Wie verwalte ich die Bestellungen nach dem Verkauf?

Jede Bestellung, die in Ihrem Shop aufgegeben wird, erscheint automatisch im Reiter Bestellungen Ihres Dashboards, mit ihrer Nummer, dem Käufer, den Details der gekauften Artikel und dem Nettobetrag, den Ihr Verein erhalten wird. Sie bringen die Bestellung Schritt für Schritt voran, bis sie übergeben oder versendet wird. Auf Wunsch wird der Käufer bei jeder Änderung per E-Mail informiert. Außerdem können Sie jederzeit alle Ihre Bestellungen exportieren oder mehreren Käufern gleichzeitig schreiben.

Um dorthin zu gelangen, öffnen Sie das Menü Shop, klicken beim betreffenden Shop auf Verwalten und wählen dann den Reiter Bestellungen. Diese Seite setzt voraus, dass das Recht Ihres Vereins zum Verkauf von Produkten bereits geklärt ist. Falls dies noch nicht der Fall ist, lesen Sie zuerst Darf ein Verein Produkte verkaufen?.

Der Ablauf einer Bestellung, vom Eingang bis zur Übergabe

Wenn ein Käufer Produkte in seinen Warenkorb legt, eine Abhol- oder Versandoption wählt und bezahlt, erhält er eine E-Mail „Bestellung bestätigt“, und seine Bestellung erscheint unter Bestellungen mit dem Status Zu bearbeiten. Anschließend bringen Sie sie mit einem Klick auf ihrer Detailseite voran, bis zur Übergabe oder zum Versand. Der Ablauf richtet sich nach der vom Käufer gewählten Option.

Auf der Detailseite der Bestellung bietet eine Schaltfläche immer den nächsten Schritt an: Als in Vorbereitung markieren, danach je nach Option Als abholbereit markieren oder Als versendet markieren, dann Als übergeben markieren oder Als geliefert markieren. Das Kästchen Käufer benachrichtigen ist standardmäßig aktiviert und versendet automatisch eine E-Mail mit dem neuen Status sowie, falls gewünscht, einer Notiz für den Käufer.

Beim Markieren einer Bestellung als versendet können Sie den Versanddienstleister und die Sendungsnummer angeben. Wenn Sie zusätzlich einen Verfolgungslink hinzufügen, wird diese Nummer in der E-Mail an den Käufer anklickbar. Sie können auch mit Zurück auf „Zu bearbeiten“ setzen einen Schritt zurückgehen oder die Verfolgung mit Bearbeitung abbrechen beenden.

Tipp: Ein Fehler in einer Sendungsnummer ist nicht endgültig. Verwenden Sie Sendungsverfolgung bearbeiten, um sie nachträglich zu korrigieren, ohne die Bestellung erneut als versendet markieren zu müssen.

Achtung: Bearbeitung abbrechen beendet nur die Verfolgung der Vorbereitung oder des Versands. Die Zahlung wird dadurch nicht storniert. Um dem Käufer das Geld zurückzugeben, verwenden Sie die weiter unten beschriebene Erstattung.

Bestellungen verfolgen und filtern

Die Bestellliste lässt sich nach Zahlungsstatus filtern: Bezahlt, Ausstehend, vollständig erstattet oder mit dem Filter Teilw. erstattet, Storniert, Abgelaufen. Ebenso nach Bearbeitungsstatus: Zu bearbeiten, In Vorbereitung, Abholbereit, Versendet, Geliefert / übergeben. Außerdem können Sie nach Name, E-Mail oder Bestellnummer suchen. Jede Zeile zeigt die Bestellung, den Käufer, den Erhaltenen Nettobetrag und beide Status. Klicken Sie auf Verwalten, um die Details zu öffnen.

Gut zu wissen: Solange eine Bestellung nicht bezahlt ist, wird ihr Betrag ausgegraut angezeigt und in keiner Summe gezählt, genau wie bei Spenden.

Der Erhaltene Nettobetrag ist der Betrag, den Ihr Verein tatsächlich erhält, nach Abzug der eventuellen Gebühren des Zahlungsdienstleisters, die der Käufer beim Bezahlen nicht übernommen hat. Weitere Informationen finden Sie unter Transaktionsgebühren und Übernahme der Gebühren durch die Käufer.

Hat ein Käufer auf andere Weise bezahlt, etwa bar, per Scheck oder per Überweisung, bestätigt die Schaltfläche Ich wurde bezahlt die Bestellung ohne Zahlungsdienstleister: Der Lagerbestand wird reduziert, der Käufer erhält seine Kaufbestätigung und eine manuelle Transaktion wird erfasst, damit sie bei Bedarf später erstattet werden kann.

Eine Bestellung persönlich übergeben: der Scanner

Klicken Sie am Abholtag oben in Ihrem Shop auf Scannen, wählen Sie gegebenenfalls den betreffenden Shop aus, wenn Sie mehrere verwalten, und dann auf Scanner öffnen im Browser Ihres Telefons. Halten Sie das Gerät auf den QR-Code, den der Käufer Ihnen zeigt:

• Ein grüner Rahmen bedeutet, dass die Bestellung übergeben werden soll. Sie wird dann automatisch als übergeben markiert.
• Ein oranger Rahmen bedeutet, dass sie bereits abgeholt wurde. Übergeben Sie sie nicht ein zweites Mal.
• Ein roter Rahmen zeigt einen unbekannten QR-Code oder eine nicht bezahlte oder stornierte Bestellung an. Es gibt dann nichts zu übergeben.

Wohin fließt das Geld aus den Verkäufen?

Direkt auf das Stripe- oder PayPal-Konto Ihres Vereins, genau wie bei einer Spende. Donoor verwahrt dieses Geld zu keinem Zeitpunkt. Die Auszahlungen folgen demselben Prinzip wie bei Ihren Spenden, das in Wann erhalte ich die Spenden? erklärt wird: Bei Stripe wird jeder Verkauf einige Tage nach der Zahlung automatisch auf Ihr Bankkonto überwiesen. Bei PayPal bleibt das Geld auf dem PayPal-Guthaben des Vereins, bis Sie es abheben oder eine automatische Überweisung einrichten.

Wenn Sie einem Käufer einen Betrag erstatten müssen, öffnen Sie seine Bestellung und wählen Sie aus, was Sie zurückerstatten: Die gesamte Bestellung, Bestimmte Artikel oder einen Freien Betrag als Kulanzgeste. Den genauen Betrag berechnet Donoor, erstattete Artikel können wieder in den Lagerbestand übernommen werden, und der Käufer wird per E-Mail informiert. Der Betrag wird vom Stripe- oder PayPal-Guthaben des Vereins abgezogen. Das Vorgehen dabei sowie das Verfahren, wenn ein Käufer eine Zahlung bei seiner Bank anfechtet, sind in Eine Zahlung erstatten und einen Streitfall bearbeiten beschrieben.

Bestellungen exportieren und Ihren Käufern schreiben

Die Exportschaltfläche oben in der Liste bietet drei Formate an: Excel, das sich am einfachsten direkt öffnen lässt, CSV für die Weiterverarbeitung in einer anderen Software und PDF (Druck) zum Ausdrucken. Postanschriften und die Angaben, die Sie von den Käufern erbeten haben, werden in klar getrennten Spalten exportiert.

Die Schaltfläche Schreiben öffnet ein Fenster, um eine Nachricht an mehrere Käufer gleichzeitig zu senden. Dabei wählen Sie eine Zielgruppe: Alle Käufer, Zu bearbeitende Bestellungen, um eine Verzögerung anzukündigen, Warten auf Abholung, um Käufer zu erinnern, die ihre Bestellung noch nicht abgeholt haben, oder Versendete Bestellungen. Vor dem Versand wird angezeigt, wie viele Personen die Nachricht erhalten, sodass Sie die Reichweite Ihrer Mitteilung vor der Bestätigung prüfen können.

Das Wichtigste

• Jede Bestellung wird im Reiter Bestellungen Ihres Shops verfolgt, vom Status Zu bearbeiten bis zur Übergabe oder Lieferung.
• Ein Klick auf den nächsten Schritt bringt die Bestellung voran, und der Käufer kann bei jeder Änderung automatisch per E-Mail informiert werden.
• Die Abholung vor Ort wird mit dem QR-Code-Scanner bestätigt, direkt im Browser Ihres Telefons.
• Das Geld aus den Verkäufen fließt direkt auf das Stripe- oder PayPal-Konto Ihres Vereins, niemals auf ein Donoor-Konto.
• Sie können Ihre Bestellungen als Excel, CSV oder PDF exportieren und mit einer einzigen Nachricht einen Teil Ihrer Käufer anschreiben.