Comment organiser la kermesse de son école (APE) ?
Organiser la kermesse de votre école ou de votre association consiste à combiner plusieurs outils sur un même compte Donoor : la billetterie pour l'entrée, les stands et les activités, l'encaissement par carte sur place avec Tap to Pay, et un QR code de don si vous tenez aussi une quête. L'argent va directement sur le compte Stripe ou PayPal de l'association, et Donoor ne prend aucune commission.
Cet article explique comment créer votre kermesse, encaisser le jour J, puis quelles formalités (brocante, buvette, tombola, assurance) vérifier auprès de votre mairie.
Les outils Donoor pour une kermesse
Une kermesse réunit plusieurs micro-ventes : une entrée, des boissons, de la restauration, des jeux, parfois une tombola. Avec un seul compte Donoor, vous pouvez créer une billetterie pour l'entrée et chaque stand, encaisser par carte sur place avec Tap to Pay, et ajouter un QR code de don pour une quête, avec un objectif affiché en direct. Donoor est ouvert à toute association loi 1901, y compris une association de parents d'élèves (APE, APEL) : voir qu'est-ce que Donoor pour les conditions d'inscription.
Créer la billetterie de votre kermesse
- Dans Billetterie, cliquez sur Nouvel événement, puis choisissez la date et le lieu de votre kermesse.
- Dans l'onglet Tarifs, cliquez sur Ajouter un tarif pour chaque stand ou activité (entrée, boisson, sandwich, jeu, ticket de tombola…), avec son prix. Limiter la quantité totale évite de vendre plus de places qu'il n'y en a, par exemple pour un atelier ou un repas.
- Dans Formulaire, utilisez Ajouter un champ si vous avez besoin d'une information en plus, par exemple une allergie pour le stand repas.
- Mettez l'événement en ligne, puis partagez le lien ou le QR code avec les familles, par exemple via le cahier de liaison ou le groupe de parents.
Vous pouvez aussi activer Permettre aux participants de faire un don sur l'entrée : au moment de payer, les familles peuvent ajouter un soutien à l'association en plus du prix du billet.
Pour le détail de chaque étape, suivez les modules Créer votre événement et Billets, tarifs et options de la formation Billetterie.
Encaisser sur place sans caisse ni monnaie
Pour chaque stand qui vend sur place, un bénévole encaisse avec son téléphone grâce à Tap to Pay, sans terminal de paiement à louer. Donnez-lui le droit d'encaisser depuis Paramètres › Équipe : plusieurs bénévoles peuvent encaisser en même temps, chacun sur son propre téléphone.
Donoor encaisse par carte, Apple Pay et Google Pay : pour les espèces, continuez à gérer une caisse séparée, comme pour toute collecte en liquide.
| Moyen d'encaissement | Pour quoi | Quand |
|---|---|---|
| Billetterie en ligne | Entrée et inscriptions aux activités | Avant la kermesse : les familles réservent et payent à l'avance |
| Tap to Pay | Boissons, restauration, jeux, inscriptions de dernière minute | Le jour J, sur le téléphone du bénévole |
| Espèces | Les achats que les visiteurs préfèrent payer en liquide | Le jour J, suivies à part dans votre caisse habituelle |
Suivre les dons en direct avec un QR code
Si vous tenez aussi une quête ou une urne à dons, créez un QR code de don avec un objectif, affichez-le sur un écran ou une télévision, et annoncez au micro les paliers atteints. Voir le module Pourquoi le QR code de la formation QR codes.
Astuce : une jauge qui monte en direct, visible de loin, donne envie aux visiteurs de participer. Rappelez aussi que le reçu fiscal arrive par e-mail si votre association en émet.
Les formalités à anticiper
Si votre kermesse comprend un stand de vente d'objets d'occasion ou une brocante ouverte à des exposants extérieurs, les mêmes règles qu'un vide-grenier s'appliquent : déclaration en mairie et registre des exposants. Voir comment organiser un vide-grenier associatif.
Si vous tenez une buvette, une déclaration spécifique est en général nécessaire avant l'événement : renseignez-vous auprès de votre mairie sur le délai, le formulaire à utiliser et les boissons que vous avez le droit de vendre.
Si vous organisez une tombola ou un loto en marge de la kermesse, ces jeux suivent leurs propres règles : voir comment organiser une tombola et l'autorisation pour un loto associatif.
Attention : vérifiez aussi, avant l'événement, que l'assurance responsabilité civile de votre association couvre un événement ouvert au public. En cas de doute, demandez une confirmation écrite à votre assureur.
À retenir
- Un seul compte Donoor réunit la billetterie d'entrée, l'encaissement par carte sur les stands et un QR code de don pour la quête.
- Créez un tarif par stand ou activité, avec une quantité limitée si besoin, puis partagez le lien ou le QR code avec les familles.
- Le jour J, encaissez avec Tap to Pay sur le téléphone de chaque bénévole ; les espèces restent suivies à part.
- Si la kermesse inclut une brocante, une buvette, une tombola ou un loto, chacun suit ses propres règles de déclaration en mairie : vérifiez-les avant l'événement.
- L'argent va directement sur le compte Stripe ou PayPal de l'association, sans commission Donoor.