Vereist de check-in bij de ingang een internetverbinding?
Ja. De toegangscontrole met de Donoor-app heeft internet nodig, maar een eenvoudige mobiele verbinding (4G) of de wifi van de zaal is voldoende. Elk ticket wordt live gecontroleerd door de server van Donoor: zo kan een ticket dat al gebruikt is worden geweigerd, ook als het op hetzelfde moment bij een andere deur wordt getoond.
De app bewaart geen lijst met tickets op de telefoon: zonder netwerk kan ze geen toegang controleren of valideren.
Waarom het netwerk onmisbaar is
De QR-code van een ticket bevat alleen een identificatiecode. Bij het scannen stuurt de app die naar de server, die het ticket opzoekt en controleert of het:
- bij uw vereniging hoort, en bij het gekozen evenement als u vanuit een evenement scant;
- echt betaald is;
- niet geannuleerd of terugbetaald is, en of het evenement niet geannuleerd is;
- nog niet gebruikt is.
Valideren twee vrijwilligers hetzelfde ticket in dezelfde seconde, dan komt er maar één door: de ander ziet Al gescand. Een kopie van het ticket (screenshot, fotokopie) laat dus maar één persoon binnen.
Als het netwerk zwak is of uitvalt
Bij een zwak netwerk duurt het antwoord gewoon langer. Als het niet aankomt:
- toont de app „Verificatie mislukt. Probeer het opnieuw.” en start de camera opnieuw: houd de QR-code er nog eens voor;
- valt de verbinding weg terwijl u op Toegang valideren tikt, dan blijven de ticketgegevens op het scherm: tik opnieuw zodra het netwerk terug is;
- blokkeren de tellers het scannen nooit: laden ze niet, dan kunt u toch scannen.
Goed om te weten: toont een nieuwe poging na een storing Al gescand met uw naam en een tijdstip van zojuist, dan was de validatie bij de eerste poging al geregistreerd: laat de persoon binnen.
Test het netwerk bij de ingang vóór de opening, laad de telefoons op (neem een powerbank mee) en houd een geëxporteerde deelnemerslijst achter de hand als noodoplossing.
De grote dag voorbereiden
- Installeer de Donoor-app op elke telefoon aan het onthaal (iPhone of Android).
- Nodig elke vrijwilliger uit met een eigen account: in het dashboard, Instellingen › Team › Lid uitnodigen. Het aantal teamleden is onbeperkt (zie de opleiding Team).
- Controleer in het profiel van het lid het recht „Tickets scannen bij de ingang” (categorie Ticketing). Het staat standaard aan voor de rollen Beheerder en Vrijwilliger, niet voor Lid, en vereist het recht „Ticketing bekijken”.
- Sta de toegang tot de camera toe wanneer u de scanner voor het eerst opent. Werd die geweigerd, dan stelt de scanner voor om ze in de instellingen van de telefoon in te schakelen.
- Doe een test: scan een echt ticket, controleer dat Geldig ticket verschijnt en tik dan op Annuleren. Het ticket wordt niet verbruikt.
Tip: toont elke scan „Verificatie mislukt. Probeer het opnieuw.” terwijl het netwerk werkt, controleer dan het recht van de vrijwilliger: zonder dat recht toont de app hetzelfde bericht.
Een ticket scannen, stap voor stap
De controle gebeurt in twee stappen: de scan toont het ticket, daarna valideert u de toegang (details in de opleiding Ticketverkoop).
- Open de scanner: tabblad Ticketverkoop › Scannen voor al uw evenementen, of open het evenement en tik op Een ticket scannen voor alleen dat evenement, met zijn tellers.
- Richt op de QR-code van het ticket, op papier of op een telefoon.
- Geldig ticket verschijnt met de naam, het tarief, het ticketnummer en, indien aanwezig, de gekochte opties en de sessie. Controleer de persoon.
- Tik op Toegang valideren: een groen vinkje en „Gevalideerd!” bevestigen de toegang. Pas op dat moment wordt het ticket verbruikt; Annuleren keert terug naar de camera zonder iets te registreren.
- Tik op Opnieuw scannen voor de volgende persoon.
Beschadigde QR-code? Tik op Ticketnummer invoeren, typ het nummer dat op het ticket gedrukt staat (BIL-…, of TKT-… bij oudere tickets) en bevestig: de rest verloopt in twee stappen, zoals bij een scan. Dit nummer is uniek binnen een evenement: open voor het invoeren bij voorkeur de scanner vanuit het evenement.
Let op: de knop Scannen in het dashboard opent ook een scanner, maar daar wordt het ticket al bij het scannen gevalideerd („Ticket gevalideerd”). Bij een vergissing gebruikt u Deze check-in annuleren.
De mogelijke meldingen
| Het scherm toont | Wat het betekent | Wat te doen |
|---|---|---|
| Geldig ticket | Ticket in orde, toegang nog niet geregistreerd | De persoon controleren, dan Toegang valideren |
| Al gescand | Ticket al binnen: Gescand op en Gescand door zeggen wanneer en door wie | Overleggen met de vermelde vrijwilliger, of de persoon opzoeken in de lijst |
| Rood scherm: ticket niet gevonden of niet geldig voor dit evenement | Onbekende QR-code, ticket van een ander evenement van u of van een andere vereniging | Het evenement en de vereniging controleren die in de app geopend zijn |
| Rood scherm: ticket geannuleerd | Ticket geannuleerd of terugbetaald | Niet valideren; nakijken in de deelnemerslijst |
| Rood scherm: ticket niet betaald, betaling niet afgerond | De betaling is niet gelukt | Een nieuwe aankoop of een inschrijving ter plaatse voorstellen |
| Rood scherm: evenement geannuleerd, tickets niet geldig | Evenement geannuleerd | Geen toegang mogelijk met deze tickets |
| „Dit is een lidmaatschapskaart, geen ticket” | Er werd een lidmaatschapskaart getoond | Naar het ticket vragen; de kaart wordt gecontroleerd met de lidmaatschapsscanner |
| „Verificatie mislukt. Probeer het opnieuw.” | Geen antwoord (netwerk) of ontbrekend recht | Opnieuw scannen; het netwerk controleren, dan het recht |
Meerdere vrijwilligers, meerdere deuren
U kunt met zoveel telefoons als nodig tegelijk scannen. Een ticket dat bij één deur gevalideerd is, wordt bij alle andere geweigerd, met de naam van de vrijwilliger die het valideerde.
- Geef elke vrijwilliger een eigen account in plaats van een gedeeld wachtwoord: die naam verschijnt bij Gescand door.
- Open de scanner vanuit het evenement: de tellers Tickets, Gescand en Resterend worden bij elke binnenkomst bijgewerkt, ook bij die van de andere telefoons.
- De scanner van het tabblad Ticketverkoop („Alle evenementen samen”) aanvaardt tickets van al uw evenementen, maar zonder tellers.
In het dashboard kunt u de Deelnemers-lijst van het evenement filteren op Geldig, Gescand of Niet gescand: handig om te zien wie er nog niet is, of om bij de sluiting de binnenkomsten te vergelijken met de verkochte tickets.
Een deelnemer zonder ticket
Lege telefoon, e-mail kwijt: als de persoon ingeschreven is, is de QR-code niet onmisbaar.
- Open de Deelnemers-lijst van het evenement en zoek de persoon op naam of e-mail (de zoekfunctie negeert accenten en hoofdletters).
- Open het profiel: u ziet het tarief, of de toegang al geregistreerd is, en het Nummer van het ticket.
- Tik op Inchecken om de toegang te valideren. Verschijnt die knop niet bij u, typ het nummer dan in bij Ticketnummer invoeren in de scanner.
Staat de persoon niet op de lijst? Schrijf die dan in met Een deelnemer toevoegen (zie ter plaatse inschrijven op de grote dag). Een per vergissing gevalideerde toegang corrigeert u vanuit het profiel met Check-in ongedaan maken: het ticket wordt weer geldig.
Om te onthouden
- Er is een verbinding nodig (4G of wifi): er bestaat geen offlinemodus.
- In de app valideert u in twee stappen: scannen, dan Toegang valideren.
- Een ticket komt maar één keer binnen, ook met meerdere deuren: daarna toont het Al gescand.
- Elke vrijwilliger heeft een eigen account nodig en het recht om tickets te scannen bij de ingang.
- Zonder QR-code zoekt u de persoon op in Deelnemers of typt u het nummer van het ticket in.