Comment créer un événement et vendre des billets ?
Vous créez votre événement depuis Billetterie › Nouvel événement dans votre tableau de bord, en quatre étapes : les informations, la date et le lieu, les tarifs, puis les réglages de l'inscription. L'événement est d'abord enregistré en brouillon, et vous le publiez quand il est prêt.
Cette billetterie convient à tout type d'événement, gratuit ou payant, sur une journée ou sur plusieurs jours : gala, repas solidaire, conférence, kermesse, cours ou stage avec plusieurs sessions.
Les quatre étapes pour créer votre événement
- Informations. Donnez un Titre : son lien public sera de la forme donoor.org/b/votre-evenement. Ajoutez une Image de couverture (1920 x 500 px conseillé), un Thème (celui de votre association par défaut) et un Type d'activité, puis une description.
- Date et lieu. Choisissez la durée : Sans heure de fin, Sur une journée ou Sur plusieurs jours, puis la date, les horaires et le Lieu (recherche d'adresse).
- Tarifs. Créez au moins un tarif : Prix fixe, Prix libre (l'acheteur choisit un montant, avec un minimum) ou Gratuit. Vous pourrez en ajouter d'autres, avec des options et des codes promo, dans la configuration des billets et des tarifs.
- Finalisation. Réglez ce que voit le participant à l'inscription : les questions posées, un don facultatif, la capacité totale, la liste d'attente et la visibilité. Cliquez sur Créer l'événement : il est enregistré en brouillon.
Vous pouvez aussi créer un événement depuis l'application mobile Donoor, sur iPhone comme sur Android, avec les mêmes informations à remplir. La formation Créer votre événement détaille chaque écran en vidéo.
Un événement avec plusieurs sessions ou plusieurs dates
Pour un stage proposé à plusieurs périodes (vacances de février, de printemps, d'été…), créez un seul événement puis un tarif par session : par exemple « Stage février », « Stage Pâques », « Stage été ». Pour chacun, ouvrez son détail et activez Date et heure spécifique : « Ce tarif a lieu à une date différente ». Indiquez sa date de début et, si besoin, sa date de fin.
Ajoutez ensuite, pour chaque session, sa propre jauge avec Limiter la quantité totale : chaque session garde ainsi ses places et ses dates, les parents choisissent celle qui leur convient, et vous gérez tout depuis le même événement.
Astuce : ajoutez un tarif « Soutien » un peu plus cher que le tarif plein. Beaucoup de participants aiment donner un coup de pouce en plus de leur billet.
Mettre l'événement en ligne
Tant que l'événement est en Brouillon, vous seul le voyez : personne ne peut encore réserver. Le bouton d'état en bas du menu de l'événement propose Mettre en ligne ; il faut au moins un nom, une date et un tarif avec un nom pour publier.
| Statut | Ce qui se passe |
|---|---|
| Brouillon | Visible par vous seul ; personne ne peut réserver |
| Publié | Visible publiquement, billets en vente |
| Ventes clôturées | Plus aucun nouveau billet à l'achat ; l'événement reste visible et les billets déjà vendus restent valables ; réversible avec Rouvrir les ventes |
| Terminé | Plus aucun billet ne peut être acheté |
| Annulé | Les billets vendus sont annulés et les participants sont prévenus par e-mail ; le remboursement n'est pas automatique |
Attention : si vous annulez un événement par erreur, Réactiver restaure les billets annulés le cas échéant et prévient les participants par e-mail.
Partager votre billetterie
Une fois en ligne, les boutons Copier, Partager et Intégrer sur mon site diffusent le lien de votre événement par WhatsApp, sur les réseaux sociaux, par e-mail ou directement sur votre site internet. Chaque participant reçoit aussitôt ses billets par e-mail, en PDF, chacun avec son propre QR code.
Bon à savoir : Dupliquer un événement passé en crée une copie en brouillon, pratique pour une édition suivante du même événement.
Gérer l'événement après sa création
Depuis la fiche de l'événement, retrouvez : Participants (liste, check-in, liste d'attente et remboursements), Configuration (informations, date et lieu, tarifs, options, formulaire, contact, paramètres, codes promo), Mailing (écrire à vos participants) et Stats (billets vendus, revenus, détails comptables). Aperçu affiche votre page publique avec vos modifications en cours.
Pour la suite : poser des questions aux participants, gérer et exporter la liste des participants, et contrôler les entrées le jour J.
À retenir
- Créez votre événement depuis Billetterie › Nouvel événement, en quatre étapes : informations, date et lieu, tarifs, finalisation.
- Il est d'abord enregistré en brouillon ; vous le publiez quand il est prêt, avec au moins un nom, une date et un tarif.
- Pour plusieurs sessions (stages, cours), créez un tarif par session et donnez-lui sa propre date avec Date et heure spécifique.
- Clôturer les ventes, terminer ou annuler l'événement sont des actions séparées et réversibles, sauf l'annulation qui prévient les participants par e-mail.
- Une fois en ligne, partagez le lien avec Copier, Partager ou Intégrer sur mon site.