Hoe verkoop en int ik ter plaatse op de dag van het evenement?

Op de dag van het evenement, om een ticket te verkopen of iemand in te schrijven die niet online heeft gereserveerd, opent u het evenement in het dashboard of in de Donoor-app en klikt u op Deelnemer toevoegen: u vermeldt de naam, het e-mailadres en het gekozen tarief, en daarna hoe de persoon heeft betaald — contant, met cheque of met overschrijving. Haar tickets worden meteen aangemaakt en per e-mail verzonden, zonder betaalterminal en zonder online account van haar kant.

Als iemand online heeft gereserveerd maar zijn betaling niet heeft afgerond, kunt u via het tabblad Te verwerken zijn betaallink opnieuw verstrekken of registreren dat hij in persoon heeft betaald.

Verkopen en inschrijven van iemand die niet heeft gereserveerd

1. Open in het evenement het tabblad Deelnemers en klik op Deelnemer toevoegen (de knop « + » naast de filters, in de app).
2. Vul de Voornaam, de Achternaam en het E-mailadres in (het telefoonnummer is optioneel): de tickets worden naar dit adres gestuurd.
3. Kies het Tarief en de Hoeveelheid, vink haar opties aan en beantwoord de vragen van uw inschrijvingsformulier als zij die geeft (een medisch attest kan later ook worden toegevoegd via haar fiche).
4. Geef aan hoe zij heeft betaald en klik vervolgens op Deelnemer toevoegen. Haar tickets worden aangemaakt en, tenzij u de e-mailverzending uitschakelt, meteen ontvangen.

Deze functie, identiek aan het loket in het dashboard en in de mobiele app, dient even goed voor het ophalen van startnummers bij een loop, voor een gala zonder verplichte reservering of voor een kermis: u maakt de inschrijving in enkele seconden aan, zonder de persoon online te laten betalen.

Let op: als alle tarieven van het evenement volzet of gesloten zijn, biedt Deelnemer toevoegen geen enkel tarief meer aan. Open het tabblad Tarieven om het aantal plaatsen te verhogen of een tarief opnieuw te openen voordat u nog iemand kunt inschrijven: zie tickets en tarieven instellen.

Contant, cheques en overschrijvingen worden goed geaccepteerd

Ja: kies in de betalingsstap hoe de persoon heeft betaald.

Zodra de betaling is gekozen en bevestigd, wordt een transactie in uw dashboard geregistreerd zoals elke andere betaling: u kunt ze later terugvinden en indien nodig terugbetalen. Omdat het geld niet via Stripe of PayPal loopt, is er op deze verkoop geen providerkost van toepassing: de vereniging ontvangt het volledige bedrag.

Goed om te weten: voor de rest van uw boekhouding (kassa, verkoopboek) blijft u uw contanten tellen zoals u nu al doet. Donoor registreert de verkoop en geeft de tickets uit, maar vervangt uw fysieke kassa niet.

Een groep of meerdere tickets tegelijk

Verhoog de Hoeveelheid om in één keer meerdere tickets van hetzelfde tarief te verkopen, bijvoorbeeld voor een gezin. Al deze tickets dragen dan dezelfde naam en hetzelfde e-mailadres, die van de persoon aan het loket: voor op naam gestelde tickets met een andere naam op elk ticket voegt u elke deelnemer afzonderlijk toe.

Een online reservering die onbetaald is gebleven

Kaart geweigerd, betaling onderweg afgebroken: deze reserveringen verschijnen nooit in de deelnemerslijst, maar wel in het tabblad Te verwerken van het evenement.

• Zolang de betaallink nog geldig is, laat de knop Betaallink u die kopiëren of opnieuw verzenden: de persoon betaalt zelf online, met kaart, Apple Pay of Google Pay.
• Zodra deze link is verlopen (de plaatsen worden dan opnieuw te koop aangeboden), registreert de knop Ter plaatse geïnd met één klik dat zij in persoon heeft betaald: haar tickets worden opnieuw geactiveerd en per e-mail opnieuw verzonden, als het evenement niet volzet is.
• Met de knop Bewerken kunt u ook haar naam, e-mailadres, tarief of hoeveelheid corrigeren, en de betaling preciseren voordat zij heeft betaald.

Voor de controles bij de ingang (scannen van tickets, internetverbinding vereist), zie de check-in bij de ingang, en om de volledige deelnemerslijst te beheren, deelnemers van een evenement beheren en exporteren.

Wie mag er aan het loket innen?

Standaard zien alleen de eigenaar en de beheerders Deelnemer toevoegen en kunnen zij het tabblad Te verwerken behandelen; dit recht (Ticketing bewerken) wordt per lid aangepast in Instellingen › Team, waar u het ook kunt inschakelen voor een vrijwilliger die aan het loket staat. Zie uw team uitnodigen en hun rechten beheren.

Om te onthouden

• Deelnemer toevoegen schrijft in enkele seconden een persoon in die niet online heeft gereserveerd en int het bedrag.
• Contant, cheques en overschrijvingen worden rechtstreeks in Donoor geaccepteerd, zonder betaalterminal: de verkoop wordt geregistreerd en de tickets worden meteen uitgegeven.
• Een verkoop die in persoon is betaald, loopt via geen enkele betalingsprovider: er zijn dus geen kosten op.
• Een onbetaalde online reservering wordt behandeld in het tabblad Te verwerken: de betaallink opnieuw verzenden, of ter plaatse innen.
• Dit recht is standaard voorbehouden aan de eigenaar en de beheerders; activeer het voor een vrijwilliger indien nodig.