Comment fonctionne le renouvellement des adhésions ?
Il n'y a pas de prélèvement automatique : chaque adhérent reste libre de renouveler, à partir d'un lien envoyé par e-mail avant l'échéance ou en repassant par la page de l'adhésion. Et renouveler crée une toute nouvelle adhésion, avec une nouvelle carte, un nouveau numéro et un nouveau QR code : ce n'est pas la même carte qui continue de fonctionner.
De votre côté, vous n'avez rien à faire : les relances partent seules, et votre tableau de bord signale les adhésions qui arrivent à échéance.
Les relances avant l'échéance
30, puis 15, puis 7 jours avant la fin de son adhésion, chaque adhérent reçoit un e-mail « Votre adhésion expire bientôt », à 9 h, avec un lien pour renouveler et payer en ligne sans avoir à chercher comment faire. Une adhésion réglée sur Sans limite n'expire jamais et ne déclenche donc aucune relance.
Comment l'adhérent renouvelle
Depuis son espace donateur, rubrique Adhésions, le bouton Renouveler apparaît dès que l'adhésion expire dans moins de 30 jours, ou une fois qu'elle a expiré. Il mène à la page publique de l'adhésion, où l'adhérent repasse par le même parcours qu'à sa première inscription : choix du tarif, options, questions, puis paiement.
La carte reste-t-elle valable après un renouvellement ?
Non. Chaque renouvellement est une nouvelle commande, qui crée une nouvelle adhésion : nouveau numéro, nouveau QR code, et une nouvelle carte envoyée par e-mail. L'ancienne carte reste liée à l'ancienne adhésion : elle affichera « Adhésion expirée » dès que sa propre date de fin sera passée. À l'entrée d'un événement ou de votre local, c'est donc la carte la plus récente qu'il faut scanner. Pour tout savoir sur la carte elle-même, lisez comment fonctionne la carte de membre digitale.
Attention : un adhérent qui renouvelle en avance, avant la fin de son adhésion en cours, peut donc voir deux adhésions actives en même temps pendant quelques jours : l'ancienne, jusqu'à sa date de fin, et la nouvelle. Ce n'est pas une erreur.
Le prix d'un renouvellement
Un renouvellement passe par le même parcours qu'une première adhésion : si vous avez activé le Prorata automatique sur votre adhésion, il s'applique aussi à un renouvellement anticipé, et un code promo encore valable peut être repris. Si vous avez changé vos tarifs depuis la saison précédente, l'adhérent qui renouvelle paie le nouveau montant, pas l'ancien.
Suivre les renouvellements depuis le tableau de bord
Sur la page de votre adhésion, le chiffre Expirent bientôt compte les adhérents dont l'adhésion se termine dans les 30 jours à venir, et la section Mailing vous permet de relancer vous-même : écrivez aux Expirations proches (moins de 30 jours) ou aux Adhérents expirés, en plus des relances automatiques.
Et si l'adhérent ne renouvelle pas ?
Rien à faire de votre côté : dès que sa date de fin est passée, l'adhésion passe automatiquement au statut expiré, chaque jour. Sa carte affiche alors « Adhésion expirée » au scan, et l'adhérent n'a plus accès à ce que l'adhésion donnait. S'il revient plus tard, il renouvelle comme n'importe quel nouvel adhérent, en ligne ou, s'il règle en espèces ou par chèque à votre permanence, via Ajouter un adhérent depuis votre tableau de bord (voir comment suivre et valider les adhésions de vos membres).
| Situation | Ce qui se passe |
|---|---|
| L'adhérent renouvelle avant la fin | Nouvelle adhésion créée tout de suite, avec sa propre carte ; l'ancienne reste valide jusqu'à sa date de fin. |
| L'adhérent renouvelle après l'expiration | Nouvelle adhésion créée au moment du paiement, avec une nouvelle carte. |
| L'adhérent ne renouvelle pas | L'adhésion passe au statut expiré à sa date de fin, sans action de votre part. |
| Adhésion réglée sur Sans limite | N'expire jamais : aucune relance, aucun renouvellement nécessaire. |
Préparer la saison suivante
Le renouvellement individuel d'un adhérent est une chose ; relancer toute votre adhésion pour une nouvelle saison en est une autre. Plutôt que de recréer votre adhésion de zéro chaque année, dupliquez-la depuis son bouton d'état : les tarifs, les options et les questions du formulaire sont recopiés dans une nouvelle adhésion en brouillon, que vous ajustez (nouvelles dates, nouveaux montants) avant de l'activer. Le détail de cette étape est dans comment créer une campagne d'adhésion.
Bon à savoir : dupliquer une adhésion ne recopie pas ses adhérents : ce sont deux sujets différents, l'un pour la structure de l'adhésion, l'autre pour chaque personne qui y adhère.
À retenir
- Aucun prélèvement automatique : l'adhérent choisit lui-même de renouveler.
- Des e-mails de rappel partent seuls 30, 15 puis 7 jours avant l'échéance.
- Renouveler crée une nouvelle adhésion avec une nouvelle carte, un nouveau numéro et un nouveau QR code : ce n'est pas la même carte qui reste valable.
- Sans renouvellement, l'adhésion passe automatiquement au statut expiré à sa date de fin.
- Pour une nouvelle saison, dupliquez votre adhésion plutôt que d'en recréer une.