Hoe beheer en exporteer ik de deelnemerslijst?
Om de deelnemers van een evenement te beheren, opent u het tabblad Deelnemers van het evenement, in het dashboard of in de Donoor-app: daar kunt u de lijst op elk moment filteren, doorzoeken en exporteren, ook terwijl de verkoop doorloopt.
Twee andere tabbladen vullen dit overzicht aan: Te verwerken voor reserveringen die nog niet betaald zijn, en Wachtlijst voor personen die op de wachtlijst staan wanneer een tarief volzet is.
De lijst openen, filteren en doorzoeken
- Klik in het menu op Ticketverkoop, open het evenement en vervolgens het tabblad Deelnemers.
- Zoek een persoon op naam of e-mailadres.
- Filter op status en, als het evenement meerdere tarieven heeft, op tarief met Alle tarieven.
| Filter | Wat het toont |
|---|---|
| Geldig | Betaalde tickets die nog niet aan de ingang zijn gescand |
| Gescand | Tickets die al aan de ingang zijn gevalideerd |
| Niet gescand | Geldige tickets die nog niet gebruikt zijn |
| Nog te betalen | Ticket al uitgegeven, met een optie of tariefwijziging die nog niet betaald is |
| Geannuleerd | Geannuleerde tickets |
| Gedeeltelijke terugbetaling / Volledige terugbetaling | Tickets met een gedeeltelijke of volledige terugbetaling |
Elke regel toont de deelnemer, zijn tarief, de gekozen opties, het betaalde bedrag, het ticketnummer, de status en de aankoopdatum. Met de knop Beheren opent u het volledige detail van het ticket.
Let op: een reservering die nog niet betaald is, verschijnt nooit in deze lijst of in uw verkoopstatistieken: ze staat uitsluitend in het tabblad Te verwerken, zodat het getoonde aantal deelnemers altijd overeenkomt met wat er daadwerkelijk betaald is.
De lijst exporteren voor de dag zelf
Klik in het dashboard bovenaan de pagina van het evenement op Exporteren en kies een formaat: Excel (.xlsx), CSV (.csv) of PDF (.pdf). In de mobiele app biedt de exportknop in het detail van een deelnemer direct een CSV-bestand aan, dat u net als elk ander bestand op uw telefoon kunt delen.
De drie formaten bevatten dezelfde kolommen: naam, e-mail, telefoon, tarief, status, datum van check-in (of « Nee » als de persoon nog niet binnen is), en daarna een kolom per vraag uit uw inschrijvingsformulier — leeftijd, allergieën, dieet, medisch attest, enz. — in de volgorde waarin u ze bij het instellen van het evenement heeft gesteld. Een vraag zonder antwoord laat de cel gewoon leeg.
Tip: de PDF geeft een tabel die klaar is om af te drukken voor het onthaal; de Excel- of CSV-bestanden kunt u gemakkelijker doorsturen naar een cateraar of een leverancier om badges, maaltijden of uitrusting voor te bereiden.
Een bepaalde deelnemer opvolgen
Zoek hem op naam of e-mailadres en klik vervolgens op Beheren (of open zijn fiche in de app) om zijn tarief, opties te zien, of zijn ingang al is geregistreerd en of er een terugbetaling is aangevraagd. Om een ticket terug te betalen of een betwisting af te handelen, raadpleegt u een betaling terugbetalen en een geschil beheren. Voor de controle van de toegang op de dag van het evenement, zie de check-in aan de ingang.
Als het evenement volzet is: de wachtlijst
Wanneer een tarief geen plaatsen meer heeft, kunnen geïnteresseerde personen zich op de wachtlijst zetten in plaats van zonder iets weg te gaan. Deze inschrijving reserveert of betaalt geen enkele plaats: het is louter een blijk van interesse, in volgorde van aanmelding.
- Zodra een plaats vrijkomt (annulering, terugbetaling), ontvangen de eerste ingeschrevenen automatisch een e-mail met een link om zelf hun plaats te reserveren en te betalen.
- U kunt iemand ook handmatig verwittigen met Verwittigen, vanuit het tabblad Wachtlijst.
- De persoon moet daarna zelf een bestelling plaatsen op de pagina van het evenement: er wordt niets automatisch in zijn naam afgeschreven.
Goed om te weten: op de wachtlijst staan garandeert geen plaats. Als u meerdere tarieven heeft, geeft elke persoon aan welk tarief hij wenst, of antwoordt hij « Maakt niet uit ».
Wie kan de deelnemers zien en beheren?
Onder Instellingen › Team heeft elk lid rechten per activiteit. Voor de ticketverkoop zijn ze standaard als volgt verdeeld:
| Actie | Eigenaar / Beheerder | Vrijwilliger | Lid |
|---|---|---|---|
| De ticketverkoop en de deelnemers bekijken | Ja | Ja | Ja |
| De ticketbedragen bekijken | Ja | Nee | Nee |
| Een deelnemer toevoegen, « Te verwerken » beheren | Ja | Nee | Nee |
| De lijst exporteren | Ja | Nee | Nee |
| Tickets aan de ingang valideren (scanner) | Ja | Ja | Nee |
Deze rechten zijn per lid aan te passen: zie uw team uitnodigen en hun rechten beheren. De gedetailleerde stappen van de deelnemerslijst worden ook getoond in de opleiding Ticketverkoop.
Om te onthouden
- Het tabblad Deelnemers filtert op status en op tarief, en zoekt op naam of e-mail.
- Een niet-betaalde reservering verschijnt alleen in het tabblad Te verwerken, nooit in de deelnemerslijst.
- De export (Excel, CSV of PDF) bevat naam, e-mail, telefoon, tarief, status, check-in en alle antwoorden op het inschrijvingsformulier.
- De wachtlijst is gratis en vrijblijvend: de persoon moet zelf betalen zodra een plaats vrijkomt.
- Standaard voegen alleen de eigenaar en de beheerders deelnemers toe, beheren ze « Te verwerken » en exporteren ze; vrijwilligers kunnen tickets aan de ingang scannen.