Hoe stel ik tickets en tarieven voor een evenement in?
U maakt uw tarieven aan via Configuratie › Tarieven van uw evenement: zoveel tarieven als nodig (gratis, volledig, student, lid, VIP…), elk met een eigen prijs, aantal plaatsen en eigen opties. U vult dit aan met betaalde opties, promotiecodes en, indien nodig, een optionele donatie bij de inschrijving. Het aanmaken van het evenement zelf wordt uitgelegd in een evenement aanmaken en tickets verkopen.
Een tarief aanmaken
- Klik in Configuratie › Tarieven op Een tarief toevoegen.
- Geef een Naam van het tarief (bijvoorbeeld « Standaard toegang », « VIP », « Voorstelling + maaltijd ») en een beschrijving.
- Kies het bedrag: Vaste prijs (een vaste prijs), Vrij (de koper kiest, met een minimum) of Gratis.
- Stel indien nodig de limieten in: Totale hoeveelheid beperken (aantal plaatsen voor dit tarief) en Aantal per bestelling beperken (maximum aantal per aankoop).
- Het tarief staat standaard op Tarief open (te koop); u kunt het op elk moment zetten op Tarief gesloten, bijvoorbeeld om een lanceringsaanbieding te stoppen.
Voor een stage of cursus in meerdere sessies activeert u Specifieke datum en tijd op elk tarief: « Dit tarief vindt plaats op een andere datum », met de eigen datum. Zo behoudt elke sessie haar capaciteit en datums, binnen hetzelfde evenement.
Kunnen er voorverkooptarieven of tarieven voor leden worden gemaakt?
Er bestaat geen automatische overschakeling van het ene tarief naar het andere op basis van de datum. In de praktijk zijn er twee eenvoudige manieren om dit te bereiken:
- Voorverkoop of verlaagd tarief: maak een Promotiecode (percentage of vast bedrag) aan en deel die alleen met de betrokken personen, bijvoorbeeld uw leden. De promotiecode wordt bij het betalen op de bestelling toegepast.
- Einde van een aanbieding: zet het tarief op de geplande datum terug op Tarief gesloten (of activeer een ander tarief « Volledig tarief »): dit is een handmatige actie, niet automatisch.
Hoe bied ik gratis plaatsen aan gasten aan?
Maak een promotiecode met 100% korting aan en geef die alleen door aan uw gasten, artiesten of journalisten. Zij schrijven zich in met deze code en ontvangen hun ticket, met de QR-code, net als elke andere deelnemer.
Extra opties toevoegen
De opleiding Tickets, tarieven en opties toont deze instellingen in video.
Bij Configuratie › Opties biedt Een optie toevoegen een betaalde of gratis toeslag (maaltijd, t-shirt, parkeren…) voor alle tarieven of alleen voor de aangevinkte tarieven. Een optie kan een Verplichte optie zijn, met een Max. aantal per ticket en een beperkte totale hoeveelheid.
Tip: voeg een tarief « Steun » toe dat iets duurder is dan het volledige tarief. Veel deelnemers vinden het leuk om naast hun ticket extra te geven.
Een promotiecode aanmaken
Bij Configuratie › Promotiecodes opent Een promotiecode toevoegen de volgende instellingen:
| Instelling | Wat het doet |
|---|---|
| Code | Letters en cijfers, automatisch in hoofdletters |
| Soort korting | Percentage (%) (tot 100%) of Vast bedrag (€) |
| Gebruikslimiet | Aantal keren dat de code gebruikt kan worden; onbeperkt als leeg |
| Geldig vanaf / Geldig tot | Geldigheidsperiode van de code, optioneel |
| Actief | Een inactieve code kan niet meer gebruikt worden, zonder dat hij verwijderd wordt |
De promotiecode verlaagt het totaalbedrag van de bestelling (tarieven en opties inbegrepen), tot de limiet die overeenkomt met het hoogste bedrag dat een bestelling kan bereiken.
Een donatie koppelen aan de inschrijving
Activeer bij Configuratie › Instellingen Deelnemers toestaan een donatie te doen: naast het ticket wordt een donatie met vrij bedrag aangeboden, voor elk type evenement, niet alleen voor een wedstrijd of een liefdadigheidsactie. Als de dienst fiscale ontvangstbewijzen van uw vereniging actief is, activeer dan ook Fiscaal aftrekbaar zodat deelnemers voor deze donatie een fiscaal ontvangstbewijs (Cerfa nr. 11580) ontvangen. Voor de exacte voorwaarden raadpleegt u de werking van fiscale ontvangstbewijzen.
Zaalplan en genummerde plaatsen
Donoor beheert eenvoudige tickets, zonder nummering of zaalplan: u kunt geen specifieke zitplaats aan elke deelnemer toewijzen. Voor de grote meerderheid van verenigingsevenementen (staand of vrije plaatsen) is dit ruim voldoende; alleen een theaterzaal met genummerde zitplaatsen zou een ander hulpmiddel vereisen.
Let op: voor een betalend tarief moet het bedrag hoger zijn dan 0 €; voor een gratis tarief selecteert u direct Gratis in plaats van een vaste prijs van 0.
Om te onthouden
- Maak zoveel tarieven als nodig aan in Configuratie › Tarieven, elk als Vaste prijs, Vrij of Gratis, met de eigen plaatsbeperkingen.
- Voorverkopen en gereserveerde tarieven worden beheerd met Promotiecodes (percentage of vast bedrag); er is geen automatische overschakeling tussen twee tarieven op basis van de datum.
- Een promotiecode van 100% maakt het mogelijk gratis plaatsen aan gasten aan te bieden.
- Opties voegen toeslagen toe (maaltijd, t-shirt…), verplicht of niet, op alle tarieven of op bepaalde tarieven.
- Donoor biedt geen zaalplan met genummerde plaatsen: alleen eenvoudige tickets.