Comment organiser la kermesse de son école (APE) ?
Organiser la kermesse de votre école ou de votre association consiste à combiner plusieurs outils sur un même compte Donoor : la billetterie pour l'entrée, les stands et les activités, l'encaissement par carte sur place avec Tap to Pay, et un QR code de don si vous tenez aussi une quête. L'argent va directement sur le compte Stripe ou PayPal de l'association, et Donoor ne prend aucune commission.
Cet article explique comment créer votre kermesse, encaisser le jour J, puis quelles formalités (brocante, buvette, tombola, assurance) vérifier auprès de votre mairie.
Les outils Donoor pour une kermesse
Une kermesse réunit plusieurs micro-ventes : une entrée, des boissons, de la restauration, des jeux, parfois une tombola. Avec un seul compte Donoor, vous pouvez créer une billetterie pour l'entrée et chaque stand, encaisser par carte sur place avec Tap to Pay, et ajouter un QR code de don pour une quête, avec un objectif affiché en direct. Donoor est ouvert à toute association loi 1901, y compris une association de parents d'élèves (APE, APEL) : voir qu'est-ce que Donoor pour les conditions d'inscription.
Creëer de ticketverkoop voor uw kermis
- Klik in Ticketverkoop op Nieuw evenement en kies de datum en de locatie van uw kermis.
- Klik in het tabblad Tarieven op Een tarief toevoegen voor elke kraam of activiteit (toegang, drank, broodje, spel, tombolaticket…), met de prijs ervan. Totale hoeveelheid beperken voorkomt dat u meer plaatsen verkoopt dan er zijn, bijvoorbeeld voor een workshop of een maaltijd.
- Gebruik in Formulier Veld toevoegen als u een extra gegeven nodig heeft, bijvoorbeeld een allergie voor de maaltijdkraam.
- Zet het evenement online en deel daarna de link of de QR-code met de gezinnen, bijvoorbeeld via het schoolagenda of de ouderchatgroep.
U kunt bij de toegang ook Deelnemers toestaan een donatie te doen activeren: bij het betalen kunnen gezinnen naast de prijs van het ticket een bijdrage aan de vereniging toevoegen.
Voor de details van elke stap volgt u de modules Créer votre événement en Billets, tarifs et options van de opleiding Ticketverkoop.
Ter plaatse innen zonder kassa of wisselgeld
Voor elke kraam die ter plaatse verkoopt, int een vrijwilliger met zijn telefoon via Tap to Pay, zonder betaalterminal die gehuurd moet worden. Geef hem het recht om te innen via Instellingen › Team: meerdere vrijwilligers kunnen tegelijk innen, elk met zijn eigen telefoon.
Donoor int met kaart, Apple Pay en Google Pay: voor contant geld houdt u een aparte kassa bij, zoals bij elke inzameling in contanten.
| Betaalmiddel | Waarvoor | Wanneer |
|---|---|---|
| Online ticketverkoop | Toegang en inschrijvingen voor activiteiten | Vóór de kermis: gezinnen reserveren en betalen vooraf |
| Tap to Pay | Drank, maaltijden, spellen, last-minute inschrijvingen | Op de kermisdag, op de telefoon van de vrijwilliger |
| Contant geld | Aankopen die bezoekers liever contant betalen | Op de kermisdag, apart bijgehouden in uw gewone kassa |
Donaties live volgen met een QR-code
Als u ook een collecte of een donatiebus organiseert, maak dan een donatie-QR-code met een doel, toon die op een scherm of televisie en kondig de bereikte mijlpalen via de microfoon aan. Zie de module Pourquoi le QR code van de opleiding QR-codes.
Tip: een meter die live stijgt en van ver zichtbaar is, zet bezoekers ertoe aan om mee te doen. Herinner er ook aan dat het fiscale ontvangstbewijs per e-mail wordt verstuurd als uw vereniging er een uitgeeft.
De formaliteiten om vooraf te regelen
Als uw kermis een verkoopstand voor tweedehands voorwerpen of een rommelmarkt met externe exposanten omvat, gelden dezelfde regels als voor een vide-grenier: aangifte bij de gemeente en een register van exposanten. Zie hoe u een verenigingsvide-grenier organiseert.
Als u een drankstand (buvette) runt, is er meestal een specifieke aangifte nodig vóór het evenement: informeer bij uw gemeente naar de termijn, het te gebruiken formulier en de dranken die u mag verkopen.
Als u naast de kermis een tombola of een loto organiseert, gelden voor deze spelen hun eigen regels: zie hoe u een tombola organiseert en de vergunning voor een verenigingsloto.
Let op: controleer ook vóór het evenement of de burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering van uw vereniging een evenement dat open staat voor het publiek dekt. Vraag bij twijfel een schriftelijke bevestiging aan uw verzekeraar.
Om te onthouden
- Eén Donoor-account combineert de toegangsticketverkoop, de kaartbetalingen op de kraampjes en een donatie-QR-code voor de collecte.
- Maak één tarief per kraam of activiteit, met een beperkte hoeveelheid indien nodig, en deel daarna de link of de QR-code met de gezinnen.
- Op de kermisdag int u met Tap to Pay op de telefoon van elke vrijwilliger; contant geld blijft apart bijgehouden.
- Als de kermis een rommelmarkt, een drankstand, een tombola of een loto omvat, volgt elk van die onderdelen zijn eigen aangifteregels bij de gemeente: controleer die vóór het evenement.
- Het geld gaat rechtstreeks naar de Stripe- of PayPal-rekening van de vereniging, zonder commissie van Donoor.