Comment fonctionne la carte de membre digitale ?
La carte de membre digitale est envoyée automatiquement par e-mail à chaque adhérent, en PDF, dès que son adhésion est payée ou validée. Elle porte un QR code unique, relié à la fiche de l'adhérent : un scan depuis l'application Donoor ou le tableau de bord vous dit tout de suite si l'adhésion est valide.
Rien à imprimer ni à distribuer : la carte est incluse dans la gestion des adhésions de Donoor.
Quand la carte est envoyée
La carte part dès que l'adhésion est enregistrée dans votre liste d'adhérents :
- Adhésion payée en ligne : juste après le paiement, dans l'e-mail de confirmation.
- Adhésion soumise à approbation : avec Une fois le paiement effectué, la carte part au paiement ; avec Maintenant, elle part tout de suite et l'e-mail indique le montant restant à régler. Pour des espèces ou un chèque, J'ai bien été payé valide l'adhésion et envoie la carte.
- Adhérent ajouté à la main (Ajouter un adhérent) : la case Envoyer la carte de membre par email est cochée par défaut.
- Import d'un fichier : les cartes ne partent que si vous cochez l'envoi des e-mails (décoché par défaut).
- Plusieurs personnes inscrites en une fois : chacune reçoit sa propre carte, avec son propre numéro, à l'adresse indiquée pour elle.
L'e-mail part au nom de votre association, avec son logo.
Attention : pour une adhésion gratuite ou réglée hors ligne, l'e-mail ne part que si votre association a un compte Stripe ou PayPal validé. Sinon, l'adhésion est bien enregistrée : une fois le compte validé, envoyez la carte avec Renvoyer la carte d'adhérent.
Ce que contient la carte
La carte est un PDF au format A4, mis en page automatiquement. On y trouve :
- le nom de votre association et celui de la formule souscrite ;
- le nom et l'adresse e-mail de l'adhérent ;
- les dates de validité, ou « sans limite de durée » pour une adhésion qui n'expire jamais ;
- le tarif et le montant payé, et les options souscrites (maillot, repas…) ;
- le QR code et le numéro d'adhésion, qui commence par MBR-.
La mise en page est la même pour toutes les associations : pour changer ce qui y figure, modifiez la formule ou la fiche de l'adhérent, puis renvoyez-lui sa carte. Le pas à pas est dans la formation Adhésion, module « Les cartes d'adhérent ».
Comment l'adhérent présente sa carte
- Sur son téléphone : il ouvre le PDF reçu par e-mail et montre le QR code.
- Imprimée : sur une simple feuille A4.
- Depuis son espace donateur : rubrique Adhésions, bouton Carte pour l'ouvrir ou PDF pour la télécharger.
- Juste après le paiement : la page de confirmation propose Télécharger ma carte à jour avec QR code.
Contrairement à un billet, la carte n'est pas « consommée » au scan : elle sert à chaque venue. Pour aider un membre à la retrouver : retrouver sa carte d'adhérent.
Vérifier une carte à l'entrée
Avec l'application Donoor
- Dans l'onglet Adhésions, ouvrez l'adhésion.
- Touchez Scanner une carte d'adhérent et autorisez la caméra.
- Visez le QR code : l'écran affiche Adhésion valide ou Adhésion non valide, avec le nom, l'association, la formule, les options, le numéro et la date de fin.
Un billet présenté par erreur est signalé. Voir aussi le scan des billets et des cartes dans l'application.
Depuis le tableau de bord
- Sur votre tableau de bord, ouvrez Adhésions et cliquez sur Scanner (aussi présent en haut d'une adhésion ouverte).
- Autorisez la caméra et présentez le QR code.
- Le résultat affiche Adhésion valide ou Adhésion expirée, avec l'adhérent, le plan, le numéro et la validité. Scanner un autre passe au suivant.
Ici, toute adhésion non active (expirée, annulée, en attente de paiement) s'affiche sous « Adhésion expirée » : ouvrez la fiche de l'adhérent pour voir son statut exact.
Si l'adhérent n'a pas sa carte
- Tapez son numéro d'adhésion dans le champ sous la caméra (ou saisissez le numéro dans le tableau de bord), puis Vérifier : le résultat s'affiche comme pour un scan.
- Il ne connaît pas son numéro ? Cherchez-le par nom ou e-mail dans la liste Adhérents et regardez son statut.
Astuce : le scan reconnaît toutes les cartes Donoor, pas seulement les vôtres. Vérifiez aussi la formule affichée, et comparez le nom de l'adhérent avec la personne en face de vous : la carte est personnelle.
Ce que voit quelqu'un qui scanne avec un simple téléphone
L'appareil photo de n'importe quel téléphone lit le QR code et ouvre une page de vérification, sans application ni compte. Elle affiche le statut dans un bandeau de couleur, le nom et le logo de votre association, la formule, le nom du membre, son numéro d'adhésion, ses dates de validité et la mention « Vérifié par Donoor ». L'e-mail de l'adhérent n'y figure pas.
Le QR code est un lien vers la fiche de l'adhérent, lue au moment du scan : même une carte imprimée il y a des mois affiche le statut à jour.
| Statut affiché | Ce que cela signifie | Que faire |
|---|---|---|
| Adhésion active (vert) | Date de fin non passée, ou adhésion sans limite de durée. | L'adhérent est à jour : vérifiez que le nom correspond. |
| Adhésion expirée (rouge) | Date de fin dépassée, ou adhésion passée en Marquer expiré. | Invitez-le à renouveler ; s'il l'a fait, demandez sa nouvelle carte. |
| En attente de paiement (orange) | Adhésion enregistrée, paiement pas encore reçu. | Ouvrez sa fiche pour voir ce qui reste à régler. |
| Adhésion annulée (gris) | Adhésion annulée depuis sa fiche, ou entièrement remboursée (un remboursement partiel ne l'annule pas). | La carte n'ouvre plus de droits. Annulée par erreur, sans remboursement ? Réactiver dans sa fiche. |
| Carte introuvable | Le QR code ne correspond à aucune carte : lien abîmé ou autre document. | Cherchez l'adhérent par nom ou numéro dans Adhérents. |
Expiration, renouvellement et carte perdue
Expiration et renouvellement
Dès la date de fin passée, le scan affiche « Adhésion expirée » ; une adhésion réglée sur Sans limite n'expire jamais. Avant l'échéance, chaque adhérent reçoit un e-mail de rappel 30, 15 puis 7 jours avant, à 9 h.
Il renouvelle depuis son espace donateur avec Renouveler (affiché à moins de 30 jours de la fin ou après), ou depuis la page de l'adhésion. Le renouvellement crée une nouvelle adhésion : nouvelle carte par e-mail, nouveau numéro, nouveau QR code. Détails dans le module « Relances et renouvellement ».
Bon à savoir : l'ancienne carte reste liée à l'ancienne adhésion et affichera « Adhésion expirée » à sa date de fin. À l'entrée, c'est la nouvelle carte qu'il faut scanner.
Renvoyer une carte perdue
- Dans Adhésions, ouvrez l'adhésion, puis la section Adhérents.
- Sur la ligne de l'adhérent, cliquez sur Gérer.
- Cliquez sur Renvoyer la carte d'adhérent et confirmez avec Renvoyer la carte.
La carte part à l'adresse de sa fiche, avec le même numéro et le même QR code : une ancienne carte imprimée reste valable. Adresse erronée ? Corrigez-la d'abord avec Modifier. La même action existe dans la fiche adhérent de l'application.
À retenir
- La carte part automatiquement par e-mail, en PDF, dès que l'adhésion est payée ou validée.
- Son QR code renvoie à la fiche de l'adhérent : le scan affiche toujours le statut du moment.
- Vérifiez-la avec l'application, le tableau de bord ou, sans carte, le numéro d'adhésion.
- Une carte renvoyée garde son QR code ; un renouvellement donne une nouvelle carte.