Comment demander des informations aux participants (âge, allergies, certificat médical) ?
Vous ajoutez vos questions dans Configuration › Formulaire de votre événement, avec Ajouter un champ : âge, allergies, numéro à prévenir en urgence, certificat médical… Le nom, le prénom et l'e-mail de chaque participant sont déjà inclus par défaut ; vous n'ajoutez que ce qu'il vous manque.
Chaque participant répond pour lui-même : si une même commande contient plusieurs billets, chaque personne remplit ses propres réponses.
Ajouter une question, étape par étape
- Dans Configuration › Formulaire, cliquez sur Ajouter un champ. La fenêtre Nouveau champ s'ouvre.
- Choisissez le type de champ à ajouter (texte, nombre, date, fichier…).
- Rédigez la Question posée au participant (ou, pour un document, son intitulé dans Document demandé).
- Cochez Obligatoire si la réponse est indispensable pour valider l'inscription.
- Dans Choisir les tarifs concernés, cochez les tarifs qui doivent voir cette question, ou laissez tout décoché pour la poser à tous les tarifs.
- Enregistrez : la question s'ajoute à la liste, modifiable à tout moment depuis Modifier le champ.
Les types de champs disponibles
Dans Formulaire, Ajouter un champ propose un type pour chaque besoin :
| Type de champ | Pour quoi faire |
|---|---|
| Texte court | Réponse courte (nom d'équipe, ville…) |
| Texte long | Réponse longue (allergies, remarque, régime alimentaire) |
| Nombre | Valeur numérique (âge, quantité…) |
| Adresse e-mail valide | |
| Téléphone | Numéro de téléphone, par exemple une personne à prévenir |
| Date | Sélection d'une date, au format jour, mois, année |
| Adresse postale | Adresse avec suggestions pendant la saisie |
| Oui / Non | Question fermée (« Êtes-vous étudiant ? ») |
| Choix unique | Une seule réponse parmi plusieurs options (taille de T-shirt…) |
| Choix multiple | Plusieurs réponses possibles parmi des options |
| Fichier (document) | PDF ou image : certificat médical, pièce d'identité… |
Recueillir l'âge, les allergies et un contact d'urgence
- Âge de l'enfant : un champ Nombre.
- Allergies alimentaires ou besoins particuliers : un champ Texte long, ou un Choix multiple si vous préférez une liste à cocher.
- Personne à prévenir en cas d'urgence : un champ Texte court pour le nom, et un champ Téléphone pour le numéro.
- Taille de vêtement ou créneau souhaité : un champ Choix unique si une seule réponse est possible, ou Choix multiple si le participant peut cocher plusieurs créneaux.
- Régime alimentaire : un champ Texte court ou Choix unique, selon que vous préférez une réponse libre ou une liste fermée.
Pour chaque champ, cochez Obligatoire si le participant doit répondre pour valider son inscription.
Demander un certificat médical ou un justificatif
Pour un certificat médical ou une pièce d'identité, deux champs se complètent :
- Un champ Oui / Non de déclaration, par exemple « Je certifie posséder un certificat médical de non contre-indication à la pratique de cette activité ».
- Un champ Fichier (document) pour joindre réellement le PDF ou la photo du certificat, avec un intitulé du document demandé.
Pour un achat en ligne, un champ Fichier (document) marqué obligatoire est exigé avant de valider la commande. Si c'est votre association qui inscrit la personne à la main, par exemple en vendant et encaissant sur place le jour de l'événement, ce document n'est pas redemandé immédiatement : le participant n'a pas toujours son certificat sur lui, et vous pouvez compléter sa fiche ensuite.
| Façon d'inscrire le participant | Document obligatoire exigé |
|---|---|
| Achat en ligne par le participant | Oui, avant de valider la commande |
| Ajout manuel par l'association (guichet) | Non, la fiche peut être complétée après |
Bon à savoir : sans aucun champ Fichier (document) sur votre événement, rien ne change pour les autres questions, qui restent contrôlées normalement.
Réserver une question à certains tarifs
Pour chaque champ, Choisir les tarifs concernés permet de poser la question uniquement aux tarifs cochés (par exemple la taille de vêtement seulement pour le tarif « Avec t-shirt »), ou à tous les tarifs si vous ne cochez rien.
Astuce : les options supplémentaires (repas, t-shirt…) se règlent dans Configuration › Options, pas dans le formulaire : utilisez le formulaire pour les informations à connaître sur le participant, et les options pour les suppléments qu'il achète. Les deux se retrouvent dans la configuration des billets et des tarifs.
Où retrouver les réponses
Les réponses de chaque participant apparaissent dans la fiche de son billet, accessible depuis Participants avec le bouton Gérer. Retrouvez la liste complète des participants, avec ses filtres et son export, dans gérer et exporter la liste des participants.
Attention : les champs nom, prénom et email sont déjà inclus par défaut. Ne les recréez pas en double dans votre formulaire.
À retenir
- Ajoutez vos questions dans Configuration › Formulaire, avec Ajouter un champ : nom, prénom et email sont déjà inclus.
- Onze types de champs sont disponibles, dont Nombre pour un âge, Texte long pour des allergies et Fichier (document) pour un certificat médical.
- Un document Fichier obligatoire est exigé à l'achat en ligne, mais pas pour une inscription faite à la main par l'association.
- Chaque question peut être rendue Obligatoire et réservée à certains tarifs seulement.
- Les réponses se retrouvent dans la fiche de chaque billet, via Gérer.