Hoe beheer ik de bestellingen zodra de verkoop is afgelopen?
Elke bestelling die via uw winkel wordt geplaatst, verschijnt automatisch op het tabblad Bestellingen van uw dashboard, met het nummer, de koper, de details van de gekochte artikelen en het nettobedrag dat uw vereniging zal ontvangen. U laat de bestelling stap voor stap vorderen tot aan de overhandiging of de verzending, en u informeert de koper per e-mail bij elke wijziging als u dat wenst. Bovendien kunt u op elk moment al uw bestellingen exporteren of tegelijk aan meerdere kopers schrijven.
Om er te komen, opent u het menu Winkel, klikt u op Beheren bij de betreffende winkel en vervolgens op het tabblad Bestellingen. Deze pagina gaat ervan uit dat het recht van uw vereniging om producten te verkopen al geregeld is; als dat nog niet het geval is, lees dan eerst une association a-t-elle le droit de vendre des produits.
De levenscyclus van een bestelling, van ontvangst tot overhandiging
Wanneer een koper producten aan zijn winkelwagen toevoegt, een afhaal- of leveringswijze kiest en betaalt, ontvangt hij een e-mail « Bestelling bevestigd » en komt zijn bestelling in Bestellingen terecht, met de status Te verwerken. Vervolgens laat u de bestelling met één klik vanuit de detailpagina vorderen tot aan de overhandiging of verzending. Het verloop hangt af van de wijze die de koper heeft gekozen.
| Door de koper gekozen wijze | Stappen, in volgorde |
|---|---|
| Afhalen ter plaatse | Te verwerken, dan In voorbereiding, dan Gereed voor afhalen, dan Geleverd / overhandigd |
| Levering | Te verwerken, dan In voorbereiding, dan Verzonden, dan Geleverd / overhandigd |
Op de detailpagina van de bestelling biedt een knop altijd de volgende stap aan: Markeren als in voorbereiding, daarna naargelang de gekozen wijze Markeren als gereed voor afhalen of Markeren als verzonden, en vervolgens Markeren als overhandigd of Markeren als geleverd. Het vakje Koper informeren, standaard aangevinkt, stuurt automatisch een e-mail met de nieuwe status en, als u dat wilt, een notitie voor de koper.
Wanneer u een bestelling als verzonden markeert, kunt u de vervoerder en het trackingnummer invullen. Als u daarnaast een trackinglink toevoegt, wordt dit nummer klikbaar in de e-mail van de koper. U kunt ook teruggaan met Terugzetten naar 'Te verwerken', of de opvolging stopzetten met Verwerking annuleren.
Tip: een fout in een trackingnummer is niet definitief. Gebruik Tracking bewerken om het achteraf te corrigeren, zonder de hele stap naar verzonden opnieuw te doorlopen.
Let op: Verwerking annuleren stopt alleen de opvolging van de voorbereiding of verzending. Het annuleert de betaling niet: om het geld aan de koper terug te geven, gebruikt u de terugbetaling, hieronder beschreven.
Uw bestellingen opvolgen en filteren
De lijst met bestellingen kan worden gefilterd op betaalstatus (Betaald, In behandeling, volledig terugbetaald of met het filter Deels terugbetaald, Geannuleerd, Verlopen) en op verwerkingsstatus (Te verwerken, In voorbereiding, Gereed voor afhalen, Verzonden, Geleverd / overhandigd), of u kunt zoeken op naam, e-mail of bestelnummer. Elke regel toont de bestelling, de koper, het Ontvangen netto en de twee statussen; klik op Beheren om het detail te openen.
Goed om te weten: zolang een bestelling niet betaald is, wordt het bedrag grijs weergegeven en telt het in geen enkel totaal, net als bij giften.
Het Ontvangen netto is wat uw vereniging daadwerkelijk ontvangt, na aftrek van eventuele kosten van de betaaldienstverlener die de koper bij het betalen niet heeft willen dragen. Lees voor meer informatie de transactiekosten en de kostenvergoeding door de kopers.
Als een koper op een andere manier heeft betaald, bijvoorbeeld contant, per cheque of per overschrijving, bevestigt de knop Ik ben betaald de bestelling zonder een betaaldienstverlener te gebruiken: de voorraad wordt verminderd, de koper ontvangt zijn aankoopbevestiging en er wordt een handmatige transactie geregistreerd, zodat deze later indien nodig kan worden terugbetaald.
Een bestelling persoonlijk overhandigen: de scanner
Klik op de dag van de afhaling op Scannen bovenaan uw winkel, kies de betreffende winkel als u er meerdere beheert, en klik vervolgens op Scanner openen vanuit de browser van uw telefoon. Richt het toestel op de QR-code die de koper u toont:
- een groen kader betekent dat de bestelling klaar is om te worden overhandigd; ze wordt dan automatisch als overhandigd gemarkeerd;
- een oranje kader betekent dat ze al is afgehaald: lever ze niet een tweede keer af;
- een rood kader wijst op een onbekende QR-code, of op een bestelling die niet betaald of geannuleerd is: er is niets af te leveren.
Waar komt het geld van de verkopen terecht?
Rechtstreeks op de Stripe- of PayPal-rekening van uw vereniging, net als bij een gift: Donoor houdt dit geld op geen enkel moment vast. De uitbetalingen volgen hetzelfde principe als voor uw giften, uitgelegd in wanneer ontvang ik de giften: bij Stripe wordt elke verkoop enkele dagen na de betaling automatisch naar uw bankrekening overgemaakt; bij PayPal blijft het geld op het PayPal-saldo van de vereniging staan totdat u het opneemt of een automatische overschrijving inplant.
Als u een koper moet terugbetalen, open dan zijn bestelling en kies wat u hem terugbetaalt: De hele bestelling, Bepaalde artikelen, of een Vrij bedrag bij een commercieel gebaar. Het exacte bedrag wordt door Donoor herberekend, de terugbetaalde artikelen kunnen weer op voorraad worden gezet, en de koper wordt per e-mail op de hoogte gebracht. Het geld wordt afgeschreven van het Stripe- of PayPal-saldo van de vereniging; de details van deze procedure, evenals de werkwijze als een koper een betaling bij zijn bank betwist, worden uitgelegd in een betaling terugbetalen en een geschil afhandelen.
Uw bestellingen exporteren en uw kopers schrijven
De exportknop bovenaan de lijst biedt drie formaten: Excel, het handigst om direct te openen; CSV, om een ander programma te voeden; en PDF om af te drukken. De postadressen en de gegevens die u van de kopers hebt gevraagd, worden in duidelijk gescheiden kolommen geëxporteerd.
De knop Schrijven opent een venster om tegelijk een bericht naar meerdere kopers te sturen, waarbij u een doelgroep kiest: Alle kopers, Voor te bereiden bestellingen om een vertraging aan te kondigen, Wachtend op afhalen om mensen te herinneren die hun bestelling nog niet hebben opgehaald, of Verzonden bestellingen. Voordat u verzendt, wordt het aantal personen dat het bericht zal ontvangen getoond, zodat u de omvang van uw verzending kunt inschatten voordat u bevestigt.
Om te onthouden
- Elke bestelling wordt opgevolgd op het tabblad Bestellingen van uw winkel, van de status Te verwerken tot aan de overhandiging of levering.
- Eén klik op de volgende stap laat de bestelling vorderen, en de koper kan bij elke wijziging automatisch per e-mail worden geïnformeerd.
- Afhalen ter plaatse wordt bevestigd met de QR-codescanner, rechtstreeks vanuit de browser van uw telefoon.
- Het geld van de verkopen komt rechtstreeks op de Stripe- of PayPal-rekening van uw vereniging terecht, nooit op een Donoor-rekening.
- U kunt uw bestellingen exporteren naar Excel, CSV of PDF, en met één bericht aan een deel van uw kopers schrijven.