Comment organiser un vide-grenier associatif (déclaration en mairie, inscriptions) ?

Oui : si votre association organise un vide-grenier ou une brocante, vous devez le déclarer à la mairie de la commune où il se tient, au plus tard 15 jours avant la date. Seule exception : une vente occasionnelle réservée uniquement à vos adhérents, dans les locaux de l'association, n'a pas besoin de déclaration.

En plus de cette déclaration, vous devez tenir un registre qui identifie chaque exposant. Cet article détaille ces deux démarches officielles, puis comment organiser les inscriptions et les paiements de vos exposants avec la billetterie Donoor.

Déclarer votre vide-grenier à la mairie

La déclaration se dépose à la mairie de la commune où se déroule l'événement, au moins 15 jours avant la date si la vente n'a pas lieu sur la voie publique. Elle se fait avec le formulaire « Déclaration préalable d'une vente au déballage », signé par l'organisateur ou une personne qu'il autorise à le représenter, accompagné d'un justificatif de son identité. Vous pouvez la remettre en main propre contre récépissé, ou l'envoyer par lettre recommandée avec accusé de réception. Le formulaire et le détail de la démarche sont disponibles sur service-public.fr.

Si le vide-grenier se tient sur la voie publique, ajoutez à cette déclaration une demande d'autorisation d'occupation temporaire du domaine public, à déposer en même temps à la mairie.

Les ventes dispensées de déclaration

Une vente occasionnelle organisée dans les locaux de l'association, réservée exclusivement à ses adhérents, n'a pas besoin de cette déclaration.

Attention : une loi votée le 26 mai 2026 modifie certaines règles de la vente au déballage, et les décrets qui doivent en préciser l'application n'étaient pas encore publiés au moment de la rédaction de cet article. Avant de déposer votre dossier, vérifiez auprès de votre mairie que les règles décrites ici sont toujours celles en vigueur.

Tenir le registre des exposants

En plus de la déclaration, vous devez tenir un registre qui identifie chaque exposant. Il doit être coté et paraphé par le commissaire de police ou, en son absence, par le maire, et rester disponible pendant toute la manifestation pour les contrôles de la police, de la gendarmerie, des services fiscaux, des douanes ou de la répression des fraudes. Après l'événement, déposez-le à la mairie du lieu de la manifestation, au plus tard 8 jours après.

Bon à savoir : un particulier ne peut vendre que des objets personnels et usagés, et au maximum lors de 2 ventes au déballage par an. Les professionnels régulièrement déclarés peuvent aussi vendre, de même que les associations qui ne proposent que des objets usagés donnés par des particuliers.

Créer votre vide-grenier avec la billetterie Donoor

Donoor ne remplace pas la déclaration en mairie ni le registre officiel, mais sa billetterie vous aide à organiser les inscriptions et les paiements de vos exposants.

1. Dans le menu Billetterie de votre tableau de bord, cliquez sur Nouvel événement, puis choisissez un nom, une date et un lieu pour votre vide-grenier.
2. Dans l'onglet Tarifs, cliquez sur Ajouter un tarif pour chaque type d'emplacement (3 mètres, 6 mètres, avec voiture…) et fixez son prix. Limiter la quantité totale évite de vendre plus d'emplacements que vous n'en avez sur votre terrain.
3. Dans Formulaire, utilisez Ajouter un champ pour demander aux exposants une information utile à votre registre, par exemple leur numéro de pièce d'identité : le nom, le prénom et l'e-mail sont déjà demandés par défaut.
4. Mettez l'événement en ligne, puis partagez le lien ou le QR code avec vos futurs exposants.

Les paiements des exposants arrivent sur le compte Stripe ou PayPal de votre association, comme tous les paiements Donoor : voir comment connecter Stripe ou PayPal si ce n'est pas déjà fait. Pour le détail de chaque étape, suivez les modules Créer votre événement et Billets, tarifs et options de la formation Billetterie.

Le jour J : accueillir vos exposants

Ouvrez Participants dans votre événement pour voir la liste de vos exposants, et cliquez sur Exporter pour la télécharger en Excel, CSV ou PDF : elle vous aide à préparer le registre à déposer en mairie, mais ne le remplace pas — le registre officiel doit rester coté et paraphé comme expliqué plus haut.

À l'arrivée de chaque exposant, un bénévole ouvre Scanner dans l'application Donoor et vise le QR code du billet : l'écran affiche Billet valide, et vous pouvez vérifier l'identité de la personne en même temps. Un exposant arrivé sans réservation ? Ajoutez-le directement avec Ajouter un participant, puis encaissez son emplacement sur place avec Tap to Pay, sans terminal de paiement à louer.

Les sanctions à connaître

Le nombre de vide-greniers que vous organisez chaque année n'est pas limité : seule leur durée cumulée, au même endroit, ne peut pas dépasser 2 mois par an (ou le même arrondissement dans les grandes villes).

À retenir

• La déclaration préalable se dépose à la mairie au plus tard 15 jours avant l'événement, sauf vente réservée à vos seuls adhérents.
• Le registre des exposants est une obligation distincte : coté et paraphé par la police ou le maire, déposé à la mairie dans les 8 jours après l'événement.
• Un particulier ne peut vendre que ses objets personnels et usagés, au maximum 2 fois par an.
• La billetterie Donoor organise les inscriptions, les paiements et l'export de la liste des exposants, mais ne remplace pas la déclaration ni le registre officiels.
• Si votre kermesse inclut aussi une brocante, les mêmes règles s'appliquent : voir comment organiser la kermesse de son école.