Hoe maak ik een evenement aan en verkoop ik tickets?
U maakt uw evenement aan via Ticketverkoop › Nieuw evenement in uw dashboard, in vier stappen: de informatie, de datum en locatie, de tarieven, en daarna de instellingen voor de inschrijving. Het evenement wordt eerst als concept opgeslagen, en u publiceert het wanneer het klaar is.
Deze ticketverkoop is geschikt voor elk type evenement, gratis of betaald, op één dag of over meerdere dagen: gala, solidair maaltijd, conferentie, kermis, cursus of stage met meerdere sessies.
De vier stappen om uw evenement aan te maken
- Informatie. Geef een Titel op: de openbare link wordt van de vorm donoor.org/b/uw-evenement. Voeg een Omslagafbeelding toe (1920 x 500 px aanbevolen), een Thema (standaard dat van uw vereniging) en een Soort activiteit, en vervolgens een beschrijving.
- Datum en locatie. Kies de duur: Zonder eindtijd, Op één dag of Over meerdere dagen, daarna de datum, de tijden en de Locatie (adreszoekfunctie).
- Tarieven. Maak minstens één tarief aan: Vaste prijs, Vrij (de koper kiest een bedrag, met een minimum) of Gratis. U kunt er later meer toevoegen, met opties en promotiecodes, in de configuratie van tickets en tarieven.
- Afronding. Stel in wat de deelnemer ziet bij de inschrijving: de gestelde vragen, een optionele gift, de totale capaciteit, de wachtlijst en de zichtbaarheid. Klik op Evenement aanmaken: het wordt als concept opgeslagen.
U kunt een evenement ook aanmaken via de mobiele Donoor-app, op iPhone en Android, met dezelfde in te vullen informatie. De opleiding Uw evenement aanmaken legt elk scherm in video uit.
Een evenement met meerdere sessies of meerdere data
Voor een stage die op meerdere periodes wordt aangeboden (krokusvakantie, voorjaarsvakantie, zomervakantie…), maakt u één evenement en vervolgens één tarief per sessie: bijvoorbeeld « Stage februari », « Stage Pasen », « Stage zomer ». Open voor elk tarief de details en activeer Specifieke datum en tijd: « Dit tarief vindt op een andere datum plaats ». Geef de begindatum op en, indien nodig, de einddatum.
Voeg vervolgens voor elke sessie een eigen capaciteit toe met Totale hoeveelheid beperken: zo houdt elke sessie haar plaatsen en data, kiezen de ouders de sessie die hen past, en beheert u alles vanuit hetzelfde evenement.
Tip: voeg een tarief « Steun » toe dat iets duurder is dan het volle tarief. Veel deelnemers geven graag een extra bijdrage naast hun ticket.
Het evenement online zetten
Zolang het evenement in Concept staat, ziet alleen u het: niemand kan nog reserveren. De statusknop onderaan het menu van het evenement biedt Online zetten aan; om te publiceren heeft u minstens een naam, een datum en een tarief met een naam nodig.
| Status | Wat er gebeurt |
|---|---|
| Concept | Alleen zichtbaar voor u; niemand kan reserveren |
| Gepubliceerd | Openbaar zichtbaar, tickets te koop |
| Verkoop gesloten | Er kunnen geen nieuwe tickets meer worden gekocht; het evenement blijft zichtbaar en de al verkochte tickets blijven geldig; omkeerbaar met Verkoop heropenen |
| Afgelopen | Er kunnen geen tickets meer worden gekocht |
| Geannuleerd | De verkochte tickets worden geannuleerd en de deelnemers worden per e-mail op de hoogte gebracht; terugbetaling gebeurt niet automatisch |
Let op: als u een evenement per vergissing annuleert, herstelt Heractiveren de geannuleerde tickets indien van toepassing en informeert de deelnemers per e-mail.
Uw ticketverkoop delen
Eenmaal online verspreiden de knoppen Kopiëren, Delen en Insluiten op mijn website de link van uw evenement via WhatsApp, op sociale netwerken, per e-mail of rechtstreeks op uw website. Elke deelnemer ontvangt meteen zijn tickets per e-mail, als pdf, elk met een eigen QR-code.
Goed om te weten: Dupliceren van een afgelopen evenement maakt een kopie als concept, handig voor een volgende editie van hetzelfde evenement.
Het evenement beheren na het aanmaken
Vanaf de pagina van het evenement vindt u: Deelnemers (lijst, check-in, wachtlijst en terugbetalingen), Configuratie (informatie, datum en locatie, tarieven, opties, formulier, contact, instellingen, promotiecodes), Mailing (uw deelnemers aanschrijven) en Statistieken (verkochte tickets, opbrengsten, boekhoudkundige details). Voorbeeld toont uw openbare pagina met uw lopende wijzigingen.
Verder: vragen stellen aan de deelnemers, de lijst met deelnemers beheren en exporteren, en de toegang controleren op de dag zelf.
Om te onthouden
- Maak uw evenement aan via Ticketverkoop › Nieuw evenement, in vier stappen: informatie, datum en locatie, tarieven, afronding.
- Het wordt eerst als concept opgeslagen; u publiceert het wanneer het klaar is, met minstens een naam, een datum en een tarief.
- Voor meerdere sessies (stages, cursussen) maakt u één tarief per sessie en geeft u het een eigen datum met Specifieke datum en tijd.
- De verkoop sluiten, het evenement afronden of annuleren zijn afzonderlijke en omkeerbare acties, behalve annulering, die de deelnemers per e-mail informeert.
- Eenmaal online deelt u de link met Kopiëren, Delen of Insluiten op mijn website.