Benötigt der Check-in am Eingang eine Internetverbindung?
Ja. Die Einlasskontrolle mit der Donoor-App braucht Internet, aber eine einfache mobile Verbindung (4G) oder das WLAN des Veranstaltungsorts reicht aus. Jedes Ticket wird live vom Donoor-Server geprüft: Nur so kann ein bereits genutztes Ticket abgelehnt werden, selbst wenn es im selben Moment an einem anderen Eingang vorgezeigt wird.
Die App speichert keine Ticketliste auf dem Handy: Ohne Netz kann sie einen Einlass weder prüfen noch bestätigen.
Warum das Netz unverzichtbar ist
Der QR-Code eines Tickets enthält nur eine Kennung. Beim Scannen schickt die App sie an den Server, der das Ticket findet und prüft, ob es:
- zu Ihrem Verein gehört, und zur gewählten Veranstaltung, wenn Sie aus einer Veranstaltung heraus scannen;
- tatsächlich bezahlt wurde;
- weder storniert noch erstattet wurde und ob die Veranstaltung nicht abgesagt ist;
- noch nicht benutzt wurde.
Bestätigen zwei Ehrenamtliche dasselbe Ticket in derselben Sekunde, kommt nur einer durch: Der andere sieht Bereits gescannt. Eine Kopie des Tickets (Screenshot, Fotokopie) lässt also nur eine einzige Person hinein.
Wenn das Netz schwach ist oder ausfällt
Bei schwachem Netz dauert die Antwort einfach länger. Wenn sie nicht ankommt:
- zeigt die App „Überprüfung fehlgeschlagen. Bitte versuchen Sie es erneut.“ an und die Kamera startet wieder: Halten Sie den QR-Code noch einmal davor;
- bricht die Verbindung ab, während Sie auf Einlass bestätigen tippen, bleiben die Ticketdaten auf dem Bildschirm: Tippen Sie erneut, sobald das Netz zurück ist;
- blockieren die Zähler das Scannen nie: Laden sie nicht, können Sie trotzdem scannen.
Gut zu wissen: Zeigt ein neuer Versuch nach einem Ausfall Bereits gescannt mit Ihrem Namen und einer Uhrzeit von gerade eben, wurde die Bestätigung schon beim ersten Versuch gespeichert: Lassen Sie die Person hinein.
Testen Sie das Netz am Eingang vor der Öffnung, laden Sie die Handys (eine Powerbank einplanen) und halten Sie eine exportierte Teilnehmerliste als Notlösung bereit.
Den großen Tag vorbereiten
- Installieren Sie die Donoor-App auf jedem Handy am Empfang (iPhone oder Android).
- Laden Sie jede ehrenamtliche Person mit einem eigenen Konto ein: im Dashboard unter Einstellungen › Team › Mitglied einladen. Die Zahl der Mitglieder ist unbegrenzt (siehe Schulung Team).
- Prüfen Sie im Profil des Mitglieds das Recht „Tickets am Eingang entwerten“ (Kategorie Ticketing). Es ist standardmäßig für die Rollen Administrator und Ehrenamtlicher aktiviert, nicht für Mitglied, und setzt das Recht „Ticketing anzeigen“ voraus.
- Erlauben Sie beim ersten Öffnen des Scanners den Zugriff auf die Kamera. Wurde er verweigert, bietet der Scanner an, ihn in den Einstellungen des Handys zu aktivieren.
- Machen Sie einen Test: Scannen Sie ein echtes Ticket, prüfen Sie, dass Gültiges Ticket erscheint, und tippen Sie dann auf Abbrechen. Das Ticket wird nicht verbraucht.
Tipp: Zeigt jeder Scan „Überprüfung fehlgeschlagen. Bitte versuchen Sie es erneut.“, obwohl das Netz funktioniert, prüfen Sie das Recht der ehrenamtlichen Person: Ohne dieses Recht zeigt die App dieselbe Meldung.
Ein Ticket Schritt für Schritt scannen
Die Kontrolle erfolgt in zwei Schritten: Der Scan zeigt das Ticket an, dann bestätigen Sie den Einlass (Details in der Schulung Ticketing).
- Öffnen Sie den Scanner: Reiter Ticketing › Scannen für alle Ihre Veranstaltungen, oder öffnen Sie die Veranstaltung und tippen Sie auf Ticket scannen für nur diese Veranstaltung, mit ihren Zählern.
- Halten Sie die Kamera auf den QR-Code des Tickets, auf Papier oder auf dem Handy.
- Gültiges Ticket erscheint mit dem Namen, dem Tarif, der Ticketnummer und, falls vorhanden, den gekauften Optionen und der Vorstellung. Prüfen Sie die Person.
- Tippen Sie auf Einlass bestätigen: Ein grüner Haken und „Bestätigt!“ bestätigen den Einlass. Erst in diesem Moment wird das Ticket verbraucht; Abbrechen kehrt zur Kamera zurück, ohne etwas zu speichern.
- Tippen Sie auf Erneut scannen für die nächste Person.
QR-Code beschädigt? Tippen Sie auf Ticketnummer eingeben, geben Sie die auf dem Ticket gedruckte Nummer ein (BIL-…, oder TKT-… bei älteren Tickets) und bestätigen Sie: Der Rest läuft in zwei Schritten ab, wie bei einem Scan. Diese Nummer ist innerhalb einer Veranstaltung eindeutig: Öffnen Sie für eine Eingabe den Scanner am besten aus der Veranstaltung heraus.
Achtung: Die Schaltfläche Scannen im Dashboard öffnet ebenfalls einen Scanner, dort wird das Ticket aber schon beim Scannen bestätigt („Ticket gültig“). Bei einem Fehler nutzen Sie Diesen Check-in stornieren.
Mögliche Meldungen
| Der Bildschirm zeigt | Was das bedeutet | Was zu tun ist |
|---|---|---|
| Gültiges Ticket | Ticket in Ordnung, Einlass noch nicht gespeichert | Person prüfen, dann Einlass bestätigen |
| Bereits gescannt | Ticket bereits eingelassen: Gescannt am und Gescannt von sagen, wann und von wem | Mit der angezeigten Person klären oder den Teilnehmer in der Liste suchen |
| Roter Bildschirm: Ticket nicht gefunden oder für diese Veranstaltung nicht gültig | Unbekannter QR-Code, Ticket einer anderen Ihrer Veranstaltungen oder eines anderen Vereins | Die in der App geöffnete Veranstaltung und den Verein prüfen |
| Roter Bildschirm: Ticket storniert | Ticket storniert oder erstattet | Nicht bestätigen; in der Teilnehmerliste nachsehen |
| Roter Bildschirm: Ticket nicht bezahlt, Zahlung nicht abgeschlossen | Zahlung nicht durchgegangen | Einen neuen Kauf oder eine Anmeldung vor Ort anbieten |
| Roter Bildschirm: Veranstaltung abgesagt, Tickets nicht gültig | Veranstaltung abgesagt | Mit diesen Tickets kein Einlass möglich |
| „Dies ist eine Mitgliedskarte, kein Ticket“ | Eine Mitgliedskarte wurde vorgezeigt | Nach dem Ticket fragen; die Karte wird mit dem Mitgliedschaftsscanner geprüft |
| „Überprüfung fehlgeschlagen. Bitte versuchen Sie es erneut.“ | Keine Antwort (Netz) oder fehlendes Recht | Erneut scannen; Netz prüfen, dann das Recht |
Mehrere Ehrenamtliche, mehrere Eingänge
Sie können mit beliebig vielen Handys gleichzeitig scannen. Ein an einem Eingang bestätigtes Ticket wird an allen anderen abgelehnt, mit dem Namen der Person, die es bestätigt hat.
- Geben Sie jeder ehrenamtlichen Person ein eigenes Konto statt eines geteilten Passworts: Ihr Name erscheint unter Gescannt von.
- Öffnen Sie den Scanner aus der Veranstaltung heraus: Die Zähler Tickets, Gescannt und Verbleibend aktualisieren sich bei jedem Einlass, auch bei denen der anderen Handys.
- Der Scanner im Reiter Ticketing („Alle Veranstaltungen zusammen“) akzeptiert Tickets aller Ihrer Veranstaltungen, aber ohne Zähler.
Im Dashboard lässt sich die Teilnehmer-Liste der Veranstaltung nach Gültig, Gescannt oder Nicht gescannt filtern: praktisch, um zu sehen, wer noch nicht da ist, oder um zum Schluss die Einlässe mit den verkauften Tickets zu vergleichen.
Ein Teilnehmer ohne sein Ticket
Handy-Akku leer, E-Mail nicht auffindbar: Ist die Person angemeldet, ist ihr QR-Code nicht zwingend nötig.
- Öffnen Sie die Teilnehmer-Liste der Veranstaltung und suchen Sie die Person nach Name oder E-Mail (die Suche ignoriert Akzente sowie Groß- und Kleinschreibung).
- Öffnen Sie ihr Profil: Sie sehen ihren Tarif, ob ihr Einlass bereits gespeichert ist, und die Nummer ihres Tickets.
- Tippen Sie auf Einchecken, um ihren Einlass zu bestätigen. Erscheint diese Schaltfläche bei Ihnen nicht, geben Sie die Nummer im Scanner unter Ticketnummer eingeben ein.
Die Person steht nicht auf der Liste? Melden Sie sie mit Teilnehmer hinzufügen an (siehe Anmeldung vor Ort). Ein versehentlich bestätigter Einlass lässt sich im Profil mit Check-in rückgängig machen korrigieren: Das Ticket ist dann wieder gültig.
Das Wichtigste
- Eine Verbindung ist nötig (4G oder WLAN): Einen Offline-Modus gibt es nicht.
- In der App erfolgt die Bestätigung in zwei Schritten: scannen, dann Einlass bestätigen.
- Ein Ticket kommt nur einmal hinein, auch bei mehreren Eingängen: Danach zeigt es Bereits gescannt.
- Jede ehrenamtliche Person braucht ein eigenes Konto und das Recht, Tickets am Eingang zu entwerten.
- Ohne QR-Code suchen Sie die Person unter Teilnehmer oder geben die Nummer ihres Tickets ein.