Hoe volg en valideer ik de lidmaatschappen van mijn leden?

Op de beheerpagina van uw lidmaatschap bundelt de sectie Leden drie weergaven: Leden (de lijst van alle leden), Te verwerken (de aanvragen die wachten op uw goedkeuring of op een betaling) en Geweigerd. Hier valideert u de inschrijvingen, registreert u een contant ontvangen betaling en beheert u dagelijks elk lidprofiel.

De lijst van uw leden

Het tabblad Leden toont elk lid met het lidmaatschapsnummer, het tarief, de opties, de geldigheidsperiode en het betaalde bedrag. Zoek op naam, e-mailadres of lidmaatschapsnummer in de zoekbalk en filter de lijst:

De knop Te betalen toont alleen de leden die nog een openstaand bedrag hebben (optie, aanvulling of een niet betaald bedrag). En wanneer één bestelling meerdere personen tegelijk inschrijft, bijvoorbeeld een gezinsformule, verbindt een badge Groep hen met elkaar in de lijst.

Lidmaatschapsaanvragen valideren

Als u Goedkeuring vereist hebt geactiveerd in de instellingen van het lidmaatschap (zie hoe u een lidmaatschapscampagne aanmaakt), moet elke inschrijving eerst door u worden goedgekeurd: het toekomstige lid ziet een knop Mijn aanvraag versturen in plaats van een directe betaling en de aanvraag komt terecht op het tabblad Te verwerken, met drie subweergaven: Alle, Goed te keuren en Betaling in afwachting. De stapsgewijze uitleg vindt u ook in de opleiding Lidmaatschapsaanvragen valideren.

Een aanvraag goedkeuren

1. Open het tabblad Te verwerken en kies de aanvraag.
2. Klik op Goedkeuren.
3. Als het tarief betalend is, kiest u wanneer het lidmaatschap begint: Nu goedkeuren (meteen actief) of bij betaling. In dat geval wordt een betaallink aangemaakt die u per e-mail naar het lid kunt sturen, of die u hier later kunt terugvinden om te kopiëren.

Een aanvraag weigeren

Vanuit dezelfde lijst plaatst Aanvraag weigeren de aanvraag op het tabblad Geweigerd. Als het lid al had betaald, annuleert Weigeren en terugbetalen de aanvraag en krijgt het lid zijn geld terug. Een aanvraag die per ongeluk is geweigerd, kan opnieuw ter verwerking worden aangeboden.

Een lid registreren dat offline heeft betaald

Twee situaties, twee knoppen:

• Lid toevoegen schrijft iemand handmatig in: de contactgegevens, het tarief, de opties, de antwoorden op het formulier en vervolgens de ontvangen betaling (Contant, Cheque of Overschrijving), of zonder betaling als het lidmaatschap gratis is, of door « Te betalen » te laten staan voor een betaallink die u later verstuurt. Een standaard aangevinkt vakje verstuurt de lidkaart per e-mail zodra u het lid registreert, of de betaallink als het lidmaatschap nog betaald moet worden.
• Voor een lid dat zich al online heeft ingeschreven maar contant of per cheque betaalt bij de balie, opent u het lidprofiel en klikt u op Ik ben betaald: het lidmaatschap wordt gevalideerd zonder dat het lid nog een online betaling hoeft te doen.

Goed om te weten: u kunt ook in één keer een bestaande lijst invoeren. Zie hieronder, Een lijst importeren.

Het lidprofiel van een lid beheren

Klik in de lijst op Beheren om het lidprofiel van een lid te openen. U kunt:

• de gegevens van het lid Bewerken, ook het e-mailadres;
• het Plan wijzigen als het lid naar een ander tarief moet overstappen;
• Opties toevoegen of verwijderen;
• de Lidkaart opnieuw versturen als het lid die kwijt is, met hetzelfde nummer en dezelfde QR-code;
• het lidmaatschap Als verlopen markeren;
• een als verlopen gemarkeerd lidmaatschap Heractiveren;
• het lidmaatschap annuleren, of terugbetalen als er een online betaling aan gekoppeld is.

Meer informatie over de kaart zelf (wat de QR-code toont, hoe u de kaart bij de ingang controleert) vindt u in hoe de digitale lidkaart werkt.

Uw lijst importeren en exporteren

Als u al een ledenlijst in een spreadsheet hebt, hoeft u met Bestand importeren niet alles opnieuw in te voeren. Download eerst het Excel-sjabloon of het CSV-sjabloon: het herkent automatisch de kolommen Voornaam, Achternaam, E-mail, Telefoon, Tarief, Bedrag, Betaling, Startdatum, Einddatum, Notitie, plus één kolom per optie of per vraag van uw formulier. De import verloopt in twee stappen: eerst toont een voorbeeld wat er per regel wordt aangemaakt, daarna bevestigt u de uitvoering. Dubbele gegevens (een e-mailadres dat al lid is) worden overgeslagen en gemeld. Het versturen van de kaarten per e-mail staat standaard uitgevinkt, zodat u bij een overname van historische gegevens niet honderden mensen tegelijk op de hoogte brengt.

In de andere richting downloadt de knop Leden exporteren uw lijst in Excel, CSV of PDF.

Uw leden een bericht sturen

Kies in de sectie Mailing van het lidmaatschap uw ontvangers: Alle leden, Actieve leden, Verlopen binnenkort (leden van wie het lidmaatschap binnen 30 dagen eindigt) of Verlopen leden, om hen aan een verlenging te herinneren — naast de automatische herinneringen die worden beschreven in hoe de verlenging van lidmaatschappen werkt. Schrijf uw bericht; het voorbeeld voor het versturen voorkomt vervelende verrassingen.

Let op: elke vereniging kan tot 500 e-mails per maand versturen. Dit quotum wordt gedeeld door de bulkberichten van lidmaatschappen, ticketverkoop en webwinkel en wordt op de eerste van de maand op nul gezet. Het resterende aantal wordt vóór het versturen getoond.

Om te onthouden

• De sectie Leden heeft drie weergaven: Leden, Te verwerken en Geweigerd.
• Een lidmaatschap dat goedkeuring vereist, wacht op uw akkoord vóór de betaling: u kiest of u het meteen activeert of bij betaling.
• Een persoonlijk ontvangen betaling valideert u met Ik ben betaald, of voegt u direct toe met Lid toevoegen.
• In het lidprofiel van een lid kunt u het tarief wijzigen, de kaart opnieuw versturen of het lidmaatschap als verlopen markeren.
• Met Bestand importeren en Leden exporteren wint u tijd bij een grote lijst.