Wie organisiere ich das Schulfest meiner Schule (Elternverein APE)?
Ein Schulfest oder Vereinsfest organisieren Sie, indem Sie mehrere Werkzeuge auf einem einzigen Donoor-Konto kombinieren: das Ticketing für den Eintritt, die Stände und Aktivitäten, das Kassieren per Karte vor Ort mit Tap to Pay und einen Spenden-QR-Code, falls Sie zusätzlich eine Sammlung durchführen. Das Geld fließt direkt auf das Stripe- oder PayPal-Konto Ihres Vereins, und Donoor erhebt keine Provision.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihr Fest anlegen, am Veranstaltungstag kassieren und welche Formalitäten (Flohmarkt, Getränkestand, Tombola, Versicherung) Sie bei Ihrer Gemeinde prüfen sollten.
Die Donoor-Werkzeuge für ein Schulfest
Ein Schulfest besteht aus mehreren Kleinverkäufen: Eintritt, Getränke, Speisen, Spiele, manchmal eine Tombola. Mit einem einzigen Donoor-Konto können Sie ein Ticketing für den Eintritt und jeden Stand anlegen, vor Ort per Karte mit Tap to Pay kassieren und einen Spenden-QR-Code für eine Sammlung hinzufügen, wobei das Ziel live angezeigt wird. Donoor steht jedem Verein nach französischem Recht (loi 1901) offen, einschließlich eines Elternvereins (APE, APEL): Die Anmeldebedingungen finden Sie unter Was ist Donoor?.
Das Ticketing für Ihr Schulfest anlegen
- Klicken Sie unter Ticketing auf Neue Veranstaltung und wählen Sie Datum und Ort Ihres Festes.
- Klicken Sie im Reiter Tarife für jeden Stand oder jede Aktivität auf Tarif hinzufügen (Eintritt, Getränk, Sandwich, Spiel, Tombola-Los usw.) und geben Sie den Preis an. Mit Gesamtmenge begrenzen vermeiden Sie, mehr Plätze zu verkaufen, als vorhanden sind, zum Beispiel bei einem Workshop oder einem Essen.
- Verwenden Sie unter Formular die Option Feld hinzufügen, wenn Sie eine zusätzliche Angabe benötigen, zum Beispiel eine Allergie für den Essensstand.
- Veröffentlichen Sie die Veranstaltung und teilen Sie den Link oder den QR-Code mit den Familien, zum Beispiel über das Mitteilungsheft oder die Elterngruppe.
Sie können am Eingang auch Teilnehmern erlauben, eine Spende zu leisten aktivieren: Beim Bezahlen können die Familien zusätzlich zum Ticketpreis einen Beitrag zur Unterstützung des Vereins hinzufügen.
Die Einzelheiten zu jedem Schritt finden Sie in den Modulen Veranstaltung erstellen und Tickets, Tarife und Optionen der Schulung Ticketing.
Vor Ort kassieren ohne Kasse und Wechselgeld
An jedem Stand, der vor Ort verkauft, kassiert eine ehrenamtliche Person mit ihrem Telefon über Tap to Pay, ohne dass ein Zahlungsterminal gemietet werden muss. Geben Sie ihr die Berechtigung zum Kassieren über Einstellungen › Team: Mehrere Ehrenamtliche können gleichzeitig kassieren, jeweils auf ihrem eigenen Telefon.
Donoor nimmt Zahlungen per Karte, Apple Pay und Google Pay entgegen. Bei Bargeld führen Sie weiterhin eine separate Kasse, wie bei jeder Sammlung in bar.
| Zahlungsweg | Wofür | Wann |
|---|---|---|
| Online-Ticketing | Eintritt und Anmeldungen zu Aktivitäten | Vor dem Fest: Die Familien buchen und bezahlen im Voraus |
| Tap to Pay | Getränke, Speisen, Spiele, kurzfristige Anmeldungen | Am Veranstaltungstag, auf dem Telefon der ehrenamtlichen Person |
| Bargeld | Käufe, die Besucher lieber bar bezahlen | Am Veranstaltungstag, separat in Ihrer üblichen Kasse erfasst |
Spenden live mit einem QR-Code verfolgen
Wenn Sie zusätzlich eine Sammlung oder eine Spendenurne betreiben, erstellen Sie einen Spenden-QR-Code mit einem Ziel, zeigen Sie ihn auf einem Bildschirm oder Fernseher an und verkünden Sie über das Mikrofon die erreichten Etappen. Siehe das Modul Warum der QR-Code der Schulung QR-Codes.
Tipp: Ein Spendenbarometer, das live steigt und von Weitem sichtbar ist, motiviert die Besucher zur Teilnahme. Denken Sie auch daran, dass die Zuwendungsbestätigung per E-Mail verschickt wird, sofern Ihr Verein solche ausstellt.
Formalitäten rechtzeitig einplanen
Wenn Ihr Schulfest einen Stand mit dem Verkauf gebrauchter Gegenstände oder einen Flohmarkt mit externen Ausstellern umfasst, gelten dieselben Regeln wie für einen Vide-grenier (Flohmarkt): Anmeldung bei der Gemeinde und ein Register der Aussteller. Siehe Wie Sie einen Vereins-Flohmarkt organisieren.
Wenn Sie einen Getränkestand betreiben, ist in der Regel vor der Veranstaltung eine gesonderte Anmeldung nötig: Erkundigen Sie sich bei Ihrer Gemeinde nach der Frist, dem zu verwendenden Formular und den Getränken, die Sie verkaufen dürfen.
Wenn Sie im Rahmen des Festes eine Tombola oder ein Lotto veranstalten, unterliegen diese Spiele eigenen Regeln: Siehe Wie Sie eine Tombola organisieren, Schritt für Schritt und Genehmigung für ein Vereinslotto.
Achtung: Prüfen Sie vor der Veranstaltung außerdem, ob die Haftpflichtversicherung Ihres Vereins eine öffentlich zugängliche Veranstaltung abdeckt. Bei Unsicherheit holen Sie eine schriftliche Bestätigung Ihres Versicherers ein.
Das Wichtigste
- Ein einziges Donoor-Konto vereint das Ticketing für den Eintritt, das Kassieren per Karte an den Ständen und einen Spenden-QR-Code für die Sammlung.
- Legen Sie einen Tarif pro Stand oder Aktivität an, bei Bedarf mit begrenzter Menge, und teilen Sie danach den Link oder QR-Code mit den Familien.
- Am Veranstaltungstag kassieren Sie mit Tap to Pay auf dem Telefon jeder ehrenamtlichen Person; Bargeld wird weiterhin separat erfasst.
- Wenn das Fest einen Flohmarkt, einen Getränkestand, eine Tombola oder ein Lotto umfasst, gelten für jedes davon eigene Anmeldepflichten bei der Gemeinde: Prüfen Sie diese vor der Veranstaltung.
- Das Geld fließt direkt auf das Stripe- oder PayPal-Konto des Vereins, ohne Provision durch Donoor.