar fica livre.
- Por predefinição, só o proprietário e os administradores acrescentam participantes, gerem «A tratar» e exportam; os voluntários podem validar os bilhetes à entrada.