Wie verwalte und exportiere ich die Teilnehmerliste?
Um die Teilnehmer einer Veranstaltung zu verwalten, öffnen Sie den Tab Teilnehmer der Veranstaltung im Dashboard oder in der Donoor-App: Dort können Sie die Liste jederzeit filtern, durchsuchen und exportieren, auch während der Verkauf weiterläuft.
Zwei weitere Tabs ergänzen diese Ansicht: Zu bearbeiten für Reservierungen, die noch nicht bezahlt sind, und Warteliste für Personen, die auf der Warteliste stehen, wenn ein Tarif ausgebucht ist.
Liste öffnen, filtern und durchsuchen
- Klicken Sie im Menü auf Ticketing, öffnen Sie die Veranstaltung und dann den Tab Teilnehmer.
- Suchen Sie eine Person anhand ihres Namens oder ihrer E-Mail-Adresse.
- Filtern Sie nach Status und, wenn die Veranstaltung mehrere Tarife hat, nach Tarif mit Alle Tarife.
| Filter | Was er anzeigt |
|---|---|
| Gültig | Bezahlte Tickets, die beim Einlass noch nicht gescannt wurden |
| Gescannt | Tickets, die beim Einlass bereits bestätigt wurden |
| Nicht gescannt | Gültige Tickets, die noch nicht verwendet wurden |
| Noch zu zahlen | Ausgestelltes Ticket mit einer Option oder einem Tarifwechsel, der noch nicht bezahlt wurde |
| Storniert | Stornierte Tickets |
| Teilerstattung / Vollerstattung | Tickets mit einer Teil- oder Vollerstattung |
Jede Zeile zeigt den Teilnehmer, seinen Tarif, die gewählten Optionen, den bezahlten Betrag, die Ticketnummer, den Status und das Kaufdatum. Die Schaltfläche Verwalten öffnet die vollständigen Details des Tickets.
Achtung: Eine noch nicht bezahlte Reservierung erscheint niemals in dieser Liste oder in Ihren Verkaufsstatistiken: Sie befindet sich ausschließlich im Tab Zu bearbeiten, damit die angezeigte Teilnehmerzahl immer dem entspricht, was tatsächlich bezahlt wurde.
Liste für den Veranstaltungstag exportieren
Klicken Sie im Dashboard oben auf der Veranstaltungsseite auf Exportieren und wählen Sie ein Format: Excel (.xlsx), CSV (.csv) oder PDF (.pdf). In der mobilen App bietet die Exportschaltfläche in der Detailansicht eines Teilnehmers direkt eine CSV-Datei an, die wie jede andere Datei auf Ihrem Telefon geteilt werden kann.
Alle drei Formate enthalten dieselben Spalten: Name, E-Mail, Telefon, Tarif, Status, Check-in-Datum (oder „Nein“, wenn die Person noch nicht eingetreten ist), danach eine Spalte für jede Frage Ihres Anmeldeformulars – Alter, Allergien, Ernährungsweise, ärztliches Attest usw. – in der Reihenfolge, in der Sie sie bei der Einrichtung der Veranstaltung gestellt haben. Eine unbeantwortete Frage lässt die Zelle einfach leer.
Tipp: Das PDF ergibt eine druckfertige Tabelle für den Empfang; Excel- oder CSV-Dateien lassen sich leichter an einen Caterer oder Dienstleister weitergeben, um Badges, Verpflegung oder Ausstattung vorzubereiten.
Einen bestimmten Teilnehmer verfolgen
Suchen Sie ihn anhand seines Namens oder seiner E-Mail-Adresse und klicken Sie dann auf Verwalten (oder öffnen Sie seine Karte in der App), um seinen Tarif, seine Optionen, ob sein Einlass bereits erfasst wurde und ob eine Erstattung beantragt wurde, einzusehen. Um ein Ticket zu erstatten oder einen Widerspruch zu bearbeiten, lesen Sie Eine Zahlung erstatten und einen Streitfall bearbeiten. Zur Kontrolle der Einlässe am Veranstaltungstag siehe den Check-in am Eingang.
Wenn die Veranstaltung ausgebucht ist: die Warteliste
Wenn für einen Tarif keine Plätze mehr frei sind, können sich Interessierte auf die Warteliste setzen lassen, anstatt ohne Ticket zu gehen. Diese Anmeldung reserviert und bezahlt keinen Platz: Sie ist lediglich eine Interessensbekundung in der Reihenfolge des Eingangs.
- Sobald ein Platz frei wird (Stornierung, Erstattung), erhalten die ersten Angemeldeten automatisch eine E-Mail mit einem Link, um ihren Platz selbst zu reservieren und zu bezahlen.
- Sie können eine Person auch manuell mit Benachrichtigen im Tab Warteliste informieren.
- Die Person muss anschließend selbst auf der Veranstaltungsseite bestellen: Es wird nichts automatisch in ihrem Namen abgebucht.
Gut zu wissen: Auf der Warteliste zu stehen garantiert keinen Platz. Wenn Sie mehrere Tarife haben, gibt jede Person den gewünschten Tarif an oder antwortet mit „Egal“.
Wer kann Teilnehmer einsehen und verwalten?
Unter Einstellungen › Team hat jedes Mitglied Rechte pro Bereich. Für das Ticketing sind sie standardmäßig so verteilt:
| Aktion | Inhaber / Administrator | Ehrenamtlicher | Mitglied |
|---|---|---|---|
| Ticketing und Teilnehmer einsehen | Ja | Ja | Ja |
| Ticketbeträge einsehen | Ja | Nein | Nein |
| Teilnehmer hinzufügen, „Zu bearbeiten“ verwalten | Ja | Nein | Nein |
| Liste exportieren | Ja | Nein | Nein |
| Tickets am Eingang bestätigen (Scanner) | Ja | Ja | Nein |
Diese Rechte können für jedes Mitglied einzeln angepasst werden: siehe Team einladen und Rechte verwalten. Die detaillierten Schritte zur Teilnehmerliste sind außerdem im Schulungsmodul Ticketing als Video dargestellt.
Das Wichtigste
- Der Tab Teilnehmer lässt sich nach Status und Tarif filtern sowie nach Name oder E-Mail durchsuchen.
- Eine nicht bezahlte Reservierung erscheint nur im Tab Zu bearbeiten, niemals in der Teilnehmerliste.
- Der Export (Excel, CSV oder PDF) enthält Name, E-Mail, Telefon, Tarif, Status, Check-in und alle Antworten aus dem Anmeldeformular.
- Die Warteliste ist kostenlos und unverbindlich: Die Person muss selbst bezahlen, sobald ein Platz frei wird.
- Standardmäßig fügen nur der Inhaber und Administratoren Teilnehmer hinzu, verwalten „Zu bearbeiten“ und exportieren; Ehrenamtliche können Tickets am Eingang scannen.