Hoe werkt het verlengen van lidmaatschappen?
Er is geen automatische incasso: elk lid blijft vrij om te verlengen, via een link die vóór de vervaldatum per e-mail wordt gestuurd of door opnieuw de pagina van het lidmaatschap te openen. En verlengen maakt een volledig nieuw lidmaatschap aan, met een nieuwe kaart, een nieuw nummer en een nieuwe QR-code: het is niet dezelfde kaart die blijft werken.
U hoeft zelf niets te doen: de herinneringen worden automatisch verstuurd, en uw dashboard toont de lidmaatschappen die binnenkort verlopen.
De herinneringen vóór de vervaldatum
30, 15 en 7 dagen voor het einde van zijn lidmaatschap ontvangt elk lid om 9 uur een e-mail « Uw lidmaatschap verloopt binnenkort », met een link om te verlengen en online te betalen, zonder dat hij hoeft uit te zoeken hoe dat moet. Een lidmaatschap betaald met Geen limiet verloopt nooit en activeert dus ook geen herinneringen.
Hoe het lid verlengt
Vanuit zijn donorruimte, in de rubriek Lidmaatschappen, verschijnt de knop Verlengen zodra het lidmaatschap binnen 30 dagen verloopt, of zodra het verlopen is. Die knop leidt naar de openbare pagina van het lidmaatschap, waar het lid dezelfde route doorloopt als bij zijn eerste inschrijving: keuze van het tarief, opties, vragen en vervolgens betaling.
Blijft de kaart geldig na een verlenging?
Nee. Elke verlenging is een nieuwe bestelling, die een nieuw lidmaatschap aanmaakt: nieuw nummer, nieuwe QR-code en een nieuwe kaart die per e-mail wordt verstuurd. De oude kaart blijft gekoppeld aan het oude lidmaatschap: zodra de eigen einddatum is verstreken, toont ze « Lidmaatschap verlopen ». Bij de ingang van een evenement of van uw lokaal moet dus de meest recente kaart worden gescand. Wilt u alles weten over de kaart zelf, lees dan hoe de digitale ledenkaart werkt.
Let op: een lid dat vroegtijdig verlengt, vóór het einde van zijn lopende lidmaatschap, kan dus enkele dagen twee actieve lidmaatschappen tegelijk hebben: het oude tot de einddatum, en het nieuwe. Dat is geen fout.
De prijs van een verlenging
Een verlenging verloopt via dezelfde route als een eerste lidmaatschap: als u de Automatisch naar rato hebt ingeschakeld op uw lidmaatschap, geldt die ook voor een vroegtijdige verlenging, en een nog geldige promotiecode kan opnieuw worden gebruikt. Als u uw tarieven sinds het vorige seizoen hebt gewijzigd, betaalt het lid dat verlengt het nieuwe bedrag, niet het oude.
Verlengingen volgen vanuit het dashboard
Op de pagina van uw lidmaatschap telt het cijfer Verlopen binnenkort de leden wier lidmaatschap in de komende 30 dagen eindigt, en met de sectie Mailing kunt u zelf herinneren: schrijf naar de Binnenkort verlopende leden (minder dan 30 dagen) of naar de Verlopen leden, naast de automatische herinneringen.
En als het lid niet verlengt?
Aan uw kant hoeft u niets te doen: zodra de einddatum is verstreken, gaat het lidmaatschap automatisch over naar de status verlopen, elke dag opnieuw gecontroleerd. Zijn kaart toont dan bij het scannen « Lidmaatschap verlopen », en het lid heeft geen toegang meer tot wat het lidmaatschap bood. Keert hij later terug, dan verlengt hij zoals elke nieuwe lid, online of, als hij contant of per cheque betaalt bij uw spreekuur, via Lid toevoegen vanuit uw dashboard (zie hoe u de lidmaatschappen van uw leden volgt en valideert).
| Situatie | Wat er gebeurt |
|---|---|
| Het lid verlengt vóór het einde | Nieuw lidmaatschap meteen aangemaakt, met een eigen kaart; het oude blijft geldig tot de einddatum. |
| Het lid verlengt na het verlopen | Nieuw lidmaatschap aangemaakt op het moment van betaling, met een nieuwe kaart. |
| Het lid verlengt niet | Het lidmaatschap krijgt op de einddatum de status verlopen, zonder actie van uw kant. |
| Lidmaatschap betaald met Geen limiet | Verloopt nooit: geen herinneringen, geen verlenging nodig. |
Het volgende seizoen voorbereiden
De individuele verlenging van een lid is één ding; uw hele lidmaatschap voor een nieuw seizoen opnieuw lanceren is iets anders. In plaats van uw lidmaatschap elk jaar vanaf nul opnieuw aan te maken, dupliceert u het via de statusknop: de tarieven, opties en vragen van het formulier worden overgenomen in een nieuw lidmaatschap in concept, dat u aanpast (nieuwe data, nieuwe bedragen) voordat u het activeert. De details van deze stap vindt u in hoe u een lidmaatschapscampagne aanmaakt.
Goed om te weten: een lidmaatschap dupliceren neemt de leden niet over: het zijn twee verschillende zaken, het ene voor de structuur van het lidmaatschap, het andere voor elke persoon die lid wordt.
Om te onthouden
- Geen automatische incasso: het lid kiest zelf om te verlengen.
- Herinneringsmails worden automatisch verstuurd 30, 15 en 7 dagen vóór de vervaldatum.
- Verlengen maakt een nieuw lidmaatschap aan met een nieuwe kaart, een nieuw nummer en een nieuwe QR-code: het is niet dezelfde kaart die geldig blijft.
- Zonder verlenging gaat het lidmaatschap op de einddatum automatisch over naar de status verlopen.
- Voor een nieuw seizoen dupliceert u uw lidmaatschap in plaats van er een nieuw aan te maken.