Comment vendre et encaisser sur place le jour de l'événement ?

Le jour de l'événement, pour vendre un billet ou inscrire quelqu'un qui n'a pas réservé en ligne, ouvrez l'événement dans le tableau de bord ou dans l'application Donoor et cliquez sur Ajouter un participant : vous indiquez son nom, son email, le tarif choisi, puis comment elle a réglé — espèces, chèque ou virement. Ses billets sont émis et envoyés par email tout de suite, sans terminal de paiement ni compte en ligne de sa part.

Si une personne a réservé en ligne mais n'a pas terminé son paiement, l'onglet À traiter permet de lui redonner son lien de paiement ou d'enregistrer qu'elle a payé en main propre.

Vendre et inscrire quelqu'un qui n'a pas réservé

1. Dans l'événement, ouvrez l'onglet Participants et cliquez sur Ajouter un participant (le bouton « + » à côté des filtres, dans l'application).
2. Indiquez son Prénom, son Nom et son Email (le téléphone est facultatif) : ses billets partiront à cette adresse.
3. Choisissez le Tarif et la Quantité, cochez ses options et répondez aux questions de votre formulaire d'inscription si elle vous les donne (un certificat médical peut aussi être ajouté plus tard depuis sa fiche).
4. Dites comment elle a réglé, puis cliquez sur Ajouter le participant. Ses billets sont créés et, sauf si vous décochez l'envoi par email, reçus aussitôt.

Cette fonction, identique au guichet du dashboard et dans l'application mobile, sert aussi bien à un retrait de dossards de course, à un gala sans réservation obligatoire ou à une kermesse : vous créez l'inscription en quelques secondes, sans faire payer la personne en ligne.

Attention : si tous les tarifs de l'événement sont complets ou clôturés, Ajouter un participant ne propose plus aucun tarif. Ouvrez l'onglet Tarifs pour augmenter le nombre de places ou en rouvrir un avant de pouvoir inscrire quelqu'un de plus : voir configurer les billets et les tarifs.

Les espèces, chèques et virements sont bien acceptés

Oui : à l'étape du règlement, choisissez comment la personne a payé.

Une fois le règlement choisi et confirmé, une transaction est enregistrée dans votre tableau de bord comme n'importe quel autre paiement : vous pourrez la retrouver, et la rembourser plus tard si besoin. Comme l'argent ne passe pas par Stripe ou PayPal, aucun frais de prestataire ne s'applique sur cette vente : l'association reçoit le montant payé en entier.

Bon à savoir : pour le reste de votre comptabilité (caisse, carnet de ventes), continuez de compter vos espèces comme vous le faites déjà. Donoor enregistre la vente et émet les billets, mais ne remplace pas votre caisse physique.

Un groupe ou plusieurs billets à la fois

Augmentez la Quantité pour vendre plusieurs billets du même tarif en une seule fois, par exemple pour une famille. Tous ces billets portent alors le même nom et le même email, ceux de la personne au guichet : pour des billets nominatifs avec un nom différent sur chacun, ajoutez chaque participant séparément.

Une réservation en ligne restée impayée

Carte refusée, paiement abandonné en cours de route : ces réservations n'apparaissent jamais dans la liste des participants, mais dans l'onglet À traiter de l'événement.

• Tant que son lien de paiement est encore valable, le bouton Lien de paiement vous permet de le copier ou de le renvoyer : la personne paie elle-même, en ligne, par carte, Apple Pay ou Google Pay.
• Une fois ce lien expiré (ses places sont alors remises en vente), le bouton Encaissé sur place enregistre en un clic qu'elle a payé en main propre : ses billets sont réactivés et renvoyés par email, si l'événement n'est pas complet.
• Le bouton Modifier permet aussi de corriger son nom, son email, son tarif ou sa quantité, et de préciser son règlement avant qu'elle n'ait payé.

Pour les vérifications à l'entrée (scan des billets, réseau nécessaire), voir le check-in à l'entrée, et pour gérer la liste complète des participants, gérer et exporter la liste des participants.

Qui peut encaisser au guichet ?

Par défaut, seuls le propriétaire et les administrateurs voient Ajouter un participant et peuvent traiter l'onglet À traiter ; ce droit (Modifier la billetterie) s'ajuste membre par membre dans Paramètres › Équipe, où vous pouvez aussi l'activer pour un bénévole présent au guichet. Voir inviter son équipe et gérer leurs droits.

À retenir

• Ajouter un participant inscrit et encaisse en quelques secondes une personne qui n'a pas réservé en ligne.
• Les espèces, chèques et virements sont acceptés directement dans Donoor, sans terminal de paiement : la vente est enregistrée et les billets émis tout de suite.
• Une vente réglée en main propre ne passe par aucun prestataire de paiement : il n'y a donc aucun frais dessus.
• Une réservation en ligne impayée se traite dans l'onglet À traiter : lien de paiement à renvoyer, ou encaissement sur place.
• Ce droit est réservé au propriétaire et aux administrateurs par défaut ; activez-le pour un bénévole si besoin.