Hoe organiseer ik stap voor stap een tombola voor mijn vereniging?
Een tombola organiseren vereist een vergunning van de gemeente en verloopt daarna in vier fasen: de prijzen verzamelen, de vergunning verkrijgen, de loten verkopen en vervolgens de trekking houden. Als uw spel beperkt blijft tot een kleine kring met bescheiden inzetten, gaat het eigenlijk om een traditionele loterij waarvoor geen vergunning nodig is: de regels zijn dan anders.
Met de Donoor-ticketverkoop maakt u het evenement aan, verkoopt u uw loten online en ter plaatse, en exporteert u vervolgens de lijst met deelnemers om de trekking voor te bereiden.
Is een vergunning nodig voor een verenigingstombola?
Ja. Elke loterij die voor het publiek openstaat, ook een tombola, moet vooraf worden vergund.
| Vraag | Antwoord |
|---|---|
| Wie kan de vergunning aanvragen | Een vereniging waarvan het statutaire doel liefdadig, sportief, cultureel, wetenschappelijk of educatief is, zonder winstoogmerk |
| Bij wie de aanvraag indienen | Bij de burgemeester van de gemeente waar de vereniging is gevestigd (in Parijs bij de préfet de police) |
| Welk formulier | Het formulier Cerfa nr. 11823 |
| Welke bijlagen | De statuten van de vereniging bij een eerste aanvraag; het jaarverslag van het laatste boekjaar als het emissiekapitaal hoger is dan 7 500 € |
| Responstermijn | 2 maanden; als de overheid niet reageert, geldt de aanvraag als afgewezen |
| Maximum aan kosten | De organisatiekosten, inclusief de aankoop van de prijzen, mogen niet hoger zijn dan 15 % van het emissiekapitaal |
Het emissiekapitaal is de prijs van een lot vermenigvuldigd met het aantal loten dat te koop wordt aangeboden: dit bedrag, en niet het daadwerkelijk ingezamelde geld, bepaalt welke documenten moeten worden aangeleverd. Boven een emissiekapitaal van 30 000 € beslist de burgemeester na advies van de departementale of regionale directeur van de openbare financiën (direction départementale ou régionale des finances publiques), die onder meer controleert of de vereniging financieel in evenwicht is, of het project serieus is en of de tombola echt uitzonderlijk is: zij mag niet de voornaamste inkomstenbron van de vereniging worden.
Let op: een tombola organiseren zonder vergunning, of buiten de vastgestelde voorwaarden, kan leiden tot een boete van 90 000 € en tot 3 jaar gevangenisstraf. Een online tombola die voor het publiek op internet openstaat, is verboden; het spel moet fysiek plaatsvinden.
Kies uw prijzen zorgvuldig
Voor de prijzen van een verenigingstombola geldt dezelfde regel als voor een loterij: nooit geldbedragen, en geen terugbetaling in contanten. Binnen die grens bent u vrij om aan te bieden wat u wilt, en de waarde ervan is niet gemaximeerd.
| Toegestane prijzen | Verboden prijzen |
|---|---|
| Voorwerpen, producten, verblijven, toegangskaarten voor voorstellingen, niet-inwisselbare aankoopbonnen | Geldbedragen, effecten of bonnen die contant inwisselbaar zijn |
Handelaren en bedrijven in uw gemeente zijn vaak goede partners: een geschonken prijs geeft hen lokale zichtbaarheid, en voor de vereniging telt die geschonken prijs niet mee bij de organisatiekosten die onder het hierboven genoemde plafond van 15 % vallen.
Goed om te weten: de drempels van 7 500 € en 30 000 € worden berekend op het emissiekapitaal (prijs van het lot × aantal loten te koop), niet op het daadwerkelijk ingezamelde geld of de waarde van de prijzen.
Verkoop uw loten met Donoor
Zodra de vergunning is verkregen, verloopt de verkoop van de loten op dezelfde manier als bij een gewoon evenement met tickets.
- Open in het menu Ticketverkoop en klik vervolgens op Nieuw evenement: geef uw tombola een naam, een datum en, als de trekking tijdens een evenement plaatsvindt, de locatie.
- Maak uw tarief « Lot » aan met Een tarief toevoegen: de naam, de beschrijving en de prijs.
- Klik op Publiceren om de verkoop te openen en daarna op Delen om de link per e-mail, sms of via sociale media te verspreiden.
- Elke koper ontvangt meteen zijn lot per e-mail, als pdf, met een QR-code en een uniek nummer.
- Op de dag zelf, voor late deelnemers die niet vooraf hebben gereserveerd: reken hun kaart af met Tap to Pay, zonder betaalterminal, of voeg hen handmatig toe via Deelnemers.
Voor de details van elke stap kunt u de opleidingen Uw evenement aanmaken en de loten en tarieven instellen volgen. Zoals bij elke Donoor-ticketverkoop betaalt uw vereniging geen abonnement en geen commissie: op betalende loten gelden alleen de kosten van de betaalprovider.
De trekking houden en de winnaar bekendmaken
- Klik in Deelnemers op Exporteren om de volledige lijst van kopers te downloaden in Excel, CSV of PDF.
- Houd de trekking aan de hand van deze lijst, met de methode van uw keuze (trommel, online generator). Bewaar een schriftelijk bewijs van de trekking: dat is nuttig bij een betwisting en nodig voor uw verantwoording.
- Neem contact op met de winnaar(s) via het e-mailadres dat bij de aankoop van het lot is opgegeven.
Bewaar de lijst met deelnemers, de vergunning van de gemeente en de boekhouding van de tombola gedurende 6 jaar.
Tip: Donoor nummert elk lot automatisch en geeft het een uniek QR-code; de lijst die u via Deelnemers exporteert, is voldoende om een controleerbare trekking voor te bereiden, zonder opnieuw invoeren.
Om te onthouden
- Een verenigingstombola vereist een vooraf verkregen vergunning van de gemeente waar de vereniging gevestigd is (of van de préfet de police in Parijs), met het formulier Cerfa nr. 11823.
- Het emissiekapitaal (prijs van het lot × aantal loten) bepaalt welke documenten moeten worden bijgevoegd: een jaarverslag boven 7 500 €, advies van de openbare financiën boven 30 000 €.
- De organisatiekosten, prijzen inbegrepen, mogen niet hoger zijn dan 15 % van het emissiekapitaal; prijzen zijn nooit geldbedragen.
- Met Donoor verkoopt u uw loten online en ter plaatse, zonder commissie van het platform, en exporteert u de lijst van deelnemers voor de trekking.
- Als uw spel beperkt blijft tot een kleine kring met inzetten onder 20 €, is een traditionele loterij voldoende, zonder vergunning.