Le check-in à l'entrée nécessite-t-il une connexion internet ?
Oui. Le contrôle des entrées avec l'application Donoor a besoin d'internet, mais une simple connexion mobile (4G) ou le wifi de la salle suffit. Chaque billet est vérifié en direct par le serveur de Donoor : c'est ce qui permet de refuser un billet déjà utilisé, même s'il est présenté au même moment à une autre porte.
L'application ne garde pas de liste de billets dans le téléphone : sans réseau, elle ne peut ni vérifier ni valider une entrée.
Pourquoi le réseau est indispensable
Le QR code d'un billet ne contient qu'un identifiant. Au scan, l'application l'envoie au serveur, qui retrouve le billet et vérifie qu'il :
- appartient à votre association, et à l'événement choisi si vous scannez depuis un événement ;
- a bien été payé ;
- n'a été ni annulé ni remboursé, et que l'événement n'est pas annulé ;
- n'a pas déjà servi.
Si deux bénévoles valident le même billet à la même seconde, un seul passe : l'autre voit Déjà scanné. Une copie du billet (capture d'écran, photocopie) ne fait donc entrer qu'une seule personne.
Si le réseau est faible ou coupé
Avec un réseau faible, la réponse met simplement plus de temps à arriver. Quand elle n'arrive pas :
- l'application affiche « Vérification impossible. Réessayez. » et la caméra se remet en marche : présentez de nouveau le QR code ;
- si la coupure survient quand vous appuyez sur Valider l'entrée, la fiche du billet reste affichée : appuyez de nouveau dès que le réseau revient ;
- les compteurs ne bloquent jamais le scan : s'ils ne se chargent pas, vous pouvez scanner quand même.
Bon à savoir : après une coupure, si un nouvel essai affiche Déjà scanné avec votre nom et l'heure qui vient de passer, la validation avait bien été enregistrée au premier essai : laissez entrer la personne.
Testez le réseau à l'entrée avant l'ouverture, chargez les téléphones (prévoyez une batterie externe) et gardez une liste des participants exportée en secours.
Préparer le jour J
- Installez l'application Donoor sur chaque téléphone de l'accueil (iPhone ou Android).
- Invitez chaque bénévole avec son propre compte : dans le tableau de bord, Paramètres › Équipe › Inviter un membre. Le nombre de membres est illimité (voir la formation Équipe).
- Vérifiez dans la fiche du membre le droit Valider les billets à l'entrée (catégorie Billetterie). Il est activé par défaut pour les rôles Administrateur et Bénévole, pas pour Membre, et nécessite le droit Voir la billetterie.
- Autorisez l'accès à la caméra à la première ouverture du scanner. S'il a été refusé, le scanner propose de l'activer dans les réglages du téléphone.
- Faites un essai : scannez un vrai billet, vérifiez que Billet valide s'affiche, puis appuyez sur Annuler. Le billet n'est pas consommé.
Astuce : si chaque scan affiche « Vérification impossible. Réessayez. » alors que le réseau fonctionne, vérifiez le droit du bénévole : sans lui, l'application affiche le même message.
Scanner un billet pas à pas
Le contrôle se fait en deux temps : le scan affiche le billet, puis vous validez l'entrée (détails dans la formation Billetterie).
- Ouvrez le scanner : onglet Billetterie › Scanner pour tous vos événements, ou ouvrez l'événement et appuyez sur Scanner un billet pour cet événement seulement, avec ses compteurs.
- Visez le QR code du billet, sur papier ou sur téléphone.
- Billet valide s'affiche avec le nom, le tarif, le numéro du billet et, s'il y en a, les options achetées et la séance. Vérifiez la personne.
- Appuyez sur Valider l'entrée : une coche verte et « Validé ! » confirment l'entrée. Le billet n'est consommé qu'à ce moment ; Annuler revient à la caméra sans rien enregistrer.
- Appuyez sur Scanner à nouveau pour la personne suivante.
QR code abîmé ? Appuyez sur Saisir un n° de billet, tapez le numéro imprimé sur le billet (BIL-…, ou TKT-… pour les plus anciens), puis Valider : la suite se passe en deux temps, comme pour un scan. Ce numéro est unique au sein d'un événement : pour une saisie, ouvrez de préférence le scanner depuis l'événement.
Attention : le bouton Scanner du tableau de bord ouvre aussi un scanner, mais le billet y est validé dès le scan (« Billet validé »). En cas d'erreur, utilisez Annuler ce check-in.
Les messages possibles
| L'écran affiche | Ce que ça veut dire | Que faire |
|---|---|---|
| Billet valide | Billet bon, entrée pas encore enregistrée | Vérifier la personne, puis Valider l'entrée |
| Déjà scanné | Billet déjà entré : Scanné le et Scanné par disent quand et par qui | Voir avec le bénévole indiqué, ou chercher la personne dans la liste |
| Voile rouge : « Billet introuvable ou non valide pour cet événement » | QR code inconnu, billet d'un autre de vos événements ou d'une autre association | Vérifier l'événement et l'association ouverts dans l'application |
| Voile rouge : « Billet annulé » | Billet annulé ou remboursé | Ne pas valider ; vérifier dans la liste des participants |
| Voile rouge : « Billet non payé — paiement non finalisé » | Paiement non abouti | Proposer un nouvel achat ou une inscription sur place |
| Voile rouge : « Événement annulé — les billets ne sont pas valables » | Événement annulé | Aucune entrée possible avec ces billets |
| « Ceci est une carte d'adhérent, pas un billet » | Carte de membre présentée | Demander le billet ; la carte se vérifie avec le scanner des adhésions |
| « Vérification impossible. Réessayez. » | Pas de réponse (réseau) ou droit manquant | Scanner de nouveau ; vérifier le réseau, puis le droit |
Plusieurs bénévoles, plusieurs portes
Vous pouvez scanner avec autant de téléphones que nécessaire, en même temps. Un billet validé à une porte est refusé à toutes les autres, avec le nom du bénévole qui l'a validé.
- Donnez à chaque bénévole son propre compte plutôt qu'un mot de passe partagé : c'est son nom qui s'affiche dans Scanné par.
- Ouvrez le scanner depuis l'événement : les compteurs Billets, Scannés et Restants se mettent à jour à chaque entrée, y compris celles des autres téléphones.
- Le scanner de l'onglet Billetterie (« Tous événements confondus ») accepte les billets de tous vos événements, mais sans compteurs.
Dans le tableau de bord, la liste des Participants se filtre par Valides, Scannés ou Non scannés : pratique pour voir qui n'est pas encore arrivé, ou comparer à la fermeture les entrées aux billets vendus.
Un participant sans son billet
Téléphone déchargé, e-mail introuvable : si la personne est inscrite, son QR code n'est pas indispensable.
- Ouvrez la liste des Participants de l'événement et cherchez-la par son nom ou son e-mail (la recherche ignore accents et majuscules).
- Ouvrez sa fiche : vous voyez son tarif, si son entrée est déjà enregistrée, et le Numéro de son billet.
- Appuyez sur Pointer pour valider son entrée. Si ce bouton n'apparaît pas pour vous, tapez le numéro dans Saisir un n° de billet du scanner.
Elle n'est pas dans la liste ? Inscrivez-la avec Ajouter un participant (voir inscrire sur place le jour J). Une entrée validée par erreur se corrige depuis la fiche avec Annuler pointage : le billet redevient valable.
À retenir
- Il faut une connexion (4G ou wifi) : il n'existe pas de mode hors ligne.
- Dans l'application, on valide en deux temps : scanner, puis Valider l'entrée.
- Un billet n'entre qu'une fois, même avec plusieurs portes : ensuite, il affiche Déjà scanné.
- Chaque bénévole a besoin de son propre compte et du droit Valider les billets à l'entrée.
- Sans QR code, cherchez la personne dans les Participants ou saisissez le numéro de son billet.