Comment gérer et exporter la liste des participants ?
Pour gérer les participants d'un événement, ouvrez l'onglet Participants de l'événement, dans le tableau de bord ou dans l'application Donoor : vous y filtrez, recherchez et exportez la liste à tout moment, même pendant que les ventes continuent.
Deux autres onglets complètent cette vue : À traiter pour les réservations pas encore payées, et En attente pour les personnes inscrites sur liste d'attente quand un tarif est complet.
Ouvrir, filtrer et rechercher la liste
- Dans le menu, cliquez sur Billetterie, ouvrez l'événement, puis l'onglet Participants.
- Recherchez une personne par son nom ou son email.
- Filtrez par statut et, si l'événement a plusieurs tarifs, par tarif avec Tous les tarifs.
| Filtre | Ce qu'il montre |
|---|---|
| Valides | Billets payés, pas encore scannés à l'entrée |
| Scannés | Billets déjà validés à l'entrée |
| Non scannés | Billets valides qui n'ont pas encore servi |
| À régler | Billet déjà émis, avec une option ou un changement de tarif pas encore payé |
| Annulés | Billets annulés |
| Remb. partiel / Remb. total | Billets avec un remboursement partiel ou total |
Chaque ligne affiche le participant, son tarif, les options choisies, le montant payé, le numéro du billet, le statut et la date d'achat. Le bouton Gérer ouvre le détail complet du billet.
Attention : une réservation pas encore payée n'apparaît jamais dans cette liste ni dans vos statistiques de vente : elle vit uniquement dans l'onglet À traiter, pour que le nombre de participants affiché corresponde toujours à ce qui a été réellement payé.
Exporter la liste pour le jour J
Dans le tableau de bord, cliquez sur Exporter en haut de la page de l'événement, puis choisissez un format : Excel (.xlsx), CSV (.csv) ou PDF (.pdf). Dans l'application mobile, le bouton d'export du détail d'un participant propose directement un fichier CSV, partagé comme n'importe quel fichier sur votre téléphone.
Les trois formats contiennent les mêmes colonnes : nom, email, téléphone, tarif, statut, date de check-in (ou « Non » si la personne n'est pas encore entrée), puis une colonne par question de votre formulaire d'inscription — âge, allergies, régime alimentaire, certificat médical, etc. — dans l'ordre où vous les avez posées en configurant l'événement. Une question sans réponse laisse simplement la cellule vide.
Astuce : le PDF donne un tableau prêt à imprimer pour l'accueil ; l'Excel ou le CSV se transmettent plus facilement à un traiteur ou à un prestataire pour préparer badges, repas ou équipement.
Suivre un participant en particulier
Cherchez-le par son nom ou son email, puis cliquez sur Gérer (ou ouvrez sa fiche dans l'application) pour voir son tarif, ses options, si son entrée a déjà été enregistrée et si un remboursement a été demandé. Pour rembourser un billet ou traiter une contestation, consultez rembourser un paiement et gérer un litige. Pour le contrôle des entrées le jour de l'événement, voir le check-in à l'entrée.
Si l'événement est complet : la liste d'attente
Quand un tarif n'a plus de place, les personnes intéressées peuvent s'inscrire sur liste d'attente plutôt que de repartir sans rien. Cette inscription ne réserve ni ne paie aucune place : c'est une simple marque d'intérêt, dans l'ordre d'arrivée.
- Dès qu'une place se libère (annulation, remboursement), les premiers inscrits reçoivent automatiquement un email avec un lien pour réserver et payer eux-mêmes leur place.
- Vous pouvez aussi prévenir quelqu'un manuellement avec Notifier, depuis l'onglet En attente.
- La personne doit ensuite passer commande elle-même sur la page de l'événement : rien n'est débité automatiquement en son nom.
Bon à savoir : être sur liste d'attente ne garantit pas une place. Si vous avez plusieurs tarifs, chaque personne précise celui qu'elle souhaite, ou répond « Indifférent ».
Qui peut voir et gérer les participants ?
Dans Paramètres › Équipe, chaque membre a des droits par activité. Pour la billetterie, ils se répartissent ainsi par défaut :
| Action | Propriétaire / Administrateur | Bénévole | Membre |
|---|---|---|---|
| Voir la billetterie et les participants | Oui | Oui | Oui |
| Voir les montants des billets | Oui | Non | Non |
| Ajouter un participant, gérer « À traiter » | Oui | Non | Non |
| Exporter la liste | Oui | Non | Non |
| Valider les billets à l'entrée (scanner) | Oui | Oui | Non |
Ces droits sont ajustables membre par membre : voir inviter son équipe et gérer leurs droits. Les étapes détaillées de la liste des participants sont aussi filmées dans la formation Billetterie.
À retenir
- L'onglet Participants se filtre par statut et par tarif, et se cherche par nom ou email.
- Une réservation non payée n'apparaît que dans l'onglet À traiter, jamais dans la liste des participants.
- L'export (Excel, CSV ou PDF) contient nom, email, téléphone, tarif, statut, check-in et toutes les réponses au formulaire d'inscription.
- La liste d'attente est gratuite et sans engagement : la personne doit payer elle-même dès qu'une place se libère.
- Seuls le propriétaire et les administrateurs ajoutent des participants, gèrent « À traiter » et exportent, par défaut ; les bénévoles peuvent scanner les billets à l'entrée.