Hoe vraag ik deelnemers om informatie (leeftijd, allergieën, medisch attest)?
U voegt uw vragen toe via Configuratie › Formulier van uw evenement, met Veld toevoegen: leeftijd, allergieën, een noodcontactnummer, een medisch attest… De naam, voornaam en e-mail van elke deelnemer zijn standaard al opgenomen; u voegt alleen toe wat er nog ontbreekt.
Elke deelnemer antwoordt voor zichzelf: als een bestelling meerdere tickets bevat, vult elke persoon zijn of haar eigen antwoorden in.
Een vraag toevoegen, stap voor stap
- Klik in Configuratie › Formulier op Veld toevoegen. Het venster Nieuw veld opent zich.
- Kies het type veld dat u wilt toevoegen (tekst, getal, datum, bestand…).
- Formuleer de Vraag aan de deelnemer (of, voor een document, de titel ervan onder Gevraagd document).
- Vink Verplicht aan als het antwoord noodzakelijk is om de inschrijving te bevestigen.
- Vink onder Betreffende tarieven kiezen de tarieven aan die deze vraag moeten zien, of laat alles uitgevinkt om de vraag aan alle tarieven te stellen.
- Sla op: de vraag wordt aan de lijst toegevoegd en kan op elk moment worden gewijzigd via Veld bewerken.
De beschikbare veldtypen
Onder Formulier biedt Veld toevoegen een type voor elke behoefte:
| Veldtype | Waarvoor |
|---|---|
| Korte tekst | Kort antwoord (teamnaam, stad…) |
| Lange tekst | Lang antwoord (allergieën, opmerking, dieet) |
| Getal | Numerieke waarde (leeftijd, hoeveelheid…) |
| Geldig e-mailadres | |
| Telefoon | Telefoonnummer, bijvoorbeeld van iemand die gewaarschuwd moet worden |
| Datum | Keuze van een datum, in de notatie dag, maand, jaar |
| Postadres | Adres met suggesties tijdens het invoeren |
| Ja / Nee | Gesloten vraag (« Bent u student? ») |
| Enkele keuze | Eén antwoord uit meerdere opties (T-shirtmaat…) |
| Meervoudige keuze | Meerdere mogelijke antwoorden uit opties |
| Bestand (document) | PDF of afbeelding: medisch attest, identiteitsbewijs… |
Leeftijd, allergieën en een noodcontact verzamelen
- Leeftijd van het kind: een veld Getal.
- Voedselallergieën of bijzondere behoeften: een veld Lange tekst, of een Meervoudige keuze als u een lijst met vinkjes verkiest.
- Persoon om te waarschuwen in geval van nood: een veld Korte tekst voor de naam, en een veld Telefoon voor het nummer.
- Gewenste kledingmaat of tijdslot: een veld Enkele keuze als maar één antwoord mogelijk is, of Meervoudige keuze als de deelnemer meerdere tijdsloten kan aanvinken.
- Dieet: een veld Korte tekst of Enkele keuze, afhankelijk van of u een vrij antwoord of een gesloten lijst verkiest.
Vink bij elk veld Verplicht aan als de deelnemer moet antwoorden om zijn of haar inschrijving te bevestigen.
Een medisch attest of bewijsstuk vragen
Voor een medisch attest of een identiteitsbewijs vullen twee velden elkaar aan:
- Een veld Ja / Nee als verklaring, bijvoorbeeld « Ik verklaar te beschikken over een medisch attest dat geen contra-indicatie vaststelt voor het beoefenen van deze activiteit ».
- Een veld Bestand (document) om het PDF-bestand of de foto van het attest daadwerkelijk toe te voegen, met een titel voor het gevraagde document.
Bij een online aankoop is een verplicht veld Bestand (document) vereist voordat de bestelling kan worden bevestigd. Als uw vereniging de persoon handmatig inschrijft, bijvoorbeeld door ter plaatse te verkopen en te innen op de dag van het evenement, wordt dit document niet meteen opnieuw gevraagd: de deelnemer heeft zijn of haar attest niet altijd bij zich, en u kunt de fiche later aanvullen.
| Manier van inschrijven van de deelnemer | Verplicht document vereist |
|---|---|
| Online aankoop door de deelnemer | Ja, vóór het bevestigen van de bestelling |
| Handmatige toevoeging door de vereniging (loket) | Nee, de fiche kan achteraf worden aangevuld |
Goed om te weten: zonder enig veld Bestand (document) bij uw evenement verandert er niets voor de andere vragen, die gewoon worden gecontroleerd.
Een vraag voorbehouden aan bepaalde tarieven
Voor elk veld laat Betreffende tarieven kiezen toe de vraag alleen te stellen aan de aangevinkte tarieven (bijvoorbeeld de T-shirtmaat alleen voor het tarief « Met T-shirt »), of aan alle tarieven als u niets aanvinkt.
Tip: extra opties (maaltijden, T-shirt…) worden ingesteld via Configuratie › Opties, niet in het formulier: gebruik het formulier voor informatie die u over de deelnemer moet weten, en de opties voor toeslagen die hij of zij koopt. Beide vindt u terug in de configuratie van tickets en tarieven.
Waar vindt u de antwoorden terug
De antwoorden van elke deelnemer verschijnen in de fiche van zijn of haar ticket, die u bereikt via Deelnemers met de knop Beheren. De volledige lijst van deelnemers, met de filters en export, vindt u terug in het beheren en exporteren van de deelnemerslijst.
Let op: de velden naam, voornaam en e-mail zijn standaard al opgenomen. Maak ze niet opnieuw dubbel aan in uw formulier.
Om te onthouden
- Voeg uw vragen toe via Configuratie › Formulier, met Veld toevoegen: naam, voornaam en e-mail zijn al opgenomen.
- Er zijn elf veldtypen beschikbaar, waaronder Getal voor een leeftijd, Lange tekst voor allergieën en Bestand (document) voor een medisch attest.
- Een verplicht Bestand-document is vereist bij online aankoop, maar niet bij een inschrijving die de vereniging handmatig doet.
- Elke vraag kan Verplicht worden gemaakt en worden voorbehouden aan bepaalde tarieven.
- De antwoorden vindt u terug in de fiche van elk ticket, via Beheren.