Comment suivre et valider les adhésions de mes membres ?
Dans la page de gestion de votre adhésion, la section Adhérents regroupe trois vues : Membres (la liste de tous les adhérents), À traiter (les demandes qui attendent votre accord ou un règlement) et Refusé. C'est là que vous validez les inscriptions, enregistrez un paiement reçu en espèces, et gérez chaque fiche au jour le jour.
La liste de vos adhérents
L'onglet Membres affiche chaque adhérent avec son numéro d'adhésion, son tarif, ses options, sa période de validité et le montant payé. Cherchez par nom, e-mail ou numéro d'adhésion dans la barre de recherche, et filtrez la liste :
| Filtre | Ce qu'il affiche |
|---|---|
| Tous | Tous les adhérents, quel que soit leur statut. |
| Actifs | Les adhésions actuellement valides. |
| Expirés | Les adhésions dont la date de fin est passée. |
| En attente | Les adhésions dont le paiement n'est pas encore arrivé. |
| Annulés | Les adhésions annulées. |
Le bouton À régler affiche uniquement les adhérents qui doivent encore un reste à payer (option, complément, ou montant non réglé). Et quand une même commande inscrit plusieurs personnes à la fois, par exemple une formule famille, un badge Groupe les relie entre elles dans la liste.
Valider les demandes d'adhésion
Si vous avez activé Nécessite une approbation dans les paramètres de l'adhésion (voir comment créer une campagne d'adhésion), chaque inscription doit d'abord passer par vous : le futur membre voit un bouton Envoyer ma demande plutôt qu'un paiement direct, et la demande atterrit dans l'onglet À traiter, avec deux sous-vues : Toutes, À approuver et Paiement en attente. Le détail pas à pas est aussi dans la formation Valider les demandes d'adhésion.
Approuver une demande
- Ouvrez l'onglet À traiter et choisissez la demande.
- Cliquez sur Approuver.
- Si le tarif est payant, choisissez quand l'adhésion commence : Approuver maintenant (active tout de suite) ou au paiement. Dans ce cas, un lien de paiement est créé et vous pouvez l'envoyer par e-mail à l'adhérent, ou le retrouver ici pour le copier plus tard.
Rejeter une demande
Depuis la même liste, Rejeter la demande la classe dans l'onglet Refusé. Si l'adhérent avait déjà payé, Rejeter et rembourser annule sa demande et lui rend son argent. Une demande refusée par erreur peut être remise à traiter.
Enregistrer un adhérent qui a payé hors ligne
Deux situations, deux boutons :
- Ajouter un adhérent inscrit quelqu'un à la main : ses coordonnées, son tarif, ses options, ses réponses au formulaire, puis le règlement reçu (Espèces, Chèque ou Virement), ou sans paiement si l'adhésion est offerte, ou en laissant « à payer » pour un lien de paiement envoyé plus tard. Une case, cochée par défaut, envoie la carte d'adhérent par e-mail dès l'enregistrement — ou le lien de paiement, si l'adhésion reste à régler.
- Pour un adhérent déjà inscrit en ligne mais qui règle en espèces ou par chèque à la permanence, ouvrez sa fiche et cliquez sur J'ai bien été payé : son adhésion est validée sans qu'il repasse par un paiement en ligne.
Bon à savoir : vous pouvez aussi faire entrer d'un coup toute une liste existante. Voir plus bas, Importer une liste.
Gérer la fiche d'un adhérent
Dans la liste, cliquez sur Gérer pour ouvrir la fiche d'un adhérent. Vous pouvez :
- Modifier ses informations, y compris son e-mail ;
- Changer plan s'il doit passer sur un autre tarif ;
- ajouter ou retirer des Options ;
- Renvoyer la carte d'adhérent s'il l'a perdue, avec le même numéro et le même QR code ;
- Marquer expiré son adhésion ;
- Réactiver une adhésion marquée expirée ;
- annuler l'adhésion, ou la rembourser si un paiement en ligne y est rattaché.
Pour tout savoir sur la carte elle-même (ce qu'affiche le QR code, comment la vérifier à l'entrée), lisez comment fonctionne la carte de membre digitale.
Importer et exporter votre liste
Si vous avez déjà une liste d'adhérents sur un tableur, Importer un fichier vous évite de tout ressaisir. Téléchargez d'abord le Modèle Excel ou le Modèle CSV : il reconnaît automatiquement les colonnes Prénom, Nom, E-mail, Téléphone, Tarif, Montant, Paiement, Date de début, Date de fin, Note, ainsi qu'une colonne par option ou par question de votre formulaire. L'import se fait en deux temps : un aperçu vous montre d'abord ce qui sera créé, ligne par ligne, puis vous confirmez l'exécution. Les doublons (un e-mail déjà adhérent) sont ignorés et signalés. L'envoi des cartes par e-mail est décoché par défaut, pour ne pas prévenir des centaines de personnes d'un coup lors d'une reprise d'historique.
Dans l'autre sens, le bouton Exporter les adhérents télécharge votre liste en Excel, CSV ou PDF.
Écrire à vos adhérents
Dans la section Mailing de l'adhésion, choisissez vos destinataires : Tous les adhérents, Adhérents actifs, Expirations proches (ceux dont l'adhésion se termine sous 30 jours) ou Adhérents expirés, pour relancer un renouvellement — en plus des relances automatiques détaillées dans comment fonctionne le renouvellement des adhésions. Rédigez votre message, l'aperçu avant envoi évite les surprises.
Attention : chaque association peut écrire jusqu'à 500 e-mails par mois, un quota partagé entre les envois groupés d'adhésion, de billetterie et de boutique, remis à zéro le premier du mois. Le nombre restant est affiché avant l'envoi.
À retenir
- La section Adhérents a trois vues : Membres, À traiter et Refusé.
- Une adhésion qui nécessite une approbation attend votre accord avant le paiement : vous choisissez de l'activer tout de suite ou au paiement.
- Un paiement reçu en main se valide avec J'ai bien été payé, ou s'ajoute directement avec Ajouter un adhérent.
- La fiche d'un adhérent permet de changer son tarif, renvoyer sa carte, ou marquer son adhésion expirée.
- Importer un fichier et Exporter les adhérents vous font gagner du temps sur une grosse liste.