Wie verfolge und bestätige ich die Mitgliedschaften meiner Mitglieder?

Auf der Verwaltungsseite Ihrer Mitgliedschaft bündelt der Bereich Mitglieder drei Ansichten: Mitglieder (die Liste aller Mitglieder), Zu bearbeiten (die Anfragen, die auf Ihre Zustimmung oder auf eine Zahlung warten) und Abgelehnt. Dort bestätigen Sie Anmeldungen, erfassen eine bar erhaltene Zahlung und verwalten jeden Eintrag im Alltag.

Die Liste Ihrer Mitglieder

Der Tab Mitglieder zeigt jedes Mitglied mit Mitgliedsnummer, Tarif, Optionen, Gültigkeitszeitraum und gezahltem Betrag. Suchen Sie in der Suchleiste nach Name, E-Mail-Adresse oder Mitgliedsnummer und filtern Sie die Liste:

Die Schaltfläche Offen zeigt nur die Mitglieder an, bei denen noch ein Restbetrag aussteht (Option, Nachzahlung oder nicht beglichener Betrag). Und wenn eine einzige Bestellung mehrere Personen auf einmal anmeldet, zum Beispiel bei einem Familientarif, verbindet ein Badge Gruppe sie in der Liste miteinander.

Mitgliedsanfragen bestätigen

Wenn Sie in den Einstellungen der Mitgliedschaft Erfordert eine Genehmigung aktiviert haben (siehe So erstellen Sie eine Mitgliedschaftskampagne), muss jede Anmeldung zuerst über Sie laufen: Das künftige Mitglied sieht statt einer direkten Zahlung die Schaltfläche Meine Anfrage senden, und die Anfrage landet im Tab Zu bearbeiten, mit den Unteransichten Alle, Zu genehmigen und Zahlung ausstehend. Die Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie auch in der Schulung Mitgliedsanfragen bestätigen.

Eine Anfrage genehmigen

1. Öffnen Sie den Tab Zu bearbeiten und wählen Sie die Anfrage aus.
2. Klicken Sie auf Genehmigen.
3. Wenn der Tarif kostenpflichtig ist, wählen Sie, wann die Mitgliedschaft beginnt: Jetzt genehmigen (sofort aktiv) oder erst bei Zahlung. In diesem Fall wird ein Zahlungslink erstellt, den Sie dem Mitglied per E-Mail senden oder hier wiederfinden und später kopieren können.

Eine Anfrage ablehnen

Über dieselbe Liste verschiebt Anfrage ablehnen die Anfrage in den Tab Abgelehnt. Wenn das Mitglied bereits bezahlt hatte, storniert Ablehnen und erstatten die Anfrage und erstattet ihm sein Geld. Eine versehentlich abgelehnte Anfrage kann wieder zur Bearbeitung zurückgesetzt werden.

Ein Mitglied erfassen, das offline bezahlt hat

Zwei Situationen, zwei Schaltflächen:

• Mitglied hinzufügen meldet jemanden manuell an: mit Kontaktdaten, Tarif, Optionen, Antworten im Formular und anschließend der erhaltenen Zahlung (Bar, Scheck oder Überweisung), ohne Zahlung, wenn die Mitgliedschaft geschenkt ist, oder mit der Einstellung „zu zahlen“ für einen Zahlungslink, der später gesendet wird. Ein standardmäßig aktiviertes Kontrollkästchen sendet die Mitgliedskarte direkt bei der Erfassung per E-Mail – oder den Zahlungslink, wenn die Mitgliedschaft noch offen ist.
• Bei einem Mitglied, das sich bereits online angemeldet hat, aber bei Ihnen vor Ort bar oder per Scheck bezahlt, öffnen Sie seinen Eintrag und klicken auf Ich wurde bezahlt: Die Mitgliedschaft wird bestätigt, ohne dass das Mitglied noch einmal online zahlen muss.

Gut zu wissen: Sie können auch eine ganze bestehende Liste auf einmal übernehmen. Siehe weiter unten, Eine Liste importieren.

Den Eintrag eines Mitglieds verwalten

Klicken Sie in der Liste auf Verwalten, um den Eintrag eines Mitglieds zu öffnen. Sie können:

• seine Angaben Bearbeiten, einschließlich seiner E-Mail-Adresse;
• den Plan ändern, wenn es auf einen anderen Tarif wechseln soll;
• Optionen hinzufügen oder entfernen;
• die Mitgliedskarte erneut senden, falls es sie verloren hat, mit derselben Nummer und demselben QR-Code;
• seine Mitgliedschaft Als abgelaufen markieren;
• eine als abgelaufen markierte Mitgliedschaft Reaktivieren;
• die Mitgliedschaft stornieren oder erstatten, wenn ihr eine Online-Zahlung zugeordnet ist.

Alles Wissenswerte über die Karte selbst (was der QR-Code anzeigt, wie Sie ihn am Eingang prüfen) lesen Sie unter So funktioniert die digitale Mitgliedskarte.

Ihre Liste importieren und exportieren

Wenn Sie bereits eine Mitgliederliste in einer Tabelle haben, erspart Ihnen Datei importieren die erneute Eingabe. Laden Sie zuerst die Excel-Vorlage oder die CSV-Vorlage herunter: Sie erkennt automatisch die Spalten Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon, Tarif, Betrag, Zahlung, Startdatum, Enddatum, Notiz sowie eine Spalte pro Option oder pro Frage Ihres Formulars. Der Import erfolgt in zwei Schritten: Eine Vorschau zeigt Ihnen zunächst Zeile für Zeile, was erstellt wird, danach bestätigen Sie die Ausführung. Duplikate (eine E-Mail-Adresse, die bereits Mitglied ist) werden ignoriert und gemeldet. Der Versand der Karten per E-Mail ist standardmäßig deaktiviert, damit bei der Übernahme früherer Daten nicht Hunderte Personen auf einmal benachrichtigt werden.

In der Gegenrichtung lädt die Schaltfläche Mitglieder exportieren Ihre Liste als Excel-, CSV- oder PDF-Datei herunter.

Ihren Mitgliedern schreiben

Wählen Sie im Bereich Mailing der Mitgliedschaft Ihre Empfänger: Alle Mitglieder, Aktive Mitglieder, Bald ablaufend (diejenigen, deren Mitgliedschaft innerhalb von 30 Tagen endet) oder Abgelaufene Mitglieder, um an eine Verlängerung zu erinnern – zusätzlich zu den automatischen Erinnerungen, die unter So funktioniert die Verlängerung von Mitgliedschaften beschrieben sind. Verfassen Sie Ihre Nachricht; die Vorschau vor dem Versand vermeidet Überraschungen.

Achtung: Jeder Verein kann bis zu 500 E-Mails pro Monat senden. Dieses Kontingent gilt gemeinsam für Sammelmails aus Mitgliedschaft, Ticketverkauf und Shop und wird am Ersten des Monats zurückgesetzt. Die verbleibende Anzahl wird vor dem Versand angezeigt.

Das Wichtigste

• Der Bereich Mitglieder hat drei Ansichten: Mitglieder, Zu bearbeiten und Abgelehnt.
• Eine Mitgliedschaft, die eine Genehmigung erfordert, wartet vor der Zahlung auf Ihre Zustimmung: Sie wählen, ob sie sofort oder erst bei Zahlung aktiviert wird.
• Eine persönlich erhaltene Zahlung bestätigen Sie mit Ich wurde bezahlt, oder Sie erfassen sie direkt mit Mitglied hinzufügen.
• Im Eintrag eines Mitglieds können Sie den Tarif ändern, die Karte erneut senden oder die Mitgliedschaft als abgelaufen markieren.
• Datei importieren und Mitglieder exportieren sparen Ihnen bei einer großen Liste viel Zeit.