Hoe werkt de digitale ledenkaart?
De digitale ledenkaart wordt automatisch per e-mail naar elk lid gestuurd, als pdf, zodra het lidmaatschap betaald of goedgekeurd is. Ze draagt een unieke QR-code die gekoppeld is aan de fiche van het lid: één scan met de Donoor-app of het dashboard vertelt u meteen of het lidmaatschap geldig is.
Niets af te drukken of uit te delen: de kaart zit in het ledenbeheer van Donoor.
Wanneer de kaart wordt verstuurd
De kaart vertrekt zodra het lidmaatschap in uw ledenlijst is geregistreerd:
- Online betaald lidmaatschap: direct na de betaling, in de bevestigingsmail.
- Lidmaatschap met goedkeuring: met Zodra de betaling is gedaan vertrekt de kaart bij de betaling; met Nu vertrekt ze meteen en vermeldt de e-mail het bedrag dat nog betaald moet worden. Bij contante betaling of een cheque keurt Ik ben betaald het lidmaatschap goed en verstuurt de kaart.
- Handmatig toegevoegd lid (Lid toevoegen): het vakje Lidkaart per e-mail versturen is standaard aangevinkt.
- Import van een bestand: de kaarten vertrekken alleen als u het versturen van de e-mails aanvinkt (standaard uitgevinkt).
- Meerdere personen tegelijk ingeschreven: elk ontvangt een eigen kaart, met een eigen nummer, op het adres dat voor hem of haar is opgegeven.
De e-mail vertrekt in naam van uw vereniging, met haar logo.
Let op: bij een gratis of offline betaald lidmaatschap vertrekt de e-mail alleen als uw vereniging een gevalideerd Stripe- of PayPal-account heeft. Anders is het lidmaatschap wel geregistreerd: zodra het account gevalideerd is, verstuurt u de kaart met Lidkaart opnieuw versturen.
Wat er op de kaart staat
De kaart is een automatisch opgemaakte pdf op A4-formaat. U vindt er:
- de naam van uw vereniging en die van de gekozen formule;
- de naam en het e-mailadres van het lid;
- de geldigheidsdata, of „zonder tijdslimiet” voor een lidmaatschap dat nooit verloopt;
- het tarief en het betaalde bedrag, en de gekozen opties (shirt, maaltijd…);
- de QR-code en het lidmaatschapsnummer, dat begint met MBR-.
De opmaak is voor alle verenigingen dezelfde: om te veranderen wat erop staat, past u de formule of de fiche van het lid aan en verstuurt u de kaart opnieuw. Het stappenplan staat in de opleiding Lidmaatschap, module „De ledenkaarten”.
Hoe het lid zijn kaart toont
- Op de telefoon: het lid opent de pdf uit de e-mail en toont de QR-code.
- Afgedrukt: op een gewoon A4-vel.
- Vanuit de donateursomgeving: onder Lidmaatschappen opent de knop Kaart de kaart en downloadt PDF haar.
- Direct na de betaling: de bevestigingspagina biedt Mijn bijgewerkte kaart met QR-code downloaden aan.
Anders dan een ticket raakt de kaart niet „verbruikt” bij het scannen: ze geldt bij elk bezoek. Om een lid te helpen de kaart terug te vinden: je ledenkaart terugvinden.
Een kaart controleren bij de ingang
Met de Donoor-app
- Open in het tabblad Lidmaatschappen het lidmaatschap.
- Tik op Een ledenkaart scannen en geef toegang tot de camera.
- Richt op de QR-code: het scherm toont Geldig lidmaatschap of Ongeldig lidmaatschap, met de naam, de vereniging, de formule, de opties, het nummer en de einddatum.
Een per vergissing getoond ticket wordt gemeld. Zie ook tickets en kaarten scannen met de app.
Via het dashboard
- Open in uw dashboard Lidmaatschappen en klik op Scannen (ook bovenaan een geopend lidmaatschap beschikbaar).
- Geef toegang tot de camera en houd de QR-code ervoor.
- Het resultaat toont Geldig lidmaatschap of Verlopen lidmaatschap, met het lid, het plan, het nummer en de geldigheid. Nog een scannen gaat naar het volgende.
Hier verschijnt elk niet-actief lidmaatschap (verlopen, geannuleerd, in afwachting van betaling) als „Verlopen lidmaatschap”: open de fiche van het lid om de exacte status te zien.
Als het lid zijn kaart niet bij zich heeft
- Typ het lidmaatschapsnummer in het veld onder de camera (of voer het nummer in in het dashboard) en daarna Controleren: het resultaat verschijnt zoals bij een scan.
- Kent het lid zijn nummer niet? Zoek het op naam of e-mail in de lijst Leden en bekijk de status.
Tip: de scan herkent alle Donoor-kaarten, niet alleen die van u. Controleer dus ook de getoonde formule en vergelijk de naam van het lid met de persoon voor u: de kaart is persoonlijk.
Wat iemand ziet die scant met een gewone telefoon
De camera van elke telefoon leest de QR-code en opent een controlepagina, zonder app of account. Die toont de status in een gekleurde balk, de naam en het logo van uw vereniging, de formule, de naam van het lid, het lidmaatschapsnummer, de geldigheidsdata en de vermelding „Geverifieerd door Donoor”. Het e-mailadres van het lid staat er niet op.
De QR-code is een link naar de fiche van het lid, die op het moment van de scan wordt gelezen: zelfs een kaart die maanden geleden is afgedrukt, toont de actuele status.
| Getoonde status | Wat het betekent | Wat te doen |
|---|---|---|
| Actief lidmaatschap (groen) | Einddatum nog niet voorbij, of lidmaatschap zonder tijdslimiet. | Het lid is in orde: controleer of de naam klopt. |
| Verlopen lidmaatschap (rood) | Einddatum voorbij, of lidmaatschap via Als verlopen markeren beëindigd. | Nodig het lid uit om te verlengen; heeft het dat al gedaan, vraag dan naar de nieuwe kaart. |
| In afwachting van betaling (oranje) | Lidmaatschap geregistreerd, betaling nog niet ontvangen. | Open de fiche om te zien wat er nog betaald moet worden. |
| Geannuleerd lidmaatschap (grijs) | Lidmaatschap geannuleerd vanuit de fiche, of volledig terugbetaald (een gedeeltelijke terugbetaling annuleert het niet). | De kaart geeft geen rechten meer. Per vergissing geannuleerd, zonder terugbetaling? Heractiveren in de fiche. |
| Kaart niet gevonden | De QR-code hoort bij geen enkele kaart: beschadigde link of ander document. | Zoek het lid op naam of nummer in Leden. |
Verloop, verlenging en verloren kaart
Verloop en verlenging
Zodra de einddatum voorbij is, toont de scan „Verlopen lidmaatschap”; een lidmaatschap ingesteld op Geen limiet verloopt nooit. Voor het einde ontvangt elk lid 30, 15 en 7 dagen vooraf om 9.00 uur een herinneringsmail.
Het lid verlengt vanuit de donateursomgeving met Verlengen (zichtbaar vanaf 30 dagen voor het einde), of via de pagina van het lidmaatschap. De verlenging maakt een nieuw lidmaatschap aan: nieuwe kaart per e-mail, nieuw nummer, nieuwe QR-code. Details in de module „Herinneringen en verlenging”.
Goed om te weten: de oude kaart blijft gekoppeld aan het oude lidmaatschap en toont op de einddatum „Verlopen lidmaatschap”. Bij de ingang moet de nieuwe kaart worden gescand.
Een verloren kaart opnieuw versturen
- Open in Lidmaatschappen het lidmaatschap en daarna de sectie Leden.
- Klik op de regel van het lid op Beheren.
- Klik op Lidkaart opnieuw versturen en bevestig met Kaart opnieuw versturen.
De kaart gaat naar het adres op de fiche, met hetzelfde nummer en dezelfde QR-code: een oude afgedrukte kaart blijft geldig. Verkeerd adres? Verbeter het eerst met Bewerken. Dezelfde actie bestaat in de fiche van het lid in de app.
Om te onthouden
- De kaart vertrekt automatisch per e-mail, als pdf, zodra het lidmaatschap betaald of goedgekeurd is.
- De QR-code verwijst naar de fiche van het lid: de scan toont altijd de actuele status.
- Controleer haar met de app, het dashboard of, zonder kaart, met het lidmaatschapsnummer.
- Een opnieuw verstuurde kaart behoudt haar QR-code; een verlenging geeft een nieuwe kaart.